협업 솔루션 기업은 '하이브리드 근무' 어떻게 할까

코로나19 이후 근무 방식을 고민하는 기업들이 많아지는 가운데, 원격근무를 비롯한 다양한 근무 환경에서 업무 효율성 제고를 지원하는 협업툴 기업은 어떤 근무 방식을 채택했는지 관심이 쏠린다.

협업 공간 서비스 기업 드롭박스는 전 직원이 장소 상관없이 근무할 수 있는 '가상근무' 체제를 도입하면서 각지에 거점 근무 공간을 구축했다. 이런 근무 환경에서 나타날 수 있는 비효율 문제를 방지하기 위해 각종 지원 도구도 활용하고 있다.

화상회의 솔루션 전문 기업 줌은 하이브리드 근무 체제를 원하는 임직원 의사를 적극 수용하고, 재택근무 직원과 사무실 근무 직원이 협업할 상황에서 업무 만족도가 높아지도록 솔루션을 보완했다.

■사무실 뜯어 거점 공간 구축…회의 호출은 절차로 최소화

드롭박스는 전 직원이 가상으로 근무하는 형태를 우선으로 하는 '버추얼퍼스트(Virtual-First)' 기업이 되겠다고 지난 2020년 10월 선포했다. 재택이 아닌 '가상'근무라 한 이유는 물리적 장소의 제약을 두지 않기 위함이라 밝혔다.

회사는 이런 근무 체제에서 드롭박스를 활용해 파일에 안전하게 접근하고, 기업 내·외부 공동 작업자와 효율적으로 협업하고 있다고 설명했다.

드롭박스는 임직원이 흩어져 근무하는 상황에서 최대의 업무 효율과 만족도를 이끌어낼 수 있는 가이드라인 ‘버추얼 퍼스트 툴킷’을 개발, 공개하고 있다. 해당 가이드라인은 드롭박스의 경험에서 나온 원격근무 방법이 기술돼 있다. '효과성', '팀워크', '커뮤니케이션', '웰빙' 크게 네 가지 분야에서 항목별로 자세한 지침을 준다.

예를 들어 효과성 분야에서 ‘불필요한 회의 줄이기’ 항목을 선택하면 단계에 따라 일정을 점검해보도록 돕는다. ‘미팅 101’은 ‘이 회의가 과연 정말 필요한가’를 고민해볼 수 있는 3D(중요한 의사결정, 토론, 논의)를 제안한다.

드롭박스는 직원들의 물리적 교류와 협업을 지원하는 거점 공간 ‘드롭박스 스튜디오’를 운영한다. 기존 사무실 리모델링 및 위워크 등 공유 오피스가 활용됐으며 직원 간 교류와 창의력, 커뮤니티 구축을 증진하도록 구성과 사용 방식을 최적화했다. 새로운 프로젝트를 개시할 때나 고객 및 파트너와 회의할 때, 팀워크를 구축하는 행사 또는 강연, 자원봉사 활동 등에도 스튜디오를 활용한다.

잦은 회의 호출을 방지하기 위해 드롭박스 스튜디오를 이용하려면 ▲누구와 모임을 갖는지 ▲모임의 목적은 무엇인지 ▲모이는 인원이 스튜디오와 가까이 있는지 등을 확인하는 3단계 절차를 거쳐야 한다.

드롭박스 한국 지사에서 엔터프라이즈 비즈니스와 파트너 영업을 담당하는 권준혁 이사는 “드롭박스는 버추얼 퍼스트 기업으로 나아가며 전 세계 모든 임직원이 주된 업무 방식으로 원격근무를 실행하고 있다”며 “대면 협업이 필요한 상황도 있는 점을 감안해 임직원의 물리적 협업 공간에도 지속적으로 투자하고 있다"고 말했다.

이어 “드롭박스가 추구하는 일하는 방식은 임직원에게 대면 및 원격 협업 환경 모두를 제공함으로써 최상의 근무 환경을 제공하는 것"이라며 "나아가 버추얼 퍼스트 환경에서 얻은 경험으로 새로운 제품 경험을 창출해 비슷한 변화를 겪고 있는 고객에게 더 나은 서비스를 제공하도록 하는 접근법”이라고 강조했다.

■사무실-재택 직원 간 회의 만족도 높이고 중요 정보 소통 채널 확보

줌은 올해 초 미국 캘리포니아 산호세에 사무실을 열고 임직원이 전일 재택근무, 전일 사무실 근무, 하이브리드 근무 중 자신에게 가장 적합한 근무형태를 선택하도록 했다.

이는 줌 직원 중 69%이 대면, 원격, 하이브리드 근무 등 일하는 방식을 선택할 수 있는 게 중요하다고 답한 설문조사 결과를 적극 수용한 것이다.

줌은 직원에게 근무지를 선택하도록 함과 동시에 동료가 어디에 있든 서로 불편함 없이 이용할 수 있도록 '줌 룸' 등의 시스템을 갖췄다.