MS오피스, 원격 협업·프로세스 혁신의 촉매

기업들이 오피스 소프트웨어(SW)를 필요로 하는 이유는 제각각이지만 궁극 목표는 협업의 효율이다. 잘 짜여진 프로세스와 이를 뒷받침하는 업무용 솔루션으로 주어진 일을 빠르고 매끄럽게 처리하는 것이 관건이란 얘기다.

단순히 업무용 문서를 읽고 편집하거나 메일을 돌려 보는 수준의 커뮤니케이션이라면 기존 옛날 버전의 마이크로소프트(MS) 오피스만으로도 충분할 수 있다. 그러나 오피스 2010 버전에 기반한 협업 플랫폼을 도입한 국내외 기업과 공공기관들은 상당한 업무 혁신을 이뤘다고 입을 모은다.

이들은 오피스 2010 환경을 웹으로 확장해 온라인에서 워드, 엑셀, 파워포인트, 원노트를 편집하고 공유하는 'MS 웹오피스', 윈도폰 플랫폼을 위한 'MS 오피스 모바일 2010', 기업용 포털 협업 솔루션 '셰어포인트'와 여기 저장된 자료를 동기화하는 '셰어포인트 워크스페이스 2010' 등을 활용해 업무 프로세스를 개선하고 협업 효율을 높일 수 있었다고 한다. 오피스 2010 라이선스를 갖췄을 경우 무료로 도입 가능한 폼 기반 솔루션 '인포패스'도 빠질 수 없다.

■원주시청이 32만 시민행정을 대하는 자세

지난해 중순부터 오피스 2010 버전 도입을 시작한 지방자치단체 원주시청은 자율 업그레이드를 제안한지 6개월만에 데스크톱 80%에 최신 오피스가 설치될 정도로 호응을 얻었다고 전했다.

이같은 도입과 확산 추세에 대해 시청 관계자는 이전까지 오피스 2000, 2003 버전을 혼용하다가 지난 2006년 MS와 정부계약(GA)을 맺고 2007 기반으로 바꾸면서 나타난 변화라며 새로운 도구와 적절한 교육이 조직의 업무효율을 높일 수 있다는 교훈을 얻었기에 볼 수 있는 결과라고 귀띔한다.

당장 원주시청이 오피스 2010 제품군을 도입해 누리는 이점은 일상적인 문서 작성시 업무 효율이 높아진 점, 여러 부서간 자료를 자동으로 취합하는 프로세스 개선 등이다.

원주시청은 32만 시민의 행정과 민원을 총괄하는 공공기관으로써 담당 직원들이 신기능을 빠르게 활용토록 교육을 강화하는 한편 '셰어포인트 워크스페이스 2010'과 '셰어포인트 서버 2010'를 도입해 MS 오피스 활용 가치를 끌어올리는 방안을 고려중이라고 한다.

셰어포인트 활용 시나리오 가운데 하나는 문서 공유와 협업 환경을 구성해 기존 웹하드 방식을 대체하는 것이다. 웹하드는 문서 버전 관리와 공동편집, 책임자 추적 등이 어려운 문제가 있기 때문이다.

또 다른 원주시청 관계자는 공공기관에서 쓰는 프로그램 버전이 높으면 민원인이 작성된 문서를 열 때 특수 기능이 제한되거나 서식이 깨질 것이라 생각해왔다며 지자체가 쓰는 프로그램 버전이 낮아 민원인의 불편이 생긴다는 국민고충처리위원회 공문을 받고 생각해 보니, 문서 버전이 높아 불편하다는 건의를 들은 적은 없었다고 말했다.

최신 SW 버전을 쓰는 비중은 공공기관보다 일반 사용자 쪽이 훨씬 높기 때문이라는 분석이 가능하다.

원주시청 정보통신과는 이번 업그레이드 작업에서 핵심은 교육이라고 파악중이다. 지난 2007 버전 배포 때와 마찬가지로, MS에서 제공하는 업그레이드 제품에 대한 정규 교육을 연말께 시행한데 이어 올해 교육 횟수를 점차 늘려 나갈 방침이다.

프로세스 개선과 협업 효율 증대는 공공기관뿐 아니라 민간 사업자들도 추구해야 하는 가치로 꼽힌다. 특히 비용 손실을 막고 이익을 극대화해야 하는 기업 입장에서는 더욱 중시된다.

■SK텔레콤 오피스 있으면 프로세스 없어도 OK

통신사업자 SK텔레콤은 지난해초 오피스 2010을 기반으로 기업 콘텐츠 관리(ECM) 환경을 재구축해 프로세스를 혁신했다. 회사는 당시 지식 자산을 중앙집중화면서 분류 체계와 문서 구분법, 이를 등록하고 관리하는데 필요한 절차를 개선하는데 셰어포인트가 주효했다고 전한다.

회사는 셰어포인트 2007 서버 기반이었던 기존 ECM 플랫폼을 2010 기반으로 업그레이드하는 가운데 세부 요소를 개발 과정 없이 솔루션 기본 기능으로 구현했고, '오피스 셰어포인트 워크스페이스 2010'을 새로 도입해 프로세스가 없는 환경을 갖췄다. ECM 환경에서 기존 일처리 방식과 절차가 지나치게 복잡해 효율을 떨어뜨리고 있었다는 판단에서다.

오피스 셰어포인트 워크스페이스 2010은 윈도 탐색기와 같이 친숙한 사용자 환경을 갖췄다. 덕분에 사용자들은 서버와 데스크톱을 거부감 없이 오가며 중앙집중화된 문서를 다룬다. 동기화도 자동적으로 실행되며 필요 문서는 윈도에서처럼 찾아 열기만 하면 된다.

SK텔레콤 기업문화실 SKMS팀의 이석인 매니저는 처음에는 다른 기업들의 시행착오를 참조해 되도록 유연한 문서 중앙화를 목표로 했지만 결국 시스템에 프로세스를 너무 많이 집어넣게 됐다며 사용자들에게 일정한 강제성을 띤다는 점에서 ECM 시스템을 쓰지 않게 만드는 부작용을 낳을 수 있는 상황이었다고 말했다.

이에따라 SK텔레콤이 추구한 ECM은 개방된 협업 환경으로 구성원의 참여를 유도하는 공간으로 그려졌다. 문서 등록과 공유에 부서장 승인이 없을 정도로 자유도가 높지만 전사적 디지털 권리 관리(DRM) 시스템과 연계되고 셰어포인트의 문서 버전 관리, 보안 기능 등이 충실히 돌아간다.

또 솔루션을 자사 환경에 최적화하는 대신 기본 기능을 최대한 활용해 향후 서비스 확장과 업그레이드에 호환성 문제가 발생할 가능성을 막았다. 이에 따른 관리 인력과 비용도 절감할 수 있었다고 회사측은 설명한다.

이 매니저는 이번 ECM 고도화를 계기로 업무시스템 통합을 실험중이라며 중장기적 관점에서 전사적 지식 포털(EKP)의 밑그림을 그리고 있다고 언급했다.

MS 셰어포인트 2010은 ECM 플랫폼을 넘어서 향후 SK텔레콤의 로 거듭날 전망이다. 이 경우 각 사용자들은 자신의 관심 태그를 등록해 다른 사용자들에게 특정 콘텐츠를 추천할 수 있다. 조회수나 평점 기반의 정보 서열화도 이뤄진다. 검색을 통해 개인별 맞춤 정보가 제공될 것이다. 회사는 지난해말부터 '셰어포인트용 FAST 검색'을 적용하는 시범사업을 추진중이라고 밝혔다.

■휴맥스, 인포패스로 출장지 통신장애 극복

그런데 기업의 업무 프로세스를 관리하는 문제는 단일 조직 안에서 끝나지 않는다. 전세계에 걸쳐 영업 활동을 전개하는 글로벌 기업들은 지역마다 제품 생산 거점과 판매망이 분산돼 있고, 국내외를 오가는 업무 처리가 필요한 경우도 적잖다.

이 때 업무 보고와 자료 현황 업데이트 등 기본적인 작업이 집중화된 중앙 시스템에 접속해 이뤄져야 한다. 그런데 인터넷 인프라가 열악한 지역의 경우 웹에 연결하는 것도 자유롭지 못한 경우가 잦다.

최근 이같은 난항을 겪은 디지털 셋톱박스 업체 휴맥스는 MS 오피스 솔루션 가운데 하나인 '인포패스'를 통해 이를 해결했다.

인포패스는 비동기식 접속을 지원하는 문서 폼 솔루션이다. 휴맥스는 인터넷에 항상 접속해야 쓸 수 있는 회사 '개발포탈'을 대신해 이를 활용해 출장자들의 보고용 데이터를 정리했다.

개발포탈은 디지털 방송관련 장비를 개발하는 프로젝트 전반에 대해 일정과 과제를 총괄 관리하기 위해 지난해초 회사가 자체 개발한 업무 시스템이다. 국내 본사와 해외서 근무하는 인력 모두 이를 사용해야 했다. 이때문에 출장자들의 볼멘소리가 들리기 시작했다는 게 문제였다.

격오지 출장자들은 종종 보고할 데이터를 잃어버리는 경우가 있었다. 인터넷이 느린 환경에서도 모든 입력 양식을 서버에서 받아온 다음 성능이 떨어지는 PC 환경으로 보고서를 작성하는 번거로움은 너무 비효율적이라는 지적이 제기됐다.

휴맥스는 닷넷이나 리치인터넷애플리케이션(RIA), 폼기반 솔루션 등을 개발하는 방식을 고려했지만 높은 비용이 문제였다. 회사는 접근법을 바꿔 인포패스를 활용한 폼 기능 구현을 생각하게 됐다.

이런가운데 휴맥스 혁신실 IT팀 김천용 과장은 당시 한국MS측에 문의한 결과 제품 차원에서 폼 기반으로 구현해 보자는 아이디어가 실현 가능하다는 것을 확인했다며 인포패스를 통해 라이선스 추가 비용도 없이 제품에 내장된 기능들만 가지고 2주만에 구현할 수 있었다고 설명했다. 전체 직원 가운데 해외 출장을 오가는 30% 이상이 써야 하는 솔루션인 만큼, 오피스 덕분에 추가 라이선스 비용을 들이지 않은 것은 큰 이득이었다고 덧붙였다.

회사는 비용 측면만이 아니라 네트워크 환경에 따른 업무 데이터 손실을 겪지 않고 제대로 전송이 됐는지 확인 과정도 불필요해 편리해졌다고 밝혔다. 또 인포패스를 통해 데이터웨어하우스(DW) 데이터 컬럼을 폼의 선택 항목에 연결하기도 쉬워 관리자들이 원하는 정보를 쉽게 수집할 수 있다고 한다.

회사는 인포패스를 개발포탈 대체하는것에서 나아가 국내외 조직과 협력사간 증빙 문서를 공동 보관해야 하는 경우에도 확대 도입할 수 있을 것으로 기대한다. 우선 환경 보건 안전 관리에 관한 '신화학물질규제(REACH)'를 준수하고 관리하는 시스템에 적용을 고려중이다.