DK유엔씨 "통합문서관리로 보안·버전관리 해결"

기존 사무직 근로자들의 업무 프로세스는 한 가지 업무를 위해 생산하는 문서가 담당자와 일자별로 여러번 중복해 작성된다. 종이 문서든 전산망에 저장한 파일이든 최신 버전을 구분할 수 없고 사용처를 통제할 수 없어 보안유출의 우려마저 있었다. DK유엔씨와 한국오라클이 구축을 마치고 23일 공개한 동국제강 통합문서관리솔루션 '더블아이디에스(IIDS)'는 이같은 문서 관리 프로세스와 업무 습관을 혁신하기위해 중앙집중형 시스템으로 문서관리를 일원화했다.

IIDS 구축에 활용된 오라클 ECM 스위트 솔루션은 단일 플랫폼에서 정형, 비정형 데이터를 함께 다룰 수 있으며 전사적 자원 관리(ERP)와 기존 기업들이 사용하던 그룹웨어 등을 통합해 준다. 시스템은 문서를 단일화해 저장하고 통합 관리하는 '중앙 서버 영역'과, 문서를 직접 생산하고 열람하는 업무 담당자 PC를 가리키는 '개인 공간 영역'으로 구분된다.

IIDS 중앙 서버는 외부 출장이나 재택근무 환경에서도 기업내 문서를 외부로 유출하지 않고 가상사설망(VPN)과 서버 기반 컴퓨팅(SBC) 기술로 업무를 진행할 수 있다. 접속하는 PC들의 하드디스크 저장공간을 제어해 일정 용도 이상으로 쓸 수 없도록 통제하고, 임시로 저장이 허용된 '보안 공간'을 100메가바이트(MB) 정도 제공한다. 이는 동영상이나 설계도면 데이터를 다루는 연구소 등을 제외하면 현업에서 일반적인 단일 문서를 생산시 충분히 쓸 수 있는 용량이라고 DK유엔씨 측은 설명했다.

현업 사용자는 이 보안공간을 통해 임시 문서 작업을 진행하다가 한 번 등록한 모든 문서를 개인 PC가 아닌 IIDS 서버 공간에 저장한다. 문서를 생성, 저장할 경우 IIDS는 이를 표준화된 문서분류체계 'RMS' 기반으로 등록해 일괄 관리한다.

이날 IIDS를 소개한 동국제강그룹 IT를 총괄하는 변명섭 DK유엔씨 대표는 동국제강의 경우 1천745개 소분류로 모든 문서를 표준화했는데, 향후 현업 성격이나 조직 구성이 바뀌더라도 기본구조인 중분류, 대분류를 변경하지 않도록 포괄적으로 설계됐다고 밝혔다.

또 중앙 서버에 저장되기때문에 협업 환경에서 각자 PC를 통해 접속하고 공동작업을 진행할 수 있고, 출력이나 외부 저장이 제한되기 때문에 보안성 유지와 버전 관리가 자연히 실현된다. 문서 자체에도 암호화 기술이 적용돼 있으며, 사용 권한은 각 문서마다 일반, 대외비, 중요, 극비 문서 등이 구분된다.

변 대표는 IIDS는 서버시스템에서 문서를 공유하고 협업하는 공간을 제공하며, 팀장이든 구성원이든 한 번 주어진 권한을 기반으로 최소화된 프로세스로 문서를 관리할 수 있게 해준다며 분산된 접근 경로와 저장 공간으로 발생했던 기존 문제들을 중앙집중화한 단일 서버 환경으로 단순화시켜 원천적으로 해결했다고 말했다.

DK유엔씨는 문서관리 솔루션이 단순히 업무 시스템을 구성해줄 뿐아니라 문서 등 기업콘텐츠의 작성과 활용, 보존과 폐기에 걸친 '수명주기'를 통제하기 위한 정보 전략을 실현해준다고 강조했다.

변 대표는 기업 입장에선 공장에서 불필요한 생산으로 악성 재고를 유발하는 공장 라인이나 프로세스 중복으로 재고성 문서를 만들어내는 사무직, 관리직 근로자 업무습관도 죄악이라며 현대 문서관리 솔루션은 단순한 기업 콘텐츠 관리(ECM) 솔루션의 일종이 아니라 기업문화와 업무 프로세스를 선진화할 수 있는 지식경영의 촉매다고 말했다.