"값싼 정수기는 맡기면서 비싼 출력은 직접?"

정수기는 렌탈 서비스로 이용하는 대표 상품이다. 렌탈 서비스를 이용하는 이유는 간단하다. 처음부터 목돈이 들어가지 않고 전문가가 직접 맞춤형 관리를 하기 때문에 사용자 부담이 적다. 일반 사용자가 정수기 관리와 필터 교체까지 신경을 쓰기엔 번거롭다. 관리에 들이는 시간을 비용으로 따져도 만만치 않다.

정수기처럼 프린터 역시 관리 서비스를 받는 제품군이다. 전문가가 프린터 설치부터 소모품 , 고장 수리까지 문서 출력 환경을 통합 관리해 불필요한 낭비를 줄일 수 있다. 특히 출력량이 많은 기업 사무 환경에서 이같은 관리는 필수적이다.

그럼에도 국내선 아직 프린터도 관리를 받는다는 개념이 해외보다 부족한 편이다. PC에 프린터를 연결하고 잉크, 용지를 공급하면 끝이라는 인식 때문이다. 이럴 경우 기업의 문서 사용이 어떤지, 비용이 얼마나 드는지 체계적으로 관리하기는 힘들다.

그러나 최근 주요 대기업들에선 통합출력관리서비스(MPS)에 주목하고 있다. 지난 2007년부터 기업 출력 비용 절감 및 업무 효율성 향상 솔루션인 MPS가 국내 소개되면서 이를 도입하는 기업들이 눈에 띄기 시작했다.

MPS를 도입한 회사들은 출력 관련 비용을 기간에 따라 예상할 수 있고, 문제가 있을 때마다 필요한 서비스를 받고 있다는 것을 장점으로 꼽는다.

기업 요구에 알맞게 맞춤형 프린터 환경이 갖춰지면 비용 절감은 물론 업무 생산성도 향상되기 마련이다. 외부 전문가가 직접 관리하기 때문에 관련 인력 비용도 아낄 수 있다.

IT 시장조사업체 가트너가 올해 발표한 조사에 따르면 문서 출력 환경을 MPS로 최적화 했을 때 이전보다 최대 30%에 이르는 비용을 절감할 수 있다. 출력과 직접 관련된 비용 외에 인건비 절감과 보안 강화 등 부수적인 효과까지 있는 것으로 나타났다.

예컨대 한 달 출력 비용이 1천만원인 회사는 700만원으로 같은 양의 문서 출력이 가능하다는 설명이다.

대표적인 MPS 업체 중 하나인 HP는 MPS 보급을 위해 출력 관련 비용을 이전보다 30% 이상 절감하지 못할 경우, 비용을 되돌려주는 프로그램을 일부 국가에서 진행하기도 했다. 이에 따라 최근 HP 본사와 MPS 계약을 맺은 로레알의 향후 성과가 주목된다. 글로벌 기업의 출력 비용 가운데 30%면 상당한 비용이기 때문이다.

업계서는 오는 2014년 MPS를 통한 출력량이 50% 이상 늘어날 것으로 내다본다. MPS를 도입한 회사는 그만큼의 돈을 벌거나 아낄 수 있다는 뜻이다.

업계 한 전문가는 지난 10년 동안 프린팅 업계는 해상도를 높이거나 출력 속도를 빠르게 하는 것에 몰두했지만 앞으로 10년은 소프트웨어 솔루션과 클라우드 기반 솔루션이 더 중요해질 것이라고 말했다.