"전자문서가 원본 역할…소비자·기업 업무에 확산"

"종이문서 스캔한 '전자화문서'가 아니라 전자문서가 원본으로 활용되는 시대다."

12일 지디넷코리아가 서울 여의도 전경련회관에서 개최한 '파이낸스 이노베이션 컨퍼런스(FIC) 2017'에서 '페이퍼리스 디지털 금융의 시작, 전자문서 솔루션 오즈e폼(OZ e-Form)'을 주제로 발표한 포시에스 프리세일즈팀 문광훈 부장은 국내 전자문서솔루션의 확산 동향을 소개했다.

문 부장에 따르면 규제완화가 전자문서시스템 관련 시장에 호재로 작용했다. 특히 KISA가 지난해 12월 마련한 대면거래업무에서의 전자문서 작성 및 보관요건은 전자문서 전송매체 수단에 제한을 두지 않는다, 전자문서 보관시 신뢰성확보에 필요한 최소요건만을 제시한다는 등의 내용을 담아, 금융권의 은행계좌개설, 본인확인과 사전동의 및 문서작성 등 비즈니스프로세스에 전자문서시스템 활용을 적극 검토하게 했다.

과거 종이문서환경 중심일 때 계약서 등은 개인정보를 담고 있어 민감하기때문에 기업들이 법에 정한 기간만큼 보존하도록 했다. 금융사와 통신사 등에서 매년 법적으로 보존의무가 있는 문서 95억장을 생성하고 있다. 스캔을 통해 전자문서화해도 원본 종이문서는 여전히 보존해왔다. 하지만 향후 처음부터 전자적으로 작성된 문서를 원본으로 활용하는 실제 서비스가 늘 전망이다.

문 부장은 "통신사는 연내, 금융권은 내후년까지 종이문서를 파기하고 전자문서를 쓰도록 정부가 푸시하고 있다"며 "2012년 전자문서법 개정으로 종이문서를 스캔한 전자문서가 아니라 태블릿, PC, 스마트폰으로 작성된 전자문서도 원본으로 인정받게 됐고, 규제완화 통한 전자문서시스템 확산이 가속됐다"고 설명했다.

그는 또 "카드사에 회원 등록시 담당자가 태블릿 기기로 계약서를 작성하고 바로 가입, 카드발급까지 하는 게 요즘 흐름이고 이에 따라 고객들 눈높이가 높아졌다"며 "이런 모바일 전자문서시스템을 우리는 e폼(e-Form) 시스템이라 부르는데, 보험쪽에서 (쓰기) 시작했고 카드사와 일반 기업에서도 이런 시스템을 구축하는 추세고 최근 공공시장으로도 확대되고 있다"고 덧붙였다.

문 부장은 전자문서솔루션의 세대별 진화과정과 모바일전자문서시스템(ODS) 동향, 창구용 전자문서시스템 동향, 스마트폰을 이용한 자가서명시스템 동향, 동시처리를 지원하는 전자문서시스템 동향, 공공 및 통신업종 전자문서솔루션 확산추세, 포시에스의 시장입지 등을 소개했다.

그는 국내 전자문서솔루션을 4개 세대로 나누고 세대별 특징을 정리했다.

1세대 전자문서솔루션은 2012년 시장이 열리면서 난립한 업체들의 순수PDF기반 솔루션이었다. 폼PDF(form PDF)라는 정보입력이 가능한 파일포맷을 가지고 서명 및 타이핑 정보를 입력하는 것이었다. 명확한 솔루션보다는 시스템통합(SI)프로젝트 형태로 구축된 전자문서시스템이 많았다.

2세대는 XML기반 PDF솔루션이었다. PDF로 만든 원본 서식파일을 그대로 두고 그 위에 입력정보 좌표를 설정한 XML기반 메타정보 파일을 쌍으로 묶는 방식을 썼다. 이 방식은 너무 무거워서 전자문서를 실시간 배포하기 어려웠고, 하루 한 번씩 선배포해야 했다. 배포 도중 문제가 발생하더라도 그 다음날까지는 재배포를 할 수 없었다.

3세대는 순수 XML기반 솔루션이었다. PDF 포맷을 쓰지 않고 문서 자체를 XML로 그리는 방식이었다. 클라이언트에서 동적으로 형태를 변경하는 처리가 가능했다. 예를 들어 서식 하단에 고정된 내용이 붙는 문서의 앞쪽에 약관 내용이 길어지거나 줄어들면, 그 고정된 내용의 표시영역 위치를 클라이언트에서 옮기는 동적 처리가 가능했다. 다만 기존 PDF 파일을 재사용할 수 없고 이미지파일 재작성해야 했다.

4세대는 XML기반 솔루션의 동적 처리에 따른 단점을 보완한 PDF+XML 혼합 솔루션이다. 개인정보이용동의서같은 공통된 내용은 PDF파일 서식으로 처리하고, 중간의 차트 및 동적 데이터가 들어가는 페이지는 XML을 사용하는 방식이다. XML과 PDF를 조합해 다양한 패턴의 전자문서서식을 효율적으로 처리할 수 있어 보험사같은 곳이 선호한다는 설명이다. 포시에스의 '오즈e폼'이 이 4세대솔루션이다.

ODS 활용 동향 설명이 이어졌다.

ODS는 기업이 태블릿PC같은 회사 모바일기기로 영업사원이 고객을 만나 종이없이 계약서를 작성하게 하는 대면거래용 솔루션이다. 실외에서 은행 직원이 아이패드로 회원가입하고 15분만에 체크카드를 즉시발급하는 식의 시스템도 이를 통해 구현된다. iOS, 안드로이드는 이미 지원되고 보험업계에선 윈도 지원 요구사항이 대두됐다. 모바일앱뿐아니라 HTML5 웹형태의 접근 시나리오도 검토되고있다.

포시에스의 오즈e폼은 모든 플랫폼에 다양한 입력서식을 지원한다. 종이보다 빠른 입력을 위해 특정 컴포넌트 줌기능 등 쉬운입력모드를 제공한다. 개인정보보호법 강화에 대응한 신분증 자동촬영 및 마스킹 기능도 갖췄다. 기업대 개인용 업무를 위한 기능을 넘어, 법인간 계약에 필요한 도장 이미지를 전자문서에 입력할 수 있는 기술도 소프트웨어 방식으로 구현해 제공하고 있다.

은행 등 기업 창구에서의 전자문서시스템 활용 동향은 어떨까.

내방객 창구거래는 원래 다 종이문서 기반이었지만 이것도 전자문서기반으로 바뀌는 중이다. 태블릿모니터나 태블릿PC 기기로 구현될 수 있다. 솔루션을 도입한 창구직원 담당자와 내방객은 같은 컴퓨터를 쓰면서 서로 다른 화면을 보게 된다. 직원과 내방객이 같은 전자문서에 다른 정보를 입력해야 하는데, 한 컴퓨터에서도 각자 입력 포커스를 유지하면서 동시 입력을 지원한다. 종이문서처럼 전자문서에도 고객이 작성해야 할 필수 정보 입력난을 표시하고 불필요한 입력난을 건너뛰게 할 수 있다.

문 부장은 "2015년 3월 금융위 발표로 복잡한 국내 금융거래서식 간소화가 추진됐는데, 이게 전자서명에서도 법적으로 가능할지에 금융권이 보수적으로 생각했지만 이제는 도입됐고 보험사에서도 바꾸려고 한다"며 "지금 고객 성향은 귀찮음에 약하기 때문에 서비스들이 이를 따라가는 경향을 보인다"고 설명했다. 그는 올해 11건의 금융권 창구 페이퍼리스시스템프로젝트 중 9건에 오즈e폼이 선정됐다고 덧붙였다.

스마트폰을 이용한 자가서명시스템 동향은 손해보험업계 '핫트렌드'로 묘사됐다.

보험사들이 기존 온라인 자가청약과 다이렉트보험 서비스를 모바일 기기로 구현하려는 추세다. 인증시스템에 카카오알림톡이나 SMS으로 보낸 특정 URL을 열면 휴대폰 본인인증을 거쳐 HTML5 환경에서 각종 동의화면과 전자문서가 로딩되는 형태다. 앱을 설치하지 않고 내용을 검토하고 서명을 할 수 있도록 만들어졌다. 실제 전자문서생성과 서명값 저장은 서버에서 이뤄진다.

종이문서의 동시작성 시나리오를 전자문서로 최대한 가깝게 구현한 아이디어도 소개됐다.

특정상품 가입 독려시 10명이 가입의사를 밝히면 종이문서는 서식을 10장 출력해 나눠주면 된다. 일반 전자문서솔루션은 이렇게 진행되지 않는다. 1명이 가입을 진행할 동안 나머지는 기다려야 하는 게 일반적이었다. QR코드를 활용한 해법이 제시됐다. 영업점 창구 환경일 때는 번호표 발급기에 QR코드가 찍히는 번호표를 발급하고, 실외 대면거래 환경일 땐 QR코드를 찍은 명함을 배포하는 시나리오다.

서비스 가입 희망자는 제공받은 자신의 모바일기기로 QR코드를 읽어 브라우저를 띄운다. 그러면 브라우저에서 오즈e폼 기반의 전자문서 입력서식을 접할 수 있다. 정보를 다 작성한 다음 확인버튼을 누르면 또다른 QR코드가 생성된다. 이걸 갖고 있다가 가입을 요청할 창구직원이나 출장 직원의 ODS에 제시하면 된다. 이로써 기업은 각 고객 정보를 즉시 입력받고 서명만 순차적으로 받아 빠르게 처리할 수 있다.

금융권을 넘어 민간과 공공, 통신업종에서 전자문서솔루션 활용 사례도 늘고 있다.