효율적인 모바일 오피스의 조건

최근 금융위원회와 금융감독원이 금융실명법상 거래정보 제공동의서가 금융실명법시행령의 요건을 충족할 경우 전자문서로 대체할 수 있다는 유권해석을 내린 바 있다.이에 따라금융기관의 종이 서류와 문서 업무가 상당히 줄어들 것으로 예상된다.뿐만 아니라,일부 지방자치단체도 스마트회의 시스템과 모바일시정 시스템을 도입해종이 문서 절감으로 인한 비용 및 업무 효율성 향상을 꾀하고 있다는 소식을 곳곳에서 접할 수 있다.

이 같은 변화가 일어나고 있는 이유는 무엇일까?

최근 어도비 연구 조사결과는 구식의 비즈니스 프로세스와 낡은 문서 작업 방식이 생산성과 효율성, 직원 만족도에 미치는 영향력을 보여준다. 조사에 참여한 근로자 중 83%가 ‘낡은 문서 작업 방식으로 인해 성과 및 업무 생산성이 떨어지고 있다’고 느끼고 있고, 61%는 ‘문서 작업량과 행정 업무가 상당히 줄어든다면, 진급이 늦어진다고 해도 이직할 의향이 있다’고 응답했다. 과도한 문서 작업은 업무 지연을 일으키는 병목 현상의 주요한 요인으로 꼽힌다. 실제로 이번 조사에서도 응답자의 55%가 ‘낡은 문서 업무 프로세스의 영향으로 정작 중요한 업무에 더 깊이 관여하지 못하고 있다’고 답했다.

모바일 오피스를 지향하는 움직임은 몇 년 전부터 계속되어 왔지만, 모바일 기기의 빠른 확산으로 그 이행이 가속화되고 있다.가트너는 2016년 전 세계 스마트 모바일 기기 판매량이 16억대에 이르고,근로자의 40%가 모바일 환경에서 일하게 될 것이라전망하고 있다.

이 같은 흐름에 맞춰 이미 모바일 오피스를 지원하는 다양한 애플리케이션이 존재한다. 그러나 단지 업무 처리를 모바일 기기에서 할 수 있다는 것만으로는 진정한 의미의 모바일 오피스라고 할 수 없다. 실제 모바일 기기로 처리할 수 있는 문서 업무의 범위에는현실과 이상의 괴리가 존재한다. 문서 열람과 같은 기본 기능에서부터 편집, 서명, 전송 등의 다양한 고급 기능을 모바일 앱에서 제공하고,이를 통해 사용자들은 PC와 동일한 환경에서 끊김 없이 문서 업무를 처리할 수 있어야 한다.이것이 올해 초 출시한 ‘어도비 도큐먼트 클라우드’를 통해 어도비가 지향하는 바다.

즉, 모바일 오피스의 핵심은 효율적이고 연동된 업무 환경을 조성하는 데 있다.이를 통해 문서와 행정 업무를 체계적이고 신속하게 처리하고, 핵심 업무와 프로젝트에 더 많은 인력과 시간,자원을 투입할 수 있어야 한다. 이러한 문서 처리 프로세스와 업무 환경의 개선은 조직의 효율적 자원 배분을 넘어각 구성원의 역량 개발에까지 영향을 미치게 된다.

앞으로는 이러한 업무 방식의 변화에 따른 효율성의 차이가 기업과 조직이 발전하고 경쟁에서 앞서 나가는 데 중요한 요소가 될 것이다. 경영 컨설팅을 받고 제도를 개선하며 직원 역량 교육을 실행하는 것 못지않게 업무 프로세스 혁신의 효과는 크다. 질문은 간단하다. 문서 작업이 기업의 핵심 임무를 돕는가,지연시키고 있는가. 앞으로 어떻게 변화할지는 바로 기업의 혁신 의지에 달렸다.

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