"사무실에서 막내가 사라졌어요"

“사무실에서 막내 할 일이 사라졌습니다. 진짜 업무만 집중할 수 있게 됐고, 잡무에 시간을 허비하는 경우가 없어졌어요.”

어느 회사건 막내는 있다. 그리고 막내는 항상 정신없이 바쁘다. 본업무도 바빠 죽겠는데, 상사들은 수시로 그를 불러 이런저런 심부름을 시킨다. 서류출력, 복사, 프리젠테이션 작성, 회의실 예약 등등. 잡무를 한참 하다가 본 업무를 하려면 결국 야근을 택할 수밖에 없다.

사실 막내뿐 아니라, 관료제 기반의 회사조직은 상사와 부하직원, 부서와 부서 간 각종 시간낭비를 만든다. 프로젝트를 시작할 때 사람들부터 모아놓고 시작한다. 모이면 그만인가. 자료도 미리 만들어야 한다. 자료를 위해 사전에 각 담당자들에게 기본 데이터를 모은다.

지난 3월 KTDS(대표 김종선)는 사내협업포털 ‘통(TONG)’의 정식서비스를 시작했다. 이전에 운영중이던 포털이 있었지만, 스마트워크 지원을 위한 인프라 구축을 위해 마이크로소프트(MS)의 셰어포인트2010을 활용하는 새로운 포털을 구축했다.

3개월이 지난 현재, ‘통’에 대한 KTDS의 반응을 듣기 위해 KTDS BIT본부 GSS정보팀 김헌 과장과, SI본부의 정경일 과장을 만났다. 김 과장은 통사이트 구축을 담당했었고, 정 과장은 실제 사용중인 직원으로서 참석했다.

“한곳에서 일하면서 효과적인 사용처를 만들자는 목표로 시작했습니다. 수동적인 정보제공을 벗어나, 직원이 직접 참여하고 그 안에서 업무를 효과적으로 수행하는 것이 기본 방향이었죠, 또 포털에 올린 모든 업무자료를 ECM으로 축적할 수 있도록 하는 것으로 콘셉트를 잡았습니다.”

김헌 과장은 통의 기본 방향을 이렇게 요약했다. 기존 사내포털이 겉만 번지르하고, 실제 이용률은 낮았던 것에서 벗어나고 싶었단 거다. 쓸데없는 시간낭비를 줄이면서, 동시에 업무 집중도를 높일 수 있는 사내포털이 그의 구상이었다.

“이전에는 포털과 ECM, 작업 공간 등이 따로 있었습니다. 이를 하나로 합쳐서 작업공간을 제공하고, 작업문서들이 자동적으로 ECM화 되도록 했죠. 직원은 프로젝트를 진행하면서 통에 올리는 모든 문서가 자동으로 ECM에 축적되니 ECM에 대한 부담을 없앨 수 있습니다. 또, 검색을 통해 다른 팀원이나 부서 간 정보를 검색해 공유할 수 있도록 했구요.”

전체적인 그림은 스마트워크다. 모기업인 KT가 정부의 스마트워크 정책에 전위대로 나선 상황에서 KTDS가 IT입장에서 지원할 수 있는 기반을 마련해야 한다는 뜻이었다.

“스마트워크를 어떻게 하느냐가 큰 목표라 보면 됩니다. 스마트워크는 일하는 방식에 변화를 줘야한다는 거죠. 능동적으로 일하는 공간을 만들고, 문화를 바꾸는 것이 중요하니까요. 통을 통해 공유하고, 협업을 활성화해 시너지를 많이 높여야 한다는 게 기업 목표입니다.”

정경일 과장은 3개월 정도 ‘통’을 사용하면서 가장 좋아진 것으로 잡무를 없앴다는 점을 꼽았다. 외근이 많은 SI개발자로서 부가작업에 대한 부담이 없어졌다는 것이었다.

“SI개발자다 보니 다 외근이 많은데, 부가작업에 시간할애 해야 하는 불편이 컸습니다. 이게 통 사이트를 통해 획기적인 변화를 맞았죠. 일정관리가 MS 아웃룩으로 되고, 통합사이트에 문서를 올리는 것으로 끝나니 출력의 필요성을 최소화하게 됐어요. 또, 업무분장을 공유할 수 있고, 그 사람의 프로젝트 참여 비중이 몇 프로인지도 공유되죠. 이를 보고 관리자는 또 다른 프로젝트에 인력을 투입할 수 있는지를 판단하구요. 사용자나 관리자 모두가 효율적으로 일하게 됐어요.”

정과장은 여기에 기존의 업무수단을 그대로 쓴다는 점을 덧붙였다. KTDS는 MS 셰어포인트를 도입하면서 커스터마이징을 최소화했다. 오랜 기간 써온 MS 오피스를 그대로 포털로 이식한 것이다. 메일, 문서, 프리젠테이션 등을 웹에서 사용하고, 공유하면서, 아이폰이나 아이패드 내 편집도 가능하니 불편을 못느낀다는 얘기였다.

“실제로 발생하는 리스크나 업무에 대한 문제점을 공유하고, 프로젝트에서 발생하는 문제점을 바로 공유하기 때문에 해결책을 찾기도 쉬워졌습니다. 어디 프로젝트서 무슨 일이 벌어져 해결했는지 참고할 수도 있구요. 모든 구성요소를 한곳에 모아주니, 유사 프로젝트를 시작할 때 이전것을 보고 프레임을 짤 수 있습니다. 시간을 정말 단축하게 됐어요.”

종이도 사라졌다. KT 그룹사 전직원에게 아이패드를 지급한만큼 그 효과는 더 컸다.

“기업에서 문서 출력이 거의 사라졌습니다. 임원을 모시고 하는 브리핑도 발표자나, 임원이나 아이패드만 들고 들어가서 회의하면 끝이죠. 잡스러운 문서가 없어졌다는 게 가장 획기적이고, 누구에게나 열려있고, 또 보안도 잘 갖춰서 정말 많이 쓰고 있습니다.”

KTDS는 현재 얼마나 직원들이 쓰고 있고, 효과적으로 활용하는지 지속적인 모니터링을 진행중이다. 김헌 과장은 계량화를 통해 향후 통을 대외사업에 활용하는데 도움을 줄 것으로 전망했다.

“변화관리의 경우, 해당기간 안에 직급별, 태스크별, 맞춤형으로 나눠서 12회 변화관리 교육을 진행했습니다. 사이트관리자의 고급과정교육도 2회 진행했구요. 임직원 400여명에게 17회의 맞춤형 교육을 진행한 결과 80% 정도는 스마트워킹이 실현가능한 수준으로 끌어 올렸다고 보고 있습니다. 1천명 직원 중 하루 700~800명이 접근하고, 이용률도 매우 높은 상황입니다.