개인정보위, 인사·노무 분야 '개인정보보호 가이드라인' 마련

개인정보보호위원회는 고용노동부와 함께 '개인정보보호 가이드라인(인사‧노무편)'을 개정해 31일 발표했다.

이번 지침은 디지털 장치를 이용한 근로자 개인정보 처리 증가와 관련해 개인정보 보호 수준을 제고하기 위해 산업계‧시민단체 협의 및 전문가 자문 등을 거쳐, 근로관계 전반에 걸쳐 개인정보보호에 필요한 사항과 폐쇄회로 텔레비전(CCTV) 및 위치‧생체정보 처리장치 등 디지털 장치 도입 시 준수사항 등을 마련했다.

이번 지침에서는 인사‧노무 업무를 ①채용준비 ②채용결정 ③고용유지 ④고용종료 4단계로 나눠 각 단계별 준수사항을 안내했다.

첫째, 채용준비 단계에서는 개인정보를 최소한으로 수집해 안전하게 관리하기 위한 계획을 수립해야 한다.

채용 전형 시, 입사지원자가 불필요한 개인정보를 제출하지 않도록 사전에 안내해 최소한으로 개인정보를 처리해야 하며, 합격여부는 당사자에게 직접 통보해 불필요한 노출을 방지해야 한다. 채용여부 확정 후에는 채용서류를 반환하거나 온라인 제출로 반환이 어려운 경우 등에 지체없이 파기해야 한다.

채용시험 점수의 열람 요청 시, 특별한 사정이 없는 한 열람을 허용해야 하며, 인공지능 등 완전히 자동화된 시스템으로 채용전형을 진행할 시에는 정보주체가 요구하는 경우 해당 시스템에 의한 결정에 대해 채용 담당자 등이 검토해 검토 결과를 설명해야 한다.

둘째, 채용결정 단계에서는 근로자 명부, 임금대장 등 법령상 의무준수를 위해 필요한 경우 해당 법령근거를 안내하고 개인정보를 수집해야 하며, 인사발령·교육·복리후생·연봉계약·근무성적평가 등 근로계약 체결·이행을 위해 필요한 최소한의 개인정보를 수집해야 한다. 또한 개인정보위는 법령준수 및 단체협약‧취업규칙‧근로계약 체결‧이행에 필요한 개인정보 이외의 수집은 개인정보 최소수집 원칙에 위배될 소지가 있음을 안내했다.

셋째, 고용유지 단계에서는 근로자의 개인정보를 공개하려는 경우 원칙적으로 근로자 동의를 받아야 하며, 급여 등 개인정보 처리 위탁 시 교육‧감독 등을 철저히 해야 한다. 또한 영업 양도‧합병 등으로 근로자 개인정보 이전 시, ▲이전 사실 ▲받는 자의 연락처 ▲이전을 원하지 않는 경우 조치 방법 등을 알려야 한다.

넷째, 고용종료 단계에서는 퇴직으로 인해 개인정보가 불필요하게 된 경우 원칙적으로 복구 또는 재생되지 않는 방법으로 지체없이 파기하고, 경력증명서 발급을 위한 개인정보는 보유기간을 공식적으로 정하여 개인정보처리방침에 작성‧공개해야 한다.

인사정책 수립목적으로 퇴직자 인사정보가 필요한 경우, 익명 또는 가명처리 후 통계 등의 형태로 이용할 수 있다.