녹십자, 구매서비스 디지털 서비스데스크 전환 '성공적'

내부 구매 요청 방식 일원화 및 관리 체계 투명화

GC녹십자는 공급자 관계 관리(SRM) 고도화 작업의 일환으로 ‘구매 ITSM’(이하 구매잇슴)을 도입했다. 계열사 간 내부 구매 요청 방식을 일원화하고, 투명한 관리체계를 구축하기 위함이다.

그동안 구매관련 서비스 요청은 이메일이나 전화, 사내 메신저 등 다양한 채널로 이뤄졌다. 이를 모두 통합하기 어려울 뿐 아니라, 일부 업무요청이나 관련 내역이 누락되는 등 이력 관리 및 운영에 어려움이 있었다.

구매유닛 신풍호 유닛장은 “’빠르고, 명확하고, 잘 보이게’ 구매를 요청하는 사용자에게 최대한의 편의를 제공하기 위해 구매헬프데스크 서비스에 대한 생각은 몇 년 전부터 구상해왔다”며 “다양한 솔루션을 고민하던 중 IT유닛에서 도입한 잇슴(ITSM)을 보고 우리가 구상 중이던 시스템에 적합하다고 판단했다”고 구매잇슴 도입 이유를 설명했다.

구매잇슴을 소개하는 녹십자 최순우 팀장(왼쪽 첫번째)와 신풍호 유닛장(오른쪽 두번째) (이미지=GC녹십자)

도입 후 60시간 이상 걸리던 처리 시간은 절반인 28시간 30분 수준으로 줄었다. 모든 구매요청 업무가 대시보드 내에 모두 표시되기 때문에 누락되거나 연기되는 사례도 없었다.

구매 과정 중 발생하는 내역과 각 담당자의 처리 과정에 대한 만족도도 기록할 수 있다. 기록 내용은 자료, 불량, 소싱, 발주, 납기, 단순 문의 등 총 여섯 가지 유형으로 분류된다.

한달 단위로 구매 요청 내역을 대시보드로 확인하는 등 기존에는 수치화 할 수 없었던 내용을 명확히 파악할 수 있게 됐다. 이와 함께 발생한 문제에 실시간으로 대응할 수 있는 방안도 마련할 수 있게 됐다.

구매지원팀 최순우 팀장은 “구매잇슴은 사용자 중심의 시스템으로 구매요청 업무를 개선하기 위한 노력의 일환으로 현장의견을 수렴해 구현가능한 범위 내에서 최대한 반영하려 했다”며 “아직 도입 초기라 사용에 어색할 수 있지만, 현업에서 만족할 수 있는 서비스 품질을 제공할 수 있도록 노력하려 한다”고 말했다.

구매잇슴을 도입한 다른 이유는 구매요청 과정에서 발생하는 다양한 데이터를 축적해 활용하기 위함이다.

최근 다양한 분야에서 활용하고 있는 인공지능(AI) 기반 기계학습(ML)이나 데이터 분석을 하기 위해 필요한 빅데이터 풀을 마련하겠다는 것이다.

최순우 팀장은 “기존에는 구매요청 관련 내용에 대한 체계가 이뤄지지 않아서 데이터를 축적하거나 분석할 수 없었다”며 “구매잇슴을 통해 축적한 정제된 데이터는 시스템의 업그레이드와 업무 개선 등 다양한 분야에 활용할 수 있도록 다양한 시도를 이어나 갈 계획”이라고 말했다.

GC녹십자는 언택트 시대에 필요한 유연한 근무환경 제공, 내부소통 강화, 시스템 기반 가시성 확보, 업무 개선 및 관리 등을 위한 업무 개선을 지속적으로 하고 있다.

구매잇슴은 구매규정집 선포, SRM고도화에 이은 구매요청 업무 개선을 위한

2020년도 GC녹십자 구매혁신의 세번째 단계다.

최순우 팀장은 “사용자의 불편을 최대한 해결하고 도움을 제공하는 것을 목표로 하고 있다”며 “‘빠르고, 젊고, 강하게’라는 우리의 슬로건처럼 구매잇슴 등 다양한 솔루션으로 업무환경 개선할 것”이라고 강조했다.

에스티이지와 함께 구축한 구매잇슴은 IT서비스관리시스템(ITSM)기반 시스템을 기반으로 한다. 구매 요청 사항 채널을 통합하고 프로젝트 별로 정리해 가시성을 높이고 업무 진행속도를 높일 수 있다.

에스티이지 임현길 대표는 “앞으로 이번 녹십자의 사례와 같이 기업의 디지털전환을 위한 인사, 총무, 재무, 시설 등 기존 전사 서비스의 디지털 서비스데스크의 수요가 크게 증가할 것으로 예상하고 이러한 수요 증가에 있어서 자체 기술의 로우코드 플랫폼을 활용하여 기업의 디지털 트랜스포메이션을 도울 것”이라고 강조했다.