10명 중 9명, 메신저에 중요 업무정보 공유한다

베리타스 조사 결과…"협업 도구 오가는 데이터도 관리해야 안전"

국내 기업 근로자 중 민감하고 중요한 비즈니스 데이터를 인스턴트 메신저(IM), 줌, 팀즈 등 협업 도구로 공유하는 비중이 89%로 나타났다. 세계 평균치인 71%보다도 높은 수치다.

베리타스코리아는 10일 인스턴트 메시징(IM) 및 비즈니스 협업 애플리케이션 사용 시의 위험성에 대한 조사 보고서 '비즈니스 협업의 잠재적 위험성(Hidden Threat of Business Collaboration)'를 공개하면서 이같이 밝혔다.

이번 보고서는 한국, 미국, 프랑스 등 10개국 근로자 총 1만2천500여명을 조사해 작성됐다. 

■협업 툴로 비즈니스 정보 공유…"상사 주의 받아도 계속 쓸 것"

보고서 중 국내 조사 데이터에 따르면, 지식 근로자의 40%는 상사로부터 협업 도구 사용에 대해 주의를 받은 경험을 가지고 있음에도 민감한 데이터를 계속 해당 플랫폼을 통해 공유하고 있다고 답했다. 이 중 93%는 계속해서 비즈니스 정보를 온라인 협업 도구를 통해 공유할 것이라고 응답했다.

국내 근로자들이 IM 및 협업 도구로 처리한 업무 내용을 보면 주문을 수락 및 처리했다고 응답한 비중은 31%였다. 23%는 구직자 추천을, 31%는 서명된 계약서를 수락했다.

IM 및 비즈니스 협업 도구에서 공유되는 민감한 데이터로는 고객 정보(16%), 인적자원(HR) 이슈 관련 세부사항(13%), 계약서(13%), 사업 계획(12%), 코로나19 검사 결과(13%) 등이 있었다. 해당 도구를 통해 민감한 비즈니스 정보를 공유해본 경험이 없다고 응답한 근로자 비중은 3분의 1 미만에 그쳤다.

조사에 응답한 전체 근로자 중 58%는 IM을 통해 공유하는 정보의 사본을 저장한다고 답했다. 지식근로자의 경우 54%, 국내 지식근로자의 경우 58%가 완전히 삭제한다고 답했다. 그러나 베리타스는 규제 기관이 업무 서류 증거를 요청하는 경우 두 상황 모두 제재 조치를 받을 수 있다고 지적했다.

(제공=이미지투데이)

근로자들은 협업 도구가 논의나 합의에 대한 공식 기록이 될 수 없음을 알면서도, 이를 통해 거래 연장, 주문 처리, 임금 인상 등의 업무를 처리하고 있는 것으로 나타났다. 응답 근로자의 51%만 현재 근무 기업이 관련 정보를 적절하게 저장한다고 응답했다.

김지현 베리타스코리아 최고기술책임자(CTO)는 “코로나19 이후 모든 업무 방식이 재정립됐으며, IM 내 커뮤니케이션을 통해 비즈니스가 실행될 수 있도록 국내 기업 환경 또한 빠르게 변화해왔다”며 “이제 기업은 비즈니스가 실행되는 플랫폼에 대한 데이터 보호 및 검색 전략을 강화해야 한다”고 밝혔다.

■"메신저로 비즈니스 논의해도 신뢰 가능" 92%

이번 조사에 따르면 코로나19 촉발 이후 근로자가 협업 도구에 사용하는 시간이 약 20% 늘어났다. 이는 매일 평균 2시간 30분을을 협업 도구에 할애하는 것이란 분석이다. 근로자 중 25%는 근무 시간의 절반 이상을 비즈니스 협업 도구 사용에 할애하는 것으로 나타났다. 베리타스는 이런 추세에 따라 데이터 관리의 복잡성이 늘어났다고 언급했다. 

국내의 경우, 95%의 근로자는 서면 및 전화 통화를 신뢰할 수 있는 동의 수단으로 간주했다. 이메일과 전자 서명이 93%로 그 뒤를 이었다. IM은 92%, '왓츠앱'은 88%의 신뢰도를 얻었다. 근로자의 82%는 소셜 미디어 채널을 통해 동의된 내용도 신뢰할 수 있는 증거로 간주했다. 인스턴트 메시징 앱을 통해 주문을 수락하고 처리할 수 있다고 답한 비중도 35%로 나타났다. 조사 대상국 평균 34%, 미국 평균 29%을 상회하는 수치를 기록했다. 

국내 근로자의 73%는 IM 앱을 통해 공유된 정보의 사본을 저장한다고 답했다. 이는 미국 근로자 58%, 영국 근로자 44%에 비해 높은 편이다. 개인적 용도로 비즈니스 애플리케이션을 활용해본 경험 유무를 조사한 결과 한국 및 중국 근로자의 57%는 있다고 밝힌 반면, 미국과 영국은 각각 47%, 32%를 기록했다.

한국의 경우 40%의 근로자가 고용주로부터 IM 사용에 대한 주의를 받은 경험이 있다고 답했다. 이는 전체 응답자 평균 30%을 상회하는 수치다.

베리타스는 메시징 및 협업 도구를 통해 공유되는 데이터에 대한 제어권을 확보하려는 기업을 위해 몇 가지 권장 사항을 제시했다. 

먼저 기업의 요구 사항을 충족하는 일련의 메시징 및 협업 도구를 표준화해 데이터가 무분별하게 퍼져나가는 것을 예방할 수 있다고 조언했다. 

민감한 정보 공유를 위한 명확한 정책을 개발하고, 해당 정책이나 협업 도구가 활용되는 과정에서 근로자 교육을 강화해 민감한 정보에 대한 제어권을 확보하고 돌발적인 정책 위반 사례를 줄일 수 있다고도 언급했다.

아울러 서비스형소프트웨어(SaaS) 데이터 백업 솔루션을 통해 메시징 및 협업 도구에서 발생하는 데이터셋을 기업의 데이터 관리 전략 내로 통합하면 근로자가 기업에 위험을 초래하지 않는 선에서 협업 도구를 최대한 활용할 수 있다고 강조했다.