100억원 벌었는데 출력비용만 6억원 ‘헉’

시대가 모바일로 바뀌었어도, 문서를 종이로 출력하는 기업의 운영 방식은 바뀌지 않는다. 오히려 중요한 문서일수록 웹보다는 종이로 보관하기 마련이다.

출력을 하지 않을 수 없다면 대신 관리를 잘 해 비용을 줄이는 방법을 찾을 수밖에 없다. 대기업들이 주먹구구식 출력 시스템에서 벗어나 프린팅 전문 기업에 체계적인 관리를 의뢰하는 이유다.

최근 눈에 띄는 기업 조직 변화는 프린팅 부문이다. 그간 구매나 재정에서 관리해왔던 프린팅 부문을 생산성과 비용절감 대상으로 인식, IT 부문으로 이전하는 회사가 늘었다.

HP 자체 조사에 따르면 개별 기업이 제안서, 보고서, 세금계산서 등 출력에 쓰는 비용은 전체 수익의 6% 가량 차지한다. 100억원의 수익을 내는 기업이라면, 매해 출력 비용만 6억원이 나가는 셈이다. 기업별로 차이가 있지만, MPS 도입할 경우 이 비용을 최대 30%까지 줄일 수 있다.

프린팅 기업들이 통합출력관리서비스(MPS)를 향후 먹거리 사업분야로 지목하고 시장 선점에 심혈을 기울이고 있다. 기업 고객들의 구미에 맞는 차별화된 MPS 제공이 경쟁의 핵심인 셈이다.

출력 업체들도 지난해부터 MPS의 중요성을 지속해 강조하고 있다. 업계에 따르면 오는 2014년까지 MPS를 통한 출력량은 50% 이상 증가할 전망이다.

대표적인 프린터 기업인 HP가 표방하는 MPS 메시지는 ‘비용 절감’과 ‘보안 강화’ 그리고 ‘편리함이’다. 꼭 필요한 만큼 보유 제품군을 최적화하도록 네트워크로 관리하고, 암호화를 통해 중요 문서의 유출을 방지한다는 것이 핵심이다.

또 기업내 프린터를 단일 브랜드로 통일시키면서 전반적인 관리를 프린팅 기업에 일임함으로써 업무 편리성을 높인다는 전략이다.

이를 위해 HP는 ▲최적화된 인프라 ▲환경 관리 ▲워크플로우(작업 흐름) 개선 등 3단계 접근법을 제시한다.

총 출력비와 사용자 편의성 및 생산성에 균형을 맞추는 것이 인프라 최적화라면, 기존 시설을 유지하면서 비용을 절감하고 보안을 강화하는 것이 환경관리다. 아울러 문서 작업이 많은 업무 프로세스를 간소화해 기업이 보다 효율적인 정보 취합과 관리 및 공유 환경을 구축할 수 있도록 지원하는 것이 작업 흐름 개선이다.

여기에 원하는 기업들에 클라우드 프린팅 솔루션인 ‘e프리트’를 제공함으로써 보안을 강화할 수 있다는 점을 강조한다.

예컨대 PC에서 문서를 보낼 때나 저장할 때 모두 암호화가 가능하다. 누가 문서를 열었는지, 또는 출력했는지도 추적 프로그램을 통해 알 수 있다.