[기고] 업무 혁신 공유오피스, 지속 성장 위한 소통·보안 고민할 때

2020년 3월부터 현재까지 지속된 코로나19 범유행은 그동안 우리가 당연하게 생각했던 '상식'을 송두리째 바꿔 놓았다.

매일 교통체증과 인파에 시달리며 출퇴근하는 번거로움 없이 사실은 어디서나 일할 수 있었다는 것을 우리 모두가 깨달았다. 익숙치 않았던 비대면 화상 회의와 같은 업무 방식이 더욱 보편화되었다.

이런 흐름은 공유 오피스 성장에도 큰 영향을 미쳤다.

많은 기업들이 유동성 확보를 위해 최소 상근 인원만 근무시키는 형태가 확산됐다.

IT 기술을 배경으로 장소에 얽매이지 않고 일할 수 있는 21세기형 Mobile Work과 Moving Office 개념이 본격화되었다.

또 세대를 불문하고 많은 사람들이 집이나 공유 오피스에서 근무하는 것을 당연하게 여기게 되었다.

코로나 특수를 노리며 공유 오피스를 선택한 창업자도 적지 않다.

■ 우후죽순 늘어난 공유오피스의 위기

국내도 이러한 추세에 발맞춰 서울을 비롯해 대도시를 중심으로 많은 공유 오피스들이 아주 짧은 시간에 우후죽순처럼 생겨 나면서 공유 오피스들의 경쟁이 치열해지고 있는 상황이다. 바야흐로 생존의 시대에 들어간 것이다.

특히 한국에서는 엔데믹 이후 직원들을 오피스로 복귀시키는 ”Back to Office”가 급격하게 추진되었고 이전과 같은 주 5일 오피스 출근이 다시 일상화되었다.

최근의 높은 이자율, 침체되고 있는 경기상황 등의 악재가 겹치며 공유 오피스들의 공실율이 높아지고 있으며, 이를 타개하기 위한 대대적인 할인 공세가 이어지고 있는 것이 현실이다.

이렇게 치열해지고 있는 공유 오피스 시장에서 생존과 지속 가능한 성장을 위한 방법에 고민이 깊어질 수밖에 없다.

효율적인 업무 공간의 필요조건은 쾌적하고 개인화되어 업무 집중도를 높이면서 원활한 소통과 철저한 보안을 통해 팀워크를 높이고 정보 자산을 보호할 수 있는 공간일 것이다.

최근 새롭게 등장하고 있는 공유 오피스는 쾌적하고 개인화 된 공간 창출이라는 조건은 만족하지만, 소통과 보안에 관한 대책은 부족한 실정이다.

■ 미팅룸에 배치된 공용 PC 관리 쉽지 않아

국내 진출한 공유 오피스에서 휴게 공간이나 업무 공간 못지 않게 중요하게 여겨지는 것이 바로 소통을 위한 공간인 미팅룸이다.

사내 인원들의 브레인 스토밍과 중간 점검은 물론 불과 몇십 분에 불과한 짧은 피칭으로 고객사를 확보하는 등 다용도로 쓰이기 때문이다.

대부분의 공유 오피스는 빔 프로젝터 이외에 파워포인트나 PDF 파일을 바로 열어볼 수 있도록 미니PC나 노트북 등을 공용 PC로 배치하고 있다. 문제는 이 공용 PC 관리가 쉽지 않다는 데 있다.

빔프로젝터 용 공용 PC는 구동률이 낮으며 본체만으로 상당한 부피를 차지한다. 평균적으로 매일 3시간 이하 작동을 위해 프로젝터와 별도 공간 확보가 필요하다.

관리 소홀로 랜섬웨어가 창궐해 같은 네트워크를 쓰는 다른 입주 기업에도 피해를 끼치는 사례가 있다.

■ 윈도11 내장한 프로젝터 'EH620'

벤큐는 그동안 PC 없이도 각종 파일을 쉽게 투사할 수 있는 스마트 프로젝터 개발에 꾸준히 매진해 왔다. 그 결과 안드로이드 탑재 엔터테인먼트용 프로젝터에 이어 올해부터 윈도11 내장 프로젝터인 'EH620'을 국내 소개하게 됐다.

EH620은 인텔 셀러론 프로세서 기반으로 윈도11 IoT 엔터프라이즈 운영체제를 탑재해 PC 없이 USB 저장장치나 클라우드 스토리지에 저장한 오피스 파일이나 PDF 파일을 투사할 수 있다는 장점을 지녔다.

공유 오피스 운영사는 공용 PC를 설치할 필요 없이 USB 키보드나 마우스만 준비하면 손쉽게 프레젠테이션을 확보할 수 있다. 스카이프와 팀뷰어 미팅 등 앱도 사전 설치되어 웹캠만 추가하면 원격 근무 인원과 실시간 이원 회의도 가능하다.

와이파이 접속 시 WPA2-엔터프라이즈 암호화 표준을 지원하며 공용 로그인 계정을 설정하면 프로그램 임의 설치 등을 방지할 수 있다.

3천400 안시루멘급 밝기에 일반 4천시간, 스마트에코 1만 5천시간 구동을 보장해 운영 등 총소유비용(TCO)을 절감할 수 있다는 것도 장점이다.

■ 기존 기업·기관 회의실 운영 효율화에도 유용

사내 회의실에 설치한 프로젝터의 램프 수명이 다해 고민하거나, 과거 설치한 HD급 구형 프로젝터 교체를 고려하는 기업이나 기관 담당자에게도 EH620은 좋은 대안이 될 수 있다.

전원을 켜면 실행되는 벤큐 런처 인터페이스로 임직원들이 IT 인력 도움 없이 필요한 기능을 바로 쓸 수 있다. 공용 PC로 낭비되는 미니PC나 노트북 등 사내 PC 자산을 보다 효율적으로 활용 가능한 것도 장점이다.

정보보호 측면에서도 장점을 지녔다. 운영체제와 이용자 파일은 물리적으로 분리가 불가능한 eMMC 칩에 저장되며 윈도11 기본 암호화 기능인 비트로커를 활성화하면 모든 파일이 암호화되어 도난이나 분실 시 정보 자산 유출을 방지할 수 있다.

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