사이버다임, 대한상사중재원 ‘전자문서관리시스템’ 구축

사이버다임(대표 김경채)은 대한상사중재원 전자문서관리시스템 구축 프로젝트를 자사 콘텐츠 관리 시스템(Destiny ECM)을 통해 완료했다고 11일 밝혔다.

대한상사중재원은 업무 서류를 종이 문서로 보관하면서 불편한 검색과, 물리적 보관 공간 확보 부족 등의 문제를 겪었고, 전자문서로 변환 및 통합 관리 필요성을 느꼈다.

이에 사이버다임은 기존 오프라인으로 관리하던 문서를 단일저장소에 통합 관리 할 수 있도록 인프라를 마련하고, 조직도 기반 문서 관리 체계 수립 했다. 파일의 정확한 위치를 몰라도 검색으로 활용 가능하다.

전자문서의 위변조 방지 방안도 마련됐다. 대한상사중재원은 업무상 진본 확인이 중요한 문서를 주로 다루기 때문에 쉽게 변경이 가능한 전자문서는 진본 입증 문제가 발생할 수 있다는 우려가 제기됐다.

사이버다임은 전자문서를 생성한 후 파일이 변경되지 않도록 PDF 파일로 변환하는 프로세스를 적용해 의도적인 위·변조를 차단했다. 진본임을 증명할 수 있는 타임스탬프 진본마크를 삽입하는 프로세스를 도입했다.

문서 중요도에 따라 사용자, 부서, 직급별 보안 설정을 할 수 있도록 접근 권한을 세분화했다. 문서 등록부터 수정, 삭제, 공유 등 전체 수명주기를 체계적으로 관리할 수 있는 이력 및 버전 관리 기능을 제공해 무분별한 문서 공유와 활용은 차단하도록 했다.

사이버다임 측은 “조직 내 생성되고 유통되는 산출물의 중요성이 커질수록 문서가 명확한 관리 아래 활발히 공유돼야 업무 생산성이 향상될 수 있을 것”이라며 “전자문서관리시스템 도입이 대한상사중재원의 직무 역량 강화에 큰 도움이 될 것”이라고 설명했다.