서류 작성 즉시 클라우드로…'전자문서' 활용 더 편해진다

고지서 위주로 활용이 확대된 전자문서가 향후 기업·기관의 업무용 종이 서류도 상당수 대체할 것으로 전망된다. 규제가 완화되면서 각지 업무 현장에서 스마트폰 등의 기기로 서류를 스캔하고, 클라우드에 보관하는 식의 전자문서 활용이 허용됐기 때문이다.

강필용 한국인터넷진흥원(KISA) 디지털진흥단장은 전자문서 규제 개선 및 이용 확산 추진 방향을 지난 10일 소개하면서 이같이 밝혔다.

KISA에 따르면 전자문서 활용률은 2016년 57%에서, '전자문서 이용 활성화 계획'이 지난 5년간 추진된 이후 올해 71.9%로 올랐다. 추진 과정에서 코로나19 확산으로 인한 비대면화 등도 촉진 요인으로 작용했다는 분석이다.

정부는 차세대 전자문서 이용 활성화 계획을 수립할 예정이다. 그간 부진했던 전자문서 신뢰 서비스 이용 확대에 초점을 맞출 계획이다.

전자문서 신뢰 서비스는 ▲전자화작업장 ▲공인전자문서센터(공전소) ▲공인전자문서중계자 등이 있다.

이 중 공인전자문서중계자는 전자고지 보급이 확대됨에 따라 비교적 활성화된 편이다. 지난 2012년 제도가 도입되고, 2018년부터는 모바일 플랫폼으로도 전자문서를 유통할 수 있게 하면서 올해 기준 10개 사업자가 서비스를 제공 중이다. 문서 송·수신자와 송·수신 및 열람 시기 등을 담은 유통증명서가 법적 효력을 지님에 따라 이용이 점차 확산됐다. 2019년부터 전자문서 유통량이 급증세를 보이면서 올해는 1억1천200만건을 기록할 것으로 예상되고 있다.

반면 나머지 서비스는 이용이 활성화되지 못했다.

전자화작업장은 종이문서를 스캔해 보관해주는 서비스로, 2007년 제도가 도입됐다. 한때 10개 이상 사업자가 경쟁했지만, 현재는 4개 사업자가 5개 작업장을 등록한 상태다. 작년 12월 개정 전자문서법이 시행되면서 전자문서를 종이문서 대신 보관하더라도 그 효력이 인정됨에 따라 제도가 다시 활성화되려는 낌새다.

공전소는 사업자 지정제로 2005년 도입됐다. 공전소도 2011년 이후 신규 사업자가 없는 등 이용이 적었다. 현재 4개 사업자가 공전소를 운영 중이다. 김 단장은 "계약서나 대출 신청서들을 스캔해 보관하게 되는데, 공전소에 서류를 보관하더라도 종이문서도 이중 보관하다 보니 그간 이용이 활성화되지 못했다"고 말했다.

전자화작업장과 공전소 제도를 활성화하기 위해 KISA는 제도 활성화 저해 요소를 발굴했다.

그 결과 전자화작업장은 집중형 외 분산형 공정으로도 운영할 수 있게 했다. 일정 기간 동안 작성된 종이문서를 일괄 전자화하는 집중형과 달리, 분산형 공정이 허용되면 문서를 작성 또는 접수한 장소에서 바로 전자화할 수 있다. 가령 개별 은행 지점에서 생성된 문서를 바로 스캔해 공전소에 보관할 수 있게 된다.

스캔 과정에서 법적 인증을 받은 기기 외 스마트폰 등 다양한 광학 기기도 사용할 수 있게 했다.

공전소 제도는 과도한 기술규격 규제 등을 간소화해 사업자가 블록체인, 클라우드 등 신기술을 자유롭게 반영해 서비스를 구축하고, 서비스 신뢰성 심사만 통과하면 되도록 제도를 개선했다.

공인전자문서중계자 제도의 경우 지정제에서 인증제로 전환하고, 마찬가지로 클라우드 등 신기술을 수용할 수 있게 했다.

KISA는 이런 제도 개선을 위해 지난 8월 관련 고시 6종을 개정하고, 이달까지 평가지침 2종과 기술 규격 5종을 개정했다.