링크드인 CEO의 ‘쓸데없는 회의’ 바꾸는 비결

“회의 자료 24시간 전 전달”

“직원의 생산성을 훼손하는 가장 큰 요인 중 하나는 회의다. 모든 회의는 목적이 있어야 하고 목적을 달성하는데 필요한 최소한의 시간으로 진행돼야 한다.”

5일 라이프해커는 비즈니스 네트워크 인맥 사이트인 링크드인의 제프 와이너 대표가 밝힌 ‘쓸데없는 회의’를 유익하게 만드는 비결을 공개했다.

회사에서 이뤄지는 회의는 여러 임직원들의 생각과 가치를 모으고, 이를 실천하기 위한 목적에서 주로 이뤄진다. 하지만 팀이나 부서 전원이 회의실에 모여 몇 명만의 발언으로 어떤 결정이 이뤄지는 경우가 적지 않다. 회의에 참여하지 않는 사람들은 졸음과 싸우면서 점심에 무엇을 먹을까 멍하니 생각하기도 한다.

이에 링크드인을 운영하는 제프 와이너 대표는 직원의 생산성을 훼손하는 가장 큰 요인 중 하나가 회의라고 지적, 많은 회사들이 쓸데없는 회의로 직원의 시간뿐 아니라 회사 전체의 생산성을 낭비한고 말했다.

제프 와이너

그는 “모든 회의는 목적이 있어야 하고 목적을 달성하는 데 필요한 최소한의 시간으로 이뤄져야 한다”면서 “링크드인에서는 기본적으로 프레젠테이션을 없앴다”고 밝혔다.

또 “대신 일반적으로 회의에서 발표되거나 다뤄질 자료를 적어도 24시간 전에 참석자에게 송부하고, 회의에 나오는 모든 사람이 사전에 내용을 잘 이해할 수 있도록 한다”고 설명했다.

이런 방법이 참석자가 토론을 하고, 가치 있는 것을 발견하는 데 집중할 수 있게 된다는 것.

와이너 대표는 “참석자는 정보를 공유하거나 테마를 깊이 탐구하게 돼 의미 있는 토론이 된다”면서 “소수의 인물만이 발언하고 결정을 내릴 것이 아니라 참여하는 모든 사람들이 회의에 의견을 낼 수 있게 된다”고 밝혔다.

이런 생각은 아마존의 제프 베조스 대표도 같은 생각이다. 회의는 아이디어를 주고받는 장소이기 때문에 참석자 전원이 대화에 참여하고 의견을 공유해야 한다는 생각이다. 또 귀중한 시간이 낭비돼서는 안 된다는 것이다.

라이프해커는 “회의 전 시간을 두고 회의의 목적을 결정하라”면서 “최신 정보를 정기적으로 공유하는 것도 중요하지만 매번 같은 시간에 회의를 해야 한다는 오래된 아이디어는 참가자가 시간 낭비라고 느낀다”는 말로 회의의 변화가 필요한 시점이라고 강조했다.