비대면 온라인 화상회의를 효율적으로 하는 방법

전규현 IT컬럼니스트

코로나 19로 인해서 비대면 업무 필요성이 대두되면서 회의도 비대면으로 진행해야 하는 요구가 커졌다. 인터넷을 통해 화상회의를 하는 여러가지 시스템이 있고, 이런 시스템을 이용하면 효율적으로 비대면 회의를 진행할 수 있다. 현재 비대면 온라인 화상회의 솔루션을 제공하는 회사의 가치는 하늘 높은 줄 모르고 치솟고 있다. 클라우드 기반 회상회의 서비스 회사인 줌(Zoom)은 최근 IBM의 시가총액을 추월했다.

코로나19가 아니더라도 회의를 비대면으로 진행하는 것은 여러가지 장점이 있다. 먼저 비용이 더 적게 든다. 대면 회의는 한자리에 사람들이 모이려면 이동 시간도 필요하고, 넓은 회의 공간도 필요하다. 회의실도 제약이 있어서 원하는 시간에 회의를 못하고 시간을 조정해야 한다. 앞 회의가 늦게 끝나서 기다리느라고 시간을 낭비하기도 한다.

하지만 온라인 화상 회의는 회의실도 필요 없고, 지구 반대편에 있는 사람과도 시간만 정하면 언제든지 회의를 할 수 있고 업무 효율성 면으로 많은 이익이 있다.

오랫동안 온라인 화상회의에 익숙해진 회사라면 문제가 없지만 온라인 회의를 처음 도입하는 회사라면 막상 온라인으로 화상 회의를 진행해보면 오프라인 대면 회의와는 다른 점이 많다. 이것을 비교해보고 효율적으로 비대면 회의를 하는 방법을 알아보려고 한다.

화상 회의의 단점

회상 회의는 인터넷을 통하기 때문에 0.5초~1,2초 정도의 시간 지연 효과가 있다. 내가 말한 후 약 1초 정도 후에 상대방이 듣는다는 의미다. 그래서 서로 얘기를 하다 보면 말이 서로 겹치고 꼬이는 경우가 발생한다. 그래서 대면회의처럼 서로 중간에 말을 끊고 열띤 토론을 하다 가는 뒤죽박죽이 된다.

그래서 화상 회의에서는 말하는 에티켓을 지켜야 한다. 한사람이 너무 오래 말을 하는 것도 좋지 않고, 중간에 말을 끊는 것도 좋지 않다. 한사람이 말을 하고 나서 동시에 두사람이 말을 시작하는 경우도 있다. 그래서 회상 회의 시스템에는 '손들기' 기능이 있는 경우도 있다. 이 경우 손을 든 순서대로 발언의 기회를 주기도 한다. 회사에서 화상 회의 때 발언하는 규칙이나 에티켓을 정해서 시행하면 좋다.

화상 회의를 하다 보면 소리가 울리는 하울링이나 시스템 문제 때문에 중간에 회의가 중단되는 일을 여러 번 겪게 된다. 그래서 가능하면 회상회의 장비는 좋은 것을 갖추고 네트워크도 충분히 갖추는 것이 좋다. 비용을 조금 아끼려다가 툭하면 회의가 중단되어서 더 큰 비용을 지불하기도 한다.

화상회의의 단점 중 하나는 아무래도 대면으로 얘기하는 것보다 전달력이 떨어진다. 미묘한 표정의 변화를 읽기가 어렵고 소리가 100% 깨끗하게 전달되지 않거나 잡음이 좀 섞이기도 해서 대면 회의보다는 떨어진다. 따라서 회의 내용을 명확히 정의하고 안건을 해결하는데 집중하는 것이 좋다.

화상 회의의 장점

가장 큰 장점은 비용이 적게 든다는 것이다. 회의실이 필요 없고, 한자리에 모일 필요가 없으니 이동 시간이 절약된다. 한 빌딩 안에 있는 사람들이 아니라면 이동 시간은 더욱 절약된다. 해외 지사의 인원이나 재택 근무자와도 이동없이 바로 회의를 할 수 있다. 회상 회의 시스템을 도입하는데 비용이 들기는 하지만 회상 회의를 통한 비용 절약은 비용을 넘어서고도 남는다.

회의를 녹화 또는 녹음할 수 있기 때문에 나중에 재검토를 할 수도 있고, 비참석자도 회의 내용을 확인할 수 있다.

화상 회의는 급한 안건으로 긴급하게 회의를 소집할 때 매우 유리하다. 빠르면 10분안에도 서로 다른 곳에 있는 사람들을 보아서 회의를 진행할 수 있다. 대면 회의로는 도저히 할 수 없는 신속함이 가능하다.

회상 회의에서 지켜야 할 사항

화상 회의도 편리하다고 아무 때나 마구 진행하면 비싼 비용을 치러야 한다. 미리 스케줄러에 계획을 하고 명확한 아젠다를 정의하고 가능하면 24시간 이전에 공유를 해야 한다. 모든 참석자는 아젠다를 철저히 검토하여 자신의 의견을 정립하여 참석해야 한다. 아젠다에 미리 의견을 첨부하여 회의 시간을 단축할 수 있다. 이것은 고스란히 회의록으로 이전된다.

온라인 화상회의도 회의 주도자가 있어야 한다. 그래야 의견 충돌 시 조율을 하고 진행을 원활하게 할 수 있다. 회의는 핵심 이견만 논의하여 신속하게 결론을 내리면 된다. 온라인으로 공유하면 되는 내용을 공유하기 위해서 굳이 회의를 개최할 필요가 없다.

온라인 회의도 시간을 지켜야 하는 것은 마찬가지다. 3시가 회의라면 적어도 5분전에 시스템에 접속을 해야 한다. 가끔, 문제가 생겨서 접속하는데 시간이 소요되기도 한다. 그래서 5분전에는 접속을 시도해야 회의에 늦지 않을 수 있다. 이래저래 준비하느라고 5분, 10분 늦게 회의를 시작하는 것이 일상화된 회사가 종종 있다. 항상 일찍 접속해서 기다리는 사람은 항상 시간을 낭비하고 회사 입장에서도 큰 손해다.

재택근무시 화상회의를 하게 되면 너무 편한 복장으로 접속을 하는 경우도 있는데, 최소한의 예의를 갖추는 복장 정도는 입어주는 것이 좋다. 그리고 나름 조용한 공간도 필요하다. 주변이 너무 시끄러워도 회의에 방해가 되고, 회의 때문에 시끄러워서 주변에서 일하는 사람들에 방해를 주는 것도 조심해야 한다.

앞에서도 언급했다시피 화상회의는 인터넷 속도의 한계상 지연이 발생할 수밖에 없으므로 상대방의 발언을 경청하는 습관을 들이고 중간에 끼어들지 않도록 하고 자신도 꼭 필요한 말만 간결하게 하는 습관을 들여야 한다. 화상회의를 이렇게 진행하면 업무 효율성이 많이 향상된다.

회의록을 작성하는 방법

화상 회의를 하면서는 회의록을 실시간을 작성하기 좋다. 회의가 끝나고 회의록을 따로 작성해서 배포하고 검토하고 수정하고 하는 것은 꽤나 번거롭고, 귀찮은 일이다. 그래서 회의 내용과 다른 회의록이 작성되기도 한다. 회의록은 실시간으로 작성하는 것이 좋은데, 회상 회의 때 회의 진행자가 회의록을 직접 작성하기를 추천한다. Agenda를 띄워 놓고 직접 수정해가면서 회의록을 작성하면 좋다.

회의록은 실시간으로 작성해서 모든 참석자가 실시간으로 눈으로 보면서 문구 하나하나 검토해서 의견이 다르면 회의록 수정을 요청해서 이것도 즉석에서 다시 적어야 한다. 회의록을 즉석에서 적고 공유할 수 있는 시스템도 있다. MS 팀즈에는 위키(Wiki)를 통해서 회의록을 실시간 공유할 수 있도록 되어 있다. 또는 화면 공유를 통해서 위키나 회의록 시스템에 실시간 기록할 수 있다.

회의록을 작성하면서 결정사항, 미결사항, 해야 할 일 등을 태그로 표시를 하고 추후 해야 할 일은 Todo 시스템과 연동이 되도록 하는 것이 좋다. Atlassian의 Confluence의 회의록 시스템은 이런 기능이 잘되어 있다.