클립소프트, 페이퍼리스 업무시스템으로 종이사용 줄여

클립소프트(대표 김양수)는 종이 사용을 줄이는 모바일 ‘현장점검 보고서’ 시스템의 시범 적용을 마치고 정식 운영에 돌입한다고 29일 밝혔다.

이 현장점검 보고서는 전자서식 솔루션 클립이폼(CLIP e-Form)을 활용하여 종이문서 출력 없이 모바일(태블릿 PC 등)로 점검서명/발송/보관 등의 업무를 한 번에 처리할 수 있도록 한 페이퍼리스 업무시스템이다.

다양한 업무로의 확장을 고려해 지나치게 종속적이지 않으면서 점검 대상 제품군이나 점검 항목 변경이 쉽고 사용이 편리하도록 설계된 것이 특징이며, 향후 최적화된 기능을 공통화해 유사한 업종과 각종 산업 현장에 공급할 수 있도록 상품화까지 검토 중이다.

그간 클립소프트는 종이 없는 친환경 페이퍼리스 업무 환경 구축에 나선 공공/금융/기업/대학 등에 전자서식 클립이폼(CLIP e-Form)을 코어 솔루션으로 공급해왔으나, 이번 현장점검 보고서와 같이 특정 업무 서비스를 자사의 솔루션으로 직접 개발해 운영하는 것은 이번이 처음이다.

약 6천여 개의 레퍼런스를 보유한 클립소프트는 다양한 업무에 적용된 자사 솔루션을 안정적으로 유지·보수하기 위한 CMS팀을 상시 운영하고 있다. 이들은 주기적으로 고객사를 방문해서 안정적인 솔루션 영위를 점검하고, 확인 서명을 받아왔다.

업계 대부분의 현장에는 아직도 종이로 출력한 점검 보고서에 고객의 서명을 받은 후, 스캔·복사하여 사본을 보관하고, 원본을 다시 고객에게 발송하는 아날로그식 업무 환경이 여전하다.

클립소프트 CMS팀 매니저들은 보고서를 출력하며 발생한 매년 수천 장 이상의 종이문서와 이를 분실하지 않으려는 보관 노력까지 고려할 때, 많은 기회비용을 잃었다는 것에 공감했다.

이에 지난 5월 말 ▲점검 보고서 양식을 전자문서화하고 ▲CMS 매니저가 소지한 태블릿 PC로 서명을 받아 ▲현장에서 즉시 원본 전자문서를 보관하고 ▲동시에 고객의 이메일로 전자 점검 보고서를 발송해주는 자체 페이퍼리스 업무시스템을 구축했다.

한 달여간 시범 운영을 통해 CMS팀 매니저들은 앞서 말한 모든 것을 생략할 수 있는 페이퍼리스 시스템의 높은 업무 효율성과 편의성을 실감했다. 또한 대다수 고객으로부터 종이문서 보관도, 스캔도 필요 없고, 그 자리에서 즉시 전자 보고서를 발송해주는 것에 매우 실용적이고 만족스럽다는 호평을 받았다고 밝혔다.