'코로나19 팬데믹' 대비 원격근무 4대 핵심전략

적절한 도구·참여와 독려·문화 변화 등 필요

코로나19 바이러스 확산으로 재택근무를 실시하는 기업이 급증했다. 하지만 준비없이 급하게 결정돼 원활한 업무 체계를 유지하지 못하는 기업이 많다.

재택근무, 혹은 원격근무는 화상회의, 이메일, 모바일 협업 애플리케이션, 온라인 이벤트 등 다양한 디지털 기술을 통해 이뤄진다. 디지털 기반 업무와 협업은 오래전부터 존재한 방식이지만, 이를 제대로 활용한 기업은 많지 않았다. 대부분의 기업, 조직이 디지털 업무 환경을 구축하기 위한 초기 단계거나 장기 기획만 수립해놓고 있었다. 기업 규모가 작을수록 이같은 경향이 다수다.

코로나19 바이러스는 수년간 정착하지 못했던 재택근무를 기업과 조직에 강제하고 있다. 그러나 많은 기업의 직원이 원격 근무의 어려움을 호소한다. 최신 기술과 도구로 원격 근무 환경을 사무실처럼 꾸미는 건 쉬울 수 있다. 참여, 독려, 인간관계, 맥락, 연결 등의 부분을 원격 근무에 녹여내는 게 가장 중요하다. 문화를 디지털에 걸맞게 바꿔야 하며, 네트워크로 연결된 조직을 이끌어갈 새 리더십이 필요해진 시대다.

원격근무 환경을 구축하려면 전략과 도구(tool) 등 두가지 측면을 고려해야 한다. 전략과 도구를 효과적으로 운용해야 업무 생산성을 높이고, 근로자의 일과 삶의 균형을 유지할 수 있다. 전략의 최우선 고려사항은 단순함과 유용성이다. 근로자는 언제 어디서든 바로 일을 할 수 있어야 한다. 새로운 툴이라도 학습에 오랜 시간을 들이지 않고 곧바로 업무에 쓸 수 있어야 한다. 미국 지디넷은 원격 근무를 위한 전략을 4단계로 구분해 제시했다.

■ 전략1. 기반 마련 '네트워크, 디바이스, 보안'

첫째 전략은 원격으로 디지털 업무 환경에 안전하고 효과적으로 접근하도록 기반을 마련하는 것이다.

원격근무는 일반 인터넷망을 통해 이뤄지기 쉬우므로, VPN 등 보안 네트워크 접속이 필수적이다. 보안은 기업의 네트워크, 데이터, 소통 채널, 애플리케이션 등 전체에 적용돼야 한다.

초고속인터넷 보급이 일반화된 한국의 경우 재택근무나 원격근무라 해도 네트워크 접속 속도 걱정을 하지 않아도 된다. 그러나 특정한 경우 대량의 대역폭을 필요로 하는 업무가 있을 수 있다. 대용량 파일과 데이터를 기업 IT시스템과 동기화해야 하는 업무가 해당된다.

기업은 생산성을 유지할 수 있는 최적의 네트워크 대역폭을 설정해, 비용 지출 규모를 따져야 한다. 각 근로자에게 재빨리 조사를 실시하고, 원격근무 생산성을 측정하기 위해 많이 활용되는 애플리케이션의 유형을 구분할 필요가 있다. 콘텐츠 저작도구 뿐 아니라 웹 혹은 비디오 컨퍼런싱 등의 애플리케이션도 많은 트래픽을 유발한다.

그리고 계획, 커뮤니케이션 프로그램, 예산, 훈련, 지원 등에 걸쳐 연결된 원격근무 정책을 명확히 해야 한다. 원격근무를 위한 빠른 시작 가이드를 마련해 초기 혼란을 줄여야 한다. 여러 기술적 문제에 즉각 도움을 줄 수 있는 지원체계 마련도 중요하다.

원격근무를 위한 디바이스도 중요한 기반 요소다. 원격근무를 하게 되면 회사 사무실의 PC 대신 직원 개인의 기기를 주로 사용하게 된다. 이는 업무용 기기를 회사에서 지급하는 시간과 비용을 줄이지만, 기업 보안 문제를 일으킬 수 있다. 개인의 기기를 타고 기업 보안체계 헛점을 노리는 외부 공격시도가 늘어날 수 있기 때문이다.

IT조직은 보안정책을 업데이트해 직원들의 업무 활용 기기를 면밀히 감독해야 한다. 승인되지 않은 앱이나 기기가 업무에 활용되는 정도는 기업에서 예측하는 것보다 높다.

보통의 경우 직원 개인은 컴퓨터나 태블릿, 스마트폰 등을 한대 정도는 사용한다. 특정한 산업은 이보다 더 많은 액세서리를 필요로 한다. 웹컨퍼런싱을 위한 웹캠, 고음질을 제공하는 마이크를 내장한 고사양 헤드셋 등이 필요할 수 있다.

보안 네트워크 접속은 VPN 솔루션으로 갖출 수 있다. 외부에서 데스크톱 PC, 노트북, 스마트폰, 태블릿 등으로 업무시스템에 접속할 때 네트워크를 암호화하므로, 기업 IT자산의 보안을 높일 수 있다.

VPN은 원격 작업 환경에서 가장 중요한 단일 링크다. VPN 솔루션이 대부분의 기기에서 안정적으로 작동하는지 확인해야한다. 여러 가지 이유로 IP 주소를 차단하고 지역 인터넷 서비스만 사용하도록 한 기업이 많다. 이는 글로벌 조직과 협업 문제를 야기할 수 있다. 최소한 사용할 모든 서비스 제공 업체, 장치 및 위치를 테스트하고 성능이 충분한 지 확인하는 게 필요하다. 일부 VPN은 전 세계에 위치한 중앙 허브를 통해 트래픽을 분산한다. 이는 업무 시간 동안 과도한 비용을 초래할 수 있다.

보안을 향상시키기 위해 사용자 ID 및 비밀번호 대신 2단계 인증(2FA)을 고려해야 한다. 사용자를 추가로 인증하기 위해 PIN을 제공하는 하드웨어 장치는 저렴하다. 직원의 모바일 기기를 2FA 인증 자로 사용할 수도 있다.

다양한 직원을 고용하고 원거리 근무직원을 늘리려면 가능한 모든 직원을 위한 솔루션 라이선스를 취득하는게 좋다.

마지막으로, VPN이 원격접속의 유일한 솔루션일 수 없다. VPN을 구현할 충분한 비용과 기술이 없다면, 원격데스크톱 서비스도 해법일 수 있다. 무엇보다 중요한 건 실제 업무에 여러 솔루션을 전진배치하기 전에 충분한 훈련과 검토를 거치는 게 중요하다.

■ 전략2, 비즈니스 앱과 커뮤니케이션 툴 활용

오늘날 비즈니스는 문서, 파일, 보고서, 스프레드시트, 미디어, 구조화된 데이터, 비정형 데이터 등을 포함한 공유 지식 자산을 활용해 팀워크 중심으로 이뤄진다. 이 자산은 마이크로소프트 오피스365, 구글 G스위트 같은 생산성 솔루션, 콘텐츠관리시스템, 인트라넷, HR 시스템, CRM, ERP 등등의 수많은 애플리케이션에서 만들어지고 활용된다.

평균 10만명 규모의 조직은 비즈니스 애플리케이션을 1천500~3천개 가량 운영한다. 애플리케이션 수는 매우 느리게 줄어든다. 100명 규모의 조직도 의존하는 비즈니스 애플리케이션을 100~200개는 보유하게 된다. 원격 데스크톱 솔루션은 이들 작업을 원격 근무에서도 잘 활용하게 도와준다. 클라우드 기반 솔루션의 경우 웹브라우저에서 작동하고, 모바일 기기 접근도 용이하다.

비즈니스 앱의 원격 근무 중 사용성은 꽤 높다. 반면 커뮤니케이션을 위한 협업 도구의 경우는 다르다.

원격 근무는 본질적으로 고립이란 특성을 갖는데, 디지털 소통은 슬랙, 마이크로소프트 팀즈, 페이스북 워크플레이스 등 팀 채팅도구와 엔터프라이즈 소셜 네트워크 등에 의존한다. 통합 커뮤니케이션이나 메신저, 이메일, 전화 등과 줌(Zoom)과 같은 화상회의 도구도 많이 쓰인다.

코로나19 바이러스 사태라 해도 원격 근무에 익숙하지 않은 개인은 업무하기 어려울 수 있다. 때문에 원격 협업이라도 실제 협업처럼 느끼도록 몰입감을 높여주는 솔루션을 고려할 만하다. 공유 화이트보드로 한 화면에서 의견을 주고 받는 기능이나, 팀마다 일어나는 다양한 이벤트나 업무를 회사 전체 조직에게 자동으로 전파하거나 참여를 독려하도록 하는 기능이 유용할 수 있다. 증강현실(AR)이나 가상현실(VR)을 협업에 사용하는 것도 좋은 방법이다.

■ 전략3. 원격 근무 기술의 증강

원격 근무는 근본적으로 실제와 다르다. 동료와 나누는 동지애, 다른 동료와 마주치면서 얻는 우연한 경험이 없기 때문이다. 모든 사람이 눈에 잘 띄지 않으며, 디지털 도구를 사용해도 동료와 연결되기 힘들다. 이는 공동 작업에 많은 비용을 소모시킨다.

디지털 공간에서 원격 근무자에게 필요한 핵심 기술이 있다. 수많은 근로자가 서로 멀리 떨어져있을 때 처음에 가르쳐야 할 것들이 있다.

먼저 '큰소리로 작업하기'다. 작업자는 자신의 작업을 디지털 도구에서 조리있게 알려야 한다. 서로를 지원하고, 연락을 유지하고, 조정하고, 협업하며, 가시성을 높이는데 필요한 것이다. 정기적으로 자신의 현 작업을 알림으로써 동료들이 서로 연결되고 서로 교류할 수 있다.

다음은 업무 조정이다. 많은 협업 도구는 대규모로 분산된 팀 간에 비즈니스 프로세스를 조정하는 데 약점을 갖는다. 여러 팀의 작업을 구조화하고 유기적으로 조정하는 게 필요하다.

이같은 업무 조정 프로세스는 전용 소프트웨어 도구를 기반으로 하는 중앙 허브를 사용하면 유용하다. 이를 통해 마케팅, 영업, 운영 및 창의적 연구 등을 효과적으로 추적, 분석, 최적화해준다.

마지막은 적합한 협업도구 사용이다. 여러 유형의 협업 도구가 있으므로, 원격 근무자는 수많은 선택지를 갖게 된다. 이 과정에서 작업에 비효율적인 도구를 선택할 수 있다. 예를 들어 이메일은 협업에서 최악의 도구지만 종종 가장 먼저 도달하는 도구기도 하다. 혹은 대규모 협업 플랫폼에 더 적합한 상황에도 슬랙 같은 도구만 사용할 수 있다.

회사는 근무자에게 다양한 작업마다 가장 적합한 도구와 그 이유를 사전에 제공해야 한다. 이를 통해 작업자가 지침없는 상황에서도 적절한 도구를 활용하도록 도움을 줄 수 있다.

■ 전략4. 원격 근무 문화와 사고방식 배양

디지털 도구는 원격 작업을 가능하게 하는 핵심 요소다. 개인의 디지털 기술과 습관뿐 아니라 조직 문화에도 변화가 요구된다. 디지털 도구가 업무와 문화에 어떤 변화를 야기하는지 이해하는 게 중요하다.

간단히 말해 디지털 방식으로 가능한 일이 무엇이고, 조직이 생각하고 협력하는 방식이 이다.

코로나 바이러스 때문에 순식간에 원격근무를 실시하면 문화적 변화를 가속하는 절차가 필요해진다. 기술이 조직의 준비보다 훨씬 앞서 나갈 수 있다.

개방성과 참여란 특성을 갖는 디지털 도구에 대한 사고 방식이 필요하다.

최신 디지털 툴의 디지털 프로세스 및 비즈니스 활동은 매우 포괄적이다. 이는 '누구든지 참여할 수있는 모델'이라고 부를 수 있다.

근로자가 회사와 단절을 느끼고, 소속 장소가 불확실할 경우 수용해야 하는 모델이다. 오픈소스 소프트웨어와 크라우드소싱처럼 참여 모델은 매우 효과적이다. 기업이나 조직은 원격 근무자를 위한 참여 근거를 마련하고 그들의 아이디어를 조직에 반영하도록 해야 한다. 대화를 위해 조직의 협업 플랫폼 중 하나 안에 원격 근무 커뮤니티 또는 디지털 혁신 그룹을 만드는 게 좋다. 선임자를 정하고 변경 에이전트 커뮤니티와 디지털 지원 그룹을 사용해 본질적인 디지털 혁신에 참여하도록 해야 한다.

다음은 디지털 학습과 감지다. 원격 근무의 도구와 기술을 연구하고 배우려면 추가 시간을 줘야한다. 문화적으로 앞으로의 학습이 훨씬 더 지속적이고 빈번하게 이루어질 것으로 예상돼야 한다. 이 문화 메시지를 교육 기회, 새로운 도구 및 원격 작업에 대한 관련 콘텐츠로 정기적으로 백업해야 한다. 원격 근무자와 관계를 맺고 요청 시 도움을 제공하며 분석과 도움을 필요로 하는 작업자를 찾는 원격 근무 지원 팀을 만들기도 한다. 원격 근무 속도를 높이기 위한 지원 환경을 만들고 시연하는 것은 최고의 단기 목표 및 중기 투자여야 한다.

마지막으로 네트워크 리더십이다. 디지털 채널에서 임원, 전문가, 프로세스 소유자 등 모든 종류의 리더가 조직을 이끌고 참여하는 것이 더 쉽고 효과적이다. 대면 지도력은 여전히 중요하지만, 리더는 디지털 채널을 통해 가능한 것이 무엇인지 잘 알아야 한다.