디지털 문서 보관「더는 미룰 수 없다」

서서히 소리없이 다가오는 디지털 아카이브나 공문서의 장기 이용에 관한 문제에 적극적으로 임하고 있는 미국의 주 정부는 전체의 극히 일부에 불과하다.전미주 정부 CIO 회의(National Association of State CIOs：NASCIO)의 경영진 디렉터인 더그 로빈슨은 몇몇 예외는 있지만, 미국의 대부분의 주는 ‘디지털콘텐츠 형태의’ 문서의 보관 유지에 관한 포괄적 전략을 세우고 있지 않다고 지적했다. 그러한 문서는 전자 포맷으로 작성돼 있으며 종이 문서로는 보존돼 있지 않다. 로빈슨은 “주 정부가 각종 기록의 영속성에 대처하기 위해서 어떠한 법이나 시행령을 제정한 예는 극히 드물다”면서 “디지털 콘텐츠를 보존할 때에 사용하는 포맷이 주마다 다른 점이 큰 과제”라고 지적했다. 미네소타주에서는 2006년 3월, ‘개방적인 데이터 포맷’의 사용을 의무화하는 법안이 제출됐다. 즉 주 기관에서 표준 기반의 제품을 사용하도록 하자는 것이다. 또 이 법안에는 무엇이 ‘표준’인지에 관한 기준에 대해서도 상세하게 설명돼 있으며 다른 IT 관련의 주 기관에 대한 여러가지 책임도 제안하고 있다.미네소타주가 진행하는 표준을 사용한 장기 데이터 액세스로의 이행은, 매사추세츠주에 이어 주목을 받고 있다. 매사추세츠주의 이전 CIO는 데스크톱 애플리케이션 전용의 여러 표준 중에서 MS 오피스가 지원하지 않는 오픈도규멘트 포맷을 선택했다고 발표해 큰 파문을 불러 일으킨 바 있다. 2006년 1월에 새로운 CIO를 지명한 메사추세츠주는 현재 시스템의 변경 작업을 진행하고 있으며 2007년 1월까지 완료할 예정이다. 로빈슨은 많은 주가 전자 기록의 보관 유지에 관한 전략을 세우지 않은 데는 여러 가지 이유가 있다고 지적했다. 그에 의하면, 주의 IT 담당 임원의 대부분은 보안이나 서버 콘솔리데이션의 비용 절감과 같은 현안 문제의 대응에 쫓기고 있다. 게다가 주 기관, 연방 정부 기관을 불문하고 기관 간의 관할이 명확하지 않다는 점도 문제다. 매사추세츠주를 예로 들면, 기술 표준의 결정권한을 가지는 CIO가 의원들이나 공개기록사무소의 간섭을 받았다. 그런데도, 각주는 수백만의 디지털 문서나 주지사의 시정 방침 연설 영상 등의 멀티미디어 콘텐츠를 계속 생성하고 있다고 로빈슨은 말했다. @