다양한 전문인력이 참여하는 AI 프로젝트는 자사 인력 만으로 프로젝트를 진행하기 어려워 협력 회사 도움을 받아 수행하는 경우가 많다. 단, AI 프로젝트는 불확정 요소가 많기 때문에 협력회사에 발주를 할 때 일괄도급 방식은 바람직하지 않다. 요건 정의 단계 이후에는 PMO 조직도 필요하다. 지금까지 AI 프로젝트 진행 방식에 대해 각 단계별 작업 프로세스나 성과물에 대해 설명했다. 이번 회는 연재 마지막으로 AI 프로젝트를 진행할 때 발주 프로세스에 대해 알아본다.
프로젝트 내용에 따라 다르지만 AI 프로젝트는 일반적으로 다양한 전문인력을 필요로 한다. AI나 IoT, 빅데이터 등의 디지털 기술에 능통한 인력과 웹서비스의 경우 UX/UI를 잘하는 인력, 또 제품의 경우는 프로덕트 디자인에 강한 인재가 요청된다. PM이나 IT담당이 자사 안에서만 모든 인력을 조달하는 일은 드물다. 이에 (그림1)처럼 협력 회사 지원을 받아 AI 프로젝트를 수행한다. 이때 협력 회사에 어떻게 지원을 요청하고 발주회사를 선정하는 방법에 대해 AI 프로젝트 특징을 근거로 설명한다.
협력 회사에 발주하는 방법으로 연도내 예산 소화를 위해 벤더에게 일괄도급 방식으로 요청하는 경우가 많다. 벤더는 수주가 우선이기 때문에 프로젝트 내용을 낙관적으로 파악하기 쉽다. 따라서 일을 너무 쉽게 생각하고 도급방식으로 계약을 하는 것은 바람직하지 않다. AI 프로젝트는 불확정 요소가 너무 많기 때문이다. 불확정 요소를 몇 가지 들어 보면 다음과 같다. 첫째, 구상 단계에서 타겟으로 하는 서비스 이용자 종류나 해결하고 싶은 과제 내용에 따라 AI시스템 개발방법이 크게 다르다. 둘째, 구상단계에서 정의한 요구 내용이 요건정의 단계에서 바뀔 수 있다. 셋째, 개념실증(PoC) 결과 기술 재검토나 서비스 재검토가 필요하게 될 가능성이 높다.
이처럼 프로젝트 범위나 스케줄에 상당한 변경이 일어날 가능성이 높다. 이렇게 변경이 일어나기 쉬운 AI프로젝트를 일괄도급 방식으로 납품 기한이나 예산의 틀을 정하는 것은 리스크가 상당히 높을 수 밖에 없다. 기한까지 프로젝트가 끝나지 않아 납품을 할 수 없을지도 모른다. 어설픈 프로덕트(Product)나 서비스가 돼 결국 이를 버리고 다시 만들게 될지도 모른다.
기간계(Core) 시스템 개발은 구상 단계부터 일괄도급 방식으로 프로젝트를 발주 할 수도 있다. 기존 시스템의 기능 수 등을 이용해 견적을 낼 수 있기 때문이다. 물론 이 경우 리스크는 있다. 그러나 AI 프로젝트는 ‘혁신적인’ 시도를 하는 것이기에 전례가 없어 곤란하다. 설령, 개발 회사가 유사 개발 사례를 갖고 있다 해도 발주회사의 조직체제나 보유하고 있는 데이터 자산 등이 크게 다르기 때문에 일괄도급 수주는 리스크가 클 수 밖에 없다.
결국 AI 프로젝트는 무엇을 어디까지 할 수 있는가? 라는 전망이 없는 상태에서 시작하게 된다. 발주자인 유저 희망은 ‘기한 내에 좋은 서비스를 만들어 달라’는 것이다. 그러나 수주하는 벤더측은 ‘범위(스콥)도 알지 못하므로 가능한 범위에서 한다’는 생각으로 개발을 한다. 서로가 이러한 인식의 갭이 있는 가운데 프로젝트를 함께 진행하면 서로 생각이 달라 프로젝트가 잘 진행되지 않는다. 이에 구상 단계에서 납품(Release)까지를 일괄도급 방식으로 발주하는 것은 바람직하지 않다. 프로젝트의 단계별 특성에 맞는 발주 방법을 생각해야 한다.
■PMO 조직을 설치해야
단계별 발주를 생각한 다음 검토해야 할 것은 PMO(Project Management Office) 조직 구성이다. AI 프로젝트는 요건정의나 PoC 단계부터 복수의 협력 회사가 참여한다. 그리고 요건정의의 진행 방식에서 설명한대로 복수 회사간에 상호 의존 관계가 발생한다. 그러므로 프로젝트를 진행할 때는 의존관계를 전제로 한 전체 스케줄 작성이나 각 사의 작업 상황을 적절히 파악, 각 회사간에 원활한 연계가 이뤄질 수 있게 조정할 필요가 있다. 즉 요건정의 단계 이후는 PMO와 같은 관리조직이 필요하다.
PMO는 벤더 관리만이 아니라 사내 부서 간 조정기능도 담당한다. AI 프로젝트는 관계자가 많기 때문에 하고 싶은 것과 산출물에 대한 설명, 협력(확인) 요청 등 할 일이 매우 많다. PMO 조직은 누가 맡으면 좋을까? 발주자인 유저 기업의 IT부문이 담당하는 경우 시스템 개발의 순서를 이해하고 있다는 장점이 있다. 그러나 실제로는 PMO를 IT부문이 담당하면 잘 안되는 경우가 많다. 아래 대화를 보자.
PM: (IT담당에게) 프로젝트 관계자가 상당히 많아지고 있으므로 PMO를 잘 부탁합니다.
IT담당: 네, 벤더 관리는 잘 할 수 있습니다. 맡겨주십시오.
PM :마케팅 부문이나 상품기획 부문, 업무부문에도 앞으로는 여러가지 요청을 해야할 겁니다.
IT담당: 음…. 조금 힘들겠네요.
PM: 왜요?
IT담당: 평소에도 요청한 것에 대한 기한을 좀처럼 지켜주지 않고 정보 제공도 해주지 않는 경우가 많습니다.
PM: 맞아요. 그들은 평소부터 유저 요건을 내는 쪽이죠. IT부서는 버그가 나오면 사과하는 입장이고 왠지 알력관계가 있지요.
이와 같이 대기업이라면 역시 IT부문 보다 마케팅 부문, 기획 부문, 업무 부문이 힘이 강한 경우가 많다. 시스템을 개발하는 개발자보다 시스템을 이용하는 이용자에게 발언권이 있다. 또 대기업에는 부문간 울타리(Island) 의식이나 부문간 종적 구조가 강하다고 생각하는 사람도 적지 않다. 이러한 조직 구조에서 IT부문이 PMO를 맡으면 관련 부서가 PMO가 말하는 것을 들어주지 않아, 프로젝트가 잘 진행되지 않는 사태가 일어날 수도 있다. 그러므로 외부 컨설팅 회사나 SI회사 등 매니지먼트가 우수한 회사에 PMO의 지원을 요구하는 것도 하나의 선택지다.
■단계별 발주 방법
발주회사 선정기준을 명확하게해 구상단계는 맨먼스(Man-Month) 계약방식을 선택한다. 협력회사 선정방법은 자사에서 부족한 것이 무엇인가에 따라 달라진다. 무엇이 필요한지를 파악한 후에 그것을 잘하는 회사를 선택한다. 프로젝트 단계에 따라 발주방법을 달리하는 것도 중요하다. 구상 단계는 도급계약보다는 맨먼스 계약이 적합하다.
특히 구상 단계는 기획, 전략 입안, 계획 작성, 벤더와의 조정 같은 작업이 필요하다. 그러나 이러한 일들을 잘 할 수 있는 인력을 적시(Timely)에 투입할 수 있는 기업은 많지 않다. 이런 경우에는 기획에 강한 회사에서 필요한 요원을 조달해야 한다. 후보가 되는 회사는 신규 사업 전문 컨설팅 회사, 광고 대리점/대리점 계열 컨설팅 회사, 전략/IT 컨설팅 회사, 기획(Planning)에 강한 기획 및 제작 회사 등이 있을 수 있다. 단, 이들 회사에는 장단점이 있으므로 선정기준에 따라 선정회사가 달라질 것이다. 선정 기준은 제안력 및 아이디어 추출력, 정보 정리 능력, 유저 이해 경험 등 크게 3가지다.
선정 기준에 따라 어떤 회사를 선택해야 할지를 아래와 같다. 첫째 선정 기준인 제안력아〮이디어 추출력은 구상 단계의 필수 능력이다. ‘요건을 작성해 주세요, 요건을 결정해 주세요.’ 라고 말하는 등 지시를 기다리는 자세를 가진 회사에는 지원을 요청해도 아무것도 진행되지 않는다. 즉시 제안을 해줄 수 있는 회사를 선택해야 한다. 최근에는 아이디어 지원이나 아이디어 구체화에 자신을 갖고, 디자인 사고나 아이디에이션(ideation, 아이디어를 내는 방법)을 전문으로 하는 신 사업 전문 컨설팅 회사도 생겨나고 있다.
다음은 정보정리 능력이다. 구상(Plot) 단계는 아직 여러가지가 확정되어 있지 않은 상황이므로 아이디어, 희망사항, 기대, 시장조사 결과 등 많은 인풋 정보를 다룬다. 이들 정보를 모두 동일하게 취급하는 것은 리소스나 시간적으로 곤란하다. 구상을 가다듬을 때 정말로 필요한 정보는 한정돼 있다. 그러므로 방침이나 중심축을 정해 놓고 다뤄야 할 정보의 우선순위를 매기는 등 논리적 사고능력(Logical thinking)이 필요하다. 이 점은 전략 및 IT 컨설팅 회사가 강하다.
마지막으로 유저 이해 경험이다. 여기에서 말하는 유저는 서비스 이용자를 가리킨다. 구상 단계는 어느 서비스 이용자의 어떤 과제를 어떻게 해결해야 할지를 정한다. 이 작업은 논리적 정리도 중요하지만 역시 서비스 이용자에 대한 이해가 중요하다. 소비자용 서비스라면 자사가 파악하고 있는 통계적인 고객 정보만이 아니라 세대별 가치관 차이나 지역성 차이, 트랜드 등의 이해도 중요하다. 또, 자료나 정보 만으로 이용자를 이해하고 있는 사람 보다는 실제 이용자와 접촉할 기회가 많은 사람이 얻을 수 있는 정보량이 많고 정보의 질도 우수하다. 이용자가 보다 매력적인 기획 아이디어를 낼 수 있다. 유저 이해 경험에 대해서는 소비자용 서비스라면 광고 대리점 또는 계열 컨설팅 회사나 기획(Planning)을 잘하는 기획 제작 회사가 강하다. 평소에 소비자를 접할 기회가 많기 때문이다.
또 기업용 서비스는 기업용 신규 사업에 강점이 있는 컨설팅 회사, 또는 담당 영업 등 자사의 인력(Resource)에 의뢰하는 편이 좋을 수도 있다. 모든 조건을 갖추고 있는 회사는 존재하지 않는다. 그러므로 자사에서 부족한 기능이나 주로 지원을 받고 싶은 것이 무엇인지를 명확히해 지원 회사를 선택해야 한다. 특히 구상 단계는 시스템 개발 진행 방식이나 AI 등 테크놀로지 지식도 필요하다. 메인 협력회사에 IT 및 AI 인재 조달을 의뢰하는 것도 좋다. 여러 회사에 발주하면 회사간 조정을 하거나 각각의 회사에 동일한 설명을 해야 하는 등의 커뮤니케이션 코스트가 발생한다. 기획안 작성에 집중하기 위해서도 불필요한 작업 코스트가 발생하지 않는 체제를 갖춰야 한다.
■구상 단계는 멘-먼스 발주가 적합
구상 단계의 메인 협력회사는 맨먼스 방식으로 발주하는 것이 좋다. 도급으로 발주하는 경우 개발자는 스콥 이외 작업은 하지 않으려는 심리가 생긴다. 그러나 구상단계는 기획의 검토가 진행되면 작업이 증가하는 경우가 많이 있다. 예를 들면, 구상단계 개시 때는 어느 부서나 시스템과 조정이 필요한지 보이지 않는 경우가 많다. 그러나 기획 내용이 명확해짐에 따라 부서 간 필요한 조정이 보이기 시작한다. 또, 관계자의 리뷰를 진행하면서 새로운 정보나 제안 조건이 명확해지거나 기획안을 재검토할 필요가 있을 경우도 생각할 수 있다. 이처럼 작업 내용 변화에 유연히 대응할 수 있는 발주 방법을 택해야 한다. 회사에는 발주자인 유저와 최대한 가까이 있도록 해 바로바로 일을 의뢰할 수 있고, 상담할 수 있는 환경을 만들어 간다는 면에서도 맨-먼스 방식 발주가 적합하다. 단, 구상 단계에서 실시하는 정량조사나 정성조사 등 작업 스콥이나 납기가 명확한 작업은 도급방식으로 발주할 수 있을 것이다.
요건 정의/PoC/테스트 마케팅 단계의 협력 회사의 선택 방법
요건정의와 PoC, 테스트 마케팅 단계는 구상단계에서 조달한 기획지원 요원 이외에 다음과 같은 요원이 필요하다. 프론트엔드(UI/UX) 요원, 백엔드(서버 사이드) 요원, 인프라 (비기능) 요원, AI 기능 요원 등이다. 또, 요건 정의 단계도 기획 내용은 변해 갈 가능성이 있다. 그러므로 기획 지원 회사에는 계속적으로 지원을 의뢰할 필요가 있다. 프로젝트의 체제도는 (그림4)와 같다.
그림4
그림4에서 보여주고 있는 4종류의 요원 조달처와 선택 방법을 알아보자. 프런트엔드 요원은 기획과 제작 회사에서 조달한다. 기획과 제작 회사는 웹사이트나 스마트폰 애플리케이션의 프론트엔드 UI/UX에 강한 것이 일반적이다. 백엔드(서버 사이드)개발 기능은 갖고 있는 회사도 갖고 있지 않은 회사도 있다.
발주회사 선정 시 체크포인트는 UI/UX 디자인력, 개발 실적과 최신 기술 및 기능을 이용하고 있는가?, 담당자의 리소스 상황 등이다. UI/UX 디자인 능력이 있는 지 여부는 논리를 갖고 UI, UX 설계를 할 수 있는가를 체크하면 된다. 능력 있는 회사 담당자는 제안하는 색채나 포맷, 배치, 동작 등에 모두 이유를 설명할 수 있다. 인간 공학적인 요소, 유저 이해에 근거하는 것 등, 납득해야 할 것이 많은 것이 특징이다. 발주회사 선정 시 과거 실적 설명을 듣고 어떤 이유로 그 UI/UX로 한 것인가? 라고 물어보면 좋다.
다음은 개발 실적과 최신 기술 및 능을 이용하고 있는 지 여부다. 스마트폰 애플리케이션 개발 시 반드시 고려해야 할 것이 OS 사양과 제약 사항 등이다. 애플리케이션 심사 시 어떤 점을 체크할지를 잘 알고 있는 회사라면 처음부터 리젝트(reject)된 기능을 제안해 리스크가 낮아진다. 예를 들면, iOS에서는 GPS 이용 툴이 OS 버전업의 타이밍에서 변하기도 한다. 또 최근에는 데이터 모드의 대응을 필수화 하는 등 미국 애플(Apple)이 애플리케이션에 요구하는 요건은 여러가지다. 이러한 상황을 항상 관찰할 수 있는 회사를 선택해야 한다.
담당자의 리소스 상황도 확인해야 한다. 우수한 디렉터나 UI/UX 디자이너일수록 일이 집중돼 있어 결과적으로 스케줄을 지키지 못하는 경우가 많아진다.그러므로 담당자가 될 사람이 앞으로 몇 개의 프로젝트를 병행해 담당할 가능성이 있을지 확인해 두는 것이 필요하다. 예를들어 담당자가 3개 이상 프로젝트를 병행해 작업하고 있으면 작업 기일을 지킬 수 없을 지도 모른다.
백엔드 요원은 프론트엔드 요원을 부탁한 기획 및 제작 회사 등에 그 요원이 있으면 한꺼번에 요청하는 것이 효율적이다. 그러나 담당 요원이 없는 경우에는 시스템 개발 회사나 SI회사에서 제안을 받을 필요가 있다. 시스템 개발회사나 SI회사에는 실적은 물론 과거에 작성한 설계서나 사양서 등의 다큐먼트를 보여주면 더 좋다. 제대로 된 회사는 통일감이나 정합성을 취한 다큐먼트가 나온다. 그렇지 않은 회사에는 파일명이 제각각이거나 설계서가 있거나 없거나 통일감이 없는 상태로 다큐먼트가 나오는 경우가 많다.
신속을 요하는 신서비스 개발 프로젝트는 상세설계서 등 일부의 다큐먼트는 만들지 않는 경우가 많다. 그러나, 모든 다큐먼트가 불필요한 것은 아니다. 신서비스 개발 프로젝트는 기본 설계 일부 등 필요 최소한의 다큐먼트를 준비하므로 체계적인 설계 및 사양서 작성을 이해한 다음, 무엇이 어느 레벨에서 필요한지를 생각하는 능력이 필요하다. 다큐먼트를 제공하지 않는 경우에는 성과물 목록에 대한 설명서로 대체할 수 있다. 또, 분석 화면 등을 BI(비즈니스 인텔리전스) 툴을 사용해 구축하는 경우에는 BI에 능통한 인재가 있는지 여부도 포인트가 된다.
■AI 기능 요원 조달처와 선택 방법
AI 기능 요원은 AI 벤처나 AI 개발회사에서 조달한다. 기획 및 제작 회사나 시스템 개발 회사는 AI 인재가 적은 경우가 많기 때문이다. AI 개발 회사는 이미지 해석이나 데이터 분석, 자연언어 해석 등 회사에 따라 우수한 분야가 다를 가능성이 있다. 자사가 이용할 가능성이 있는 분야에 강한 회사를 선택해야 한다. 요즘 AI 개발회사 중 대학에서 기계 학습을 배운 학생이 재학 중 창업한 회사도 적지 않다. 이들 회사 사람은 비즈니스 실무 경험이 적기 때문에 SI 회사 등에 비하면 일의 순서, 커뮤니케이션, 일의 진행 방식 등 비즈니스 스킬 면이 약한 경우가 있다. 그러므로 AI 개발실적만이 아니라 카운터파트가 어느 정도 비즈니스 경험이 풍부한 사람인지 여부도 체크하면 좋다.
기술면에서는 여러 테마의 과제(분류과제, 예측문제, 생성문제 등)에 대응한 경험이 있는 회사나 실적 등을 보면 좋다. 어떠한 발주방식이 적합할까? 요건정의 단계는 아직 업무가 유동적인 측면이 있으므로 맨-먼스 방식의 발주가 좋다고 할 수 있다. 예를 들면, PoC나 테스트 마케팅의 결과, 어느 정도의 재검토 작업이 발생할지는 좀처럼 예측할 수 없다. 또 요건정의 중 일부 요구를 저버리거나 반대로 새로운 요구를 추가할 가능성도 있다. 요건정의 단계도 구상 단계와 마찬가지로 작업 스콥을 결정할 수 없다. 또한, PoC 개발이나 테스트 마케팅 등 기일이나 스콥이 명확한 작업은 일괄도급 방식이 좋다.
■설계 단위 이후의 협력 회사의 선택 방법
설계 단위 이후 협력 회사를 포함하는 프로젝트 체제는 기본적으로는 요건정의 단계와 동일한 체제가 된다. 그러나 일괄도급 방식이 되므로 회사 단위의체제로 변해 간다.
설계 및 개발에 들어가면 프로그램 레벨에서의 사양의 정합성 확보가 중요해지므로 AI의 개발 기능을 가지는 회사를 병행 관리하기 보다 개발 규모 비율이 가장 큰 시스템 개발 회사의 부하에 붙이는 것이 좋다. 자사에서 회사간 기능의 정합성 품질을 담보하기 보다 시스템 개발 회사에 품질 책임을 지게 하는 것이 효율적이다. 테스트 단계에 들어가면 취약성 시험을 하는 벤더나 테스트만을 실시하는 회사, 테스트 운용을 전업으로 하는 회사 등이 프로젝트에 참가할 가능성이 있다. 이들 회사의 역할은 대부분 개발에 관한 것이므로 체제상으로는 시스템 개발 회사의 부하에 두는 편이 좋다.
프론트엔드 개발은 백엔드 측의 API와 사양 정합성을 확보할 필요가 있다. 그러므로 백엔드를 담당하는 시스템 개발 회사 밑에 두면 좋다. 한편, UI/UX 디자인은 발주자인 유저와 밀접한 관계가 있으므로 태스크포스 팀과 계약해야 한다. 신 서비스 프로모션 등 마케팅이나 홍보에 관한 부서나 회사도 관계될 가능성이 있다. 이들 부서나 회사는 비즈니스 시점에서의 교환이 필요하다. 그러므로 태스크포스 멤버, 또는 프로덕트 오너가 창구가 돼 교환해야 하다.
■지원 회사 발주 방법
설계단계 이후는 도급방식 발주가 좋다. 요건정의 단계 이후는 만들어야 할 것이 일단은 정해져 있어 작업 규모를 견적하기 쉽기 때문이다. 그러나 설계단계 이후에도 변경 가능성은 있다. 실제로 만들어서 프로덕트를 사용해 보니 예상과 달랐다, 좀 더 좋은 아이디어를 찾아낸 일은 자주 일어날 수 있다. 이러한 문제에 대처하기 위해서는 일부 요원을 남겨두는 방법이 있다. 발주회사나 계약 관리는 복잡해질 수도 있겠지만 예산 중 80%는 일괄 도급방식으로, 20%는 맨-먼스 방식으로 하기를 권장한다. 이렇게 함으로써 벤더도 변경 요구에 대해 맨-먼스 부분을 이용해 유연히 대처할 수 있다. 모든 도급의 경우 벤더는 별로 변경 하고 싶어하지 않기 때문에 서비스 브러시업이 어려워진다. 벤더와 좋은 관계를 구축하면서 좋은 서비스를 만들기 위해서도 발주 방법은 이와 같은 맨-먼스(Man Month) 계약방식을 이용하면 좋다.
*참고문헌: 기획입안에서 시스템 개발까지 정말로 사용할 수 있는 DX프로젝트 교과서(일경BP사,2020.3)
■ 필자 심기보는...
1976년부터 한전에서 SW개발자로 전산업무를 시작했다. 30여년간 정보화 사업 기획, 개발, 운영업무를 수행하면서 SI사업 등 발주관리 전문가로 일했다.
국내 최초로 FP(기능점수)법에 의한 SW사업대가 기준연구 및 보급으로 SW사업 선진화에 기여했다. SEC 정책자문위원과 SW사업분쟁조정위원회위원, 정보통신기술사협회장, KAIST 전산학부 겸직교수, SW정책연구소 초빙연구원 등을 지냈다. 숭실대 대학원에서 'FP법을 이용한 다중회귀 분석적 SW사업대가 산정모델 연구'로 박사 학위를 받았다. 현재는 심기보기술사설계사무소를 설립해 SW설계‧견적‧감정 일을 하고 있다. 특히 SW사업 분쟁방지를 위한 SW사업 요건정의 및 기본설계 전문가로 활동하고 있다.
*본 칼럼 내용은 본지 편집방향과 다를 수 있습니다.
