연 63조원 출장시장, 여전한 수기 정산…비즈플레이, AI 자동화로 공략

국내 기업 연간 출장 지출 규모가 450억달러(약 63조원)에 달하는 것으로 나타났다.

하지만 현장에서는 여전히 출장 신청부터 예약, 영수증 취합, 비용 정산, 사후 감사 대응까지 상당수 업무가 수작업에 의존하고 있는 상황이다. 출장 건수가 늘수록 반복 행정업무와 증빙 검토 부담도 함께 커지면서 이를 줄이기 위한 AI 기반 자동화 수요도 확대되고 있다.

3일 비즈플레이는 이 같은 비효율을 줄이기 위한 대안으로 출장관리와 비용처리를 통합한 'bzp출장관리 서비스'를 선보였다.

출장 한 건 처리에 13.6시간…분절된 업무가 비효율 키워

심우진 비즈플레이 출장전략센터장에 따르면 국내 기업의 연간 출장 지출 규모는 국가별 기준 세계 7위권이다. 제조업 비중이 높은 산업 구조상 국내 주요 기업들은 해외 법인을 다수 운영하고 투자와 교류도 활발해 출장 수요가 구조적으로 많은 편이라는 설명이다.

심 센터장은 "한국은 제조업 중심 산업 구조 때문에 해외 법인과의 협업, 투자, 현장 대응 수요가 많아 출장이 구조적으로 잦다"며 "현대차는 연간 국내 출장 건수만 21만건, 관련 비용은 250억원 수준이고 포스코DX, 세아창원특수강 역시 최근 출장 수요가 크게 늘고 있는 기업"이라고 설명했다.

문제는 이런 출장 수요에 비해 행정 처리 부담이 크다는 점이다. 글로벌출장협회(GBTA)가 발간한 '2023 비즈니스 출장 지수 전망'에 따르면 출장 1건을 처리하는 데 관련 업무에만 평균 13.6시간이 걸린다. 출장 신청과 승인, 예약, 결제, 증빙 수집, 정산, 회계 반영, 감사 대응까지 여러 절차를 거쳐야 하기 때문이다.

특히 대기업과 공공기관은 업무가 여러 시스템에 나뉘어 있어 비효율이 더 크다. 전사적자원관리(ERP)나 그룹웨어를 도입했더라도 정산서 작성, 증빙 검토, 규정 확인 같은 실무는 여전히 사람 손을 거치는 경우가 많다는 게 회사 측 설명이다. 모바일에서 출장 계획서를 직접 작성하지 못하는 사례도 적지 않다.

출장자가 영수증을 일일이 제출하고 재무·회계 부서가 이를 다시 확인하는 구조에서는 처리 시간이 길어지고 오류 가능성도 커질 수밖에 없다. 출장 건수가 많은 조직일수록 비용 통제와 내부 컴플라이언스 부담도 함께 커진다.

예약부터 정산까지 한 흐름으로…AI로 출장 업무 통합

비즈플레이의 'bzp출장관리 서비스'는 출장 신청, 승인, 예약, 결제, 증빙 제출, 정산으로 나뉜 업무를 하나의 흐름으로 연결해 기업 출장관리의 비효율을 줄이는 데 초점을 맞췄다. 여러 시스템에 흩어진 정보를 반복 입력해야 하는 불편을 줄이고, 누락이나 오류 가능성도 낮출 수 있다는 설명이다.

이 서비스는 예약 단계에서 사내 규정을 반영해 기준에 맞는 항공, 숙박, 교통편을 우선 노출하고 사후에는 AI OCR 기반 증빙 인식과 규정 검증 기능으로 정산 업무를 자동화한다. 법인카드뿐 아니라 개인카드 사용 내역과 현장 결제 증빙까지 함께 관리할 수 있어 기존에 파악이 어려웠던 지출 내역도 보다 체계적으로 확인할 수 있다.

심우진 센터장은 "출장관리의 핵심은 예약부터 정산까지 끊어진 과정을 하나로 연결하는 것"이라며 "출장자는 수기 입력 부담을 줄이고 기업은 비용 통제와 검토 효율을 함께 높일 수 있다"고 말했다.

기존 결제체계 밖 지출도 관리…중복 보고·관리 공백 줄인다

출장비 관리의 어려움은 단순히 법인카드 명세만으로 지출 내역을 충분히 파악하기 어렵다는 데 그치지 않는다.

실제 현장에서는 현장 결제, 개인카드 사용, 예외 승인 지출 등 기존 결제체계에 포함되지 않는 항목이 적지 않아 기업이 출장비 전반을 한 번에 관리하기 쉽지 않다. 이 때문에 카드 데이터와 별도로 영수증을 다시 제출받거나 같은 내용을 여러 차례 확인하는 이중 업무가 반복되고 있다.