"계약서 찾는 데 1시간→30초"…모두싸인, AI 계약 관리 확산

신성통상·바텍이우홀딩스 등 도입…계약서 통합 관리로 업무 시간 단축

기업들이 인공지능(AI)을 활용해 계약서를 찾고 만료일과 갱신 일정을 관리하는 업무를 자동화하고 있다. 종이 계약서와 전자계약서를 한곳에 모아 관리하면서 계약서 확인에 걸리는 시간이 1시간에서 30초로 줄어든 사례도 나왔다.

모두싸인은 AI 계약 관리 솔루션 '모두싸인 캐비닛'이 제조·유통, 외식·프랜차이즈, 교육, 공공 등 다양한 산업군에서 활용되고 있다고 21일 밝혔다.

모두싸인 캐비닛은 종이와 전자문서 형태로 흩어진 계약서를 통합 관리하는 솔루션이다. AI를 활용해 계약서에서 필요한 정보를 추출하고 계약 만료일과 갱신 일정 등을 자동으로 추적한다.

모두싸인 캐비닛

제조·유통 분야에서는 여러 부서와 계열사에 분산된 계약서를 통합하는 데 활용되고 있다.

SPA 브랜드 탑텐을 운영하는 신성통상은 부서별로 관리하던 종이·전자계약서를 모두싸인 캐비닛으로 통합했다. 이를 통해 특정 매장 원본 계약서를 확인하는 데 걸리는 시간을 기존 1시간에서 30초로 단축했다.

치과용 의료기기 기업집단 지주사 바텍이우홀딩스는 30여 개 계열사와 해외법인 계약서를 통합 관리하고 있다. 자동 갱신 조항을 추적하는 기능을 도입하면서 갱신 대상 계약 만료일을 확인하는 시간이 30분에서 5분으로 줄었다.

프랜차이즈 업계에서는 가맹계약서를 보관하고 갱신 누락을 방지하는 데 활용한다.

종합 식음서비스 기업 본푸드서비스는 5개 본부와 37개 팀 계약서를 업로드하면 자동으로 분류하고 접근 권한을 부여하도록 시스템을 구성했다. 조직 개편 때마다 반복하던 계약 문서 재배치 업무를 줄였다는 설명이다.

박승철헤어스튜디오는 전자서명 시스템과 계약서 보관 기능을 연동했다. 가맹계약 체결과 동시에 계약서가 자동 저장되도록 해 종이 계약서 분실 문제를 개선했다.

교육기관과 공공 분야에서도 도입 사례가 나오고 있다.

삼육대학교는 엑셀에 계약 정보를 직접 입력하던 근로자 계약 관리 업무를 자동 보관과 정보 추출 방식으로 전환했다. 계약 만료 알림 기능을 통해 갱신 일정도 관리하고 있다.

서울AI허브는 입주 계약서에서 호실별 정보와 계약 기간을 자동 추출해 입주 현황 관리와 입주보육료 산정에 활용한다.

모두싸인 캐비닛은 AI 광학문자인식(OCR)을 통한 계약 정보 추출과 자연어 검색, 계약 일정 알림, 부서별 접근 권한 설정 등의 기능을 제공한다.

모두싸인은 이러한 기능을 통해 계약 체결뿐 아니라 이후 보관과 검색, 갱신 관리까지 자동화하는 기업 수요를 공략하고 있다.

이영준 모두싸인 대표는 "계약서 전자서명만큼 체결된 계약 데이터를 안전하게 보관하고 관리하는 것도 중요하다"며 "산업별 특성에 맞는 AI 계약 관리 솔루션을 통해 기업과 공공기관의 계약 업무 혁신을 지원하겠다"고 말했다.