[기고] 스타트업, 이사회 열고 의사록 반드시 남겨야

스타트업은 소수 인원으로 구성돼 수많은 업무를 수행하고 빠르게 의사결정을 할 필요가 있으므로, 이사회나 주주총회 등 절차를 번거롭고 비효율적인 것으로 여기는 경우가 많다. 특히 이사회는 소수 창업자들로 구성돼 매일 여러 업무를 논의하고 수행하므로, 이사회 결의사항을 다른 업무와 분리하고 이사회 형식을 갖춰 결의할 필요가 있는지 의문을 갖는 경우가 많다. 그러나 이사회는 업무집행에 관한 의사를 결정하고 이사 직무집행을 감독하는 기관으로, 적어도 법령에서 이사회 결의를 받도록 하는 중요재산 처분, 이사와 회사간 거래, 신주발행, 대표이사 선정 같은 사항은 반드시 이사회 결의라는 형식을 갖춰야 한다.

이사회 결의를 거치지 않은 경우 해당 업무 효력이 문제될 수 있음은 물론 이사는 배임죄의 죄책을 질 수 있다. 이에 스타트업은 이사회 소집이나 결의방법에 있어 아래와 같은 사항을 숙지하고 있어야 한다. 먼저, 이사회는 3명 이상 이사로 구성하는데, 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 3명 미만 이사를 두고 이사회를 구성하지 않을 수 있다. 스타트업은 통상 자본금 조건을 충족하므로 이사회를 구성하지 않는 것이 편리할 것이라고 생각할 수 있지만, 이러한 경우 이사회 결의 사항 중 많은 항목이 주주총회 결의를 요구하도록 변경돼 오히려 더 불편할 수 있다.

사고 발생이나 급변한 시장상황 등에 기민하게 반응할 수 있도록 이사회 소집절차는 주주총회만큼 엄격히 요구하지 않는다. 모든 이사 및 감사에게 소집사실을 사전에 통지하는 것은 동일하나, 사전통지 기간이 1주일로 주주총회의 2주일보다 짧고 정관으로 더욱 단축할 수 있다. 이사 및 감사의 전원 동의가 있으면 소집통지 없이 이사회를 개최할 수 있음은 물론이고, 이사회 개최일시를 이사회 규칙이나 이전 이사회에서 미리 정하고 소집통지를 생략할 수 있다. 통지는 구두로도 가능하다. 또 이사회에서 논의하고자 하는 의제가 무엇인지 알리지 않아도 무방하다. 이에 실무상 소집통지 형식이 문제되는 경우는 거의 없으나, 반대가 예상된다거나 사이가 좋지 않다는 등의 이유로 일부 이사에 대한 이사회 소집통지를 누락하면 안된다는 것을 유의해야 한다.

또, 회의를 실질적으로 열지 않고 서면, 문자, 전자메일 등을 통한 단순 동의는 이사회 결의로써 효력이 없다. 이사회 결의는 이사 과반수가 출석해야 하고, 출석한 이사 과반수를 얻어야 결의가 이루어지는 게 원칙이다. 실무상 과반수 요건에서 실수가 발생하는 경우가 있는데, 예를 들어 총 4명의 이사 중 2명이 출석한 경우 과반수를 만족하지 못하였으므로 이사회 개최는 유효하지 않다. 이사회 결의 요건은 정관으로 요건을 강화할 수는 있지만 완화할 수는 없으며, 결의사항에 이해관계를 갖는 이사는 정족수 계산에서 제외해야 한다.