사무실 출력 비용 아끼는 5가지 습관

최근 글로벌 경제 위기에 따른 경기 침체로 저마다 기업들이 유례없이 허리띠를 졸라매고 있다. 당장 줄이기 어려운 인건비나 임대비용 등 일부 고정비용은 어쩔 수 없지만, 사무실 운영에 소요되는 비용 등은 다이어트 대상 1순위다.

사무실 운영비 중에서도 생각보다 높은 비중을 차지하는 것이 바로 문서 출력에 들어가는 비용이다. 아무리 전자결제 등 사무 환경이 디지털화되고 있다고는 하지만 여전히 종이가 없는 사무실은 상상하기 어렵다.

출력 비용은 크게 전기, 종이, 토너와 잉크 등 세 부분으로 나눌 수 있다. 원자재 가격 상승으로 물가가 오르면서 종이 한 장 조차도 무시할 수 없을 정도가 됐다. 그러나 업무 능률을 감안하면 무조건 출력을 못하게 할 수는 없는 노릇이다. 전문가들은 사용자의 출력 습관만 바꿔도 얼마든지 비용을 아낄 수 있다고 조언한다.

■ 출력 전 문서의 용도를 떠올려라

우선 컴퓨터에서 출력 버튼을 누르기 전에 과연 이 문서가 어떻게 활용될 것인지 한번 만 더 생각하는 것이 좋다. 단순히 참고용이라면 정말 필요한 것인지 다시 한번 생각해봐야 한다. 직장상사에게 보고하거나 내부 결재 용도인 경우도 마찬가지다. 이러한 목적에 따라 출력 방식이 확연히 달라진다. 가령 참고용이라면 토너나 잉크를 많이 사용하는 고해상도 인쇄가 필요없다. 편집만 잘 하면 두 장이 아닌 한 장으로도 만들 수 있다. 만약 거래처나 외부에 전달해야 하는 문서라면 다시 한번 내용을 꼼꼼히 확인하는 것이 좋다. 아주 가벼운 오타 하나로도 문서 전체를 다시 출력하는 경우가 생길 수 있기 때문이다.

■ 모아찍기를 적극 활용하라

만약 내부 참고용 문서라면 ‘모아찍기’ 기능을 적극 활용하는 것이 좋다. 대부분 프린터와 워드프로세서에서 제공하는 ‘모아찍기’는 여러장을 알아서 축소해 한 장으로 출력해준다. 보통 4장 모아찍기의 경우 평범한 시력에서 내용을 확인하는데 아무런 문제가 없다. 종이를 아껴주는 것은 물론 잉크나 토너까지도 크게 절약할 수 있다.

워드 프로세서에서 좌우 여백을 활용할 필요도 있다. 보통 레이저나 잉크젯 프린터의 경우 좌우 출력 한계가 약 3mm 정도다. 마이크로소프트 워드나 HWP의 경우 기본 좌우 윤곽이 15mm 정도로 정해져 있다. 문서량이 많을 경우 이러한 숨은 공간을 잘 활용하는 것으로도 종이를 많이 아낄 수 있다.

■ 이면지를 최대한 만들지 마라

한때 사무실에서 이면지 사용은 절약의 상징이자 누구나 지켜야 하는 미덕과도 같았다. 문제는 이면지가 프린터 성능에 악영향을 미칠 수도 있다는 사실이다. 최근에는 프린터 성능이 좋아져 종이 걸림이 크게 줄었지만, 구김이 심하거나 실수로 스테이플러 침을 제거하지 않는다면 이야기가 달라진다.

가장 큰 문제는 이면지로 출력한 문서가 보안에 치명적이라는 사실이다. 또한 새 종이와 달리 이면지라는 이유로 출력량이 늘어나면 종이보다 비싼 잉크나 토너 비용이 추가로 들게 된다.

따라서 아예 이면지를 만들지 않는 것이 중요하다. 최근 출시되는 프린터 중에는 양면 인쇄 기능을 지원하는 제품이 있다. 내부 보관용 문서나 참고용 문서라면 양면찍기를 이용해 이면지를 만들지 않는 것이 중요하다. 양면찍기는 출력을 실수로 하더라도 종이 소모를 최소화해준다.

■ 출력할 문서의 색을 잘 살펴라

프린터는 기계이기 때문에 스스로 무엇인가를 결정할 권한이 없다. 만약 사용자가 화면의 80%가 빨강색으로 돼 있는 문서를 출력하라고 하면 망설임없이 흰 종이를 빨갛게 물들인다. 이는 결국 잉크나 토너의 급격한 소모로 이어진다.

이러한 실수는 특히 파워포인트 문서를 출력할 때 곧잘 발생한다. 때문에 파워포인트 프로그램이나 회색조나 혹은 흑백 출력과 같은 출력 옵션이 있다. 혹은 출력이 아닌 프리젠테이션 용도로 만들어진 문서라면 음양반전 기능을 활용하는 것도 좋다. 중요한 것은 출력 전 반드시 문서를 꼼꼼히 검토해야 하며 만약 자신이 없으면 시험 출력을 해보는 것이 오히려 비용을 절감할 수 있다.

■ 애당초 프린터를 잘 선택하라