협업 플랫폼, 제대로 쓰기 위한 조건

규모를 막론하고 조직내 협업은 필수지만 그걸 효과적으로 하긴 쉽지 않다. 클라우드와 협업 플랫폼을 비롯한 IT의 도움으로 협업 생산성과 효율을 높일 수 있는 전략 8가지가 소개됐다.

31일(현지시각) 기술 마케팅 커뮤니케이션 전문가 윌 켈리는 IT전문가 커뮤니티 미디어 테크리퍼블릭에 더 나은 프로젝트 팀 협업을 위한 8가지 해결책이란 제목으로 새해 조직내 협업 성과를 높일 수 있는 방안들을 제안했다.

첫째 요령은 협업 플랫폼 관리와 통제를 탈중심화하는 것이다. 최상위 전담자에게 모든 걸 맡기는 대신 협업 단위별 담당자들이 기술적인 관점에서 어느정도 플랫폼을 다룰 수 있는 이해도를 갖춰야 한다는 얘기다.

켈리는 협업 플랫폼에 대한 중앙집중식의 관리는 약점이 될 수 있다고 지적한다. 조직이 플랫폼 관리를 탈중심화하고 관리 작업을 팀과 부서 이전할 수 있는 방안을 강구해야 하는 이유다.

그러기로 결정했다면 조직은 협업 단위별 관리자가 관리툴과 각종 기능을 숙지했는지 확인하고, 이들이 탈중심화 환경을 위한 정책과 업무절차를 마련하고, 내부 게시판이나 그룹같은 의견 반환 창구를 제공해야 한다.

둘째로 팀의 작업관리를 클라우드에 맡겨 한데 모으는(중심화) 방안이 제시됐다. 중요한 작업이 제대로 굴러가지 않게 되면 협업중인 팀들은 작업관리를 중심화하길 원할 수 있다.

작업관리란 구성원들이 진행중인 실무에 대해 주제별로 팔로, 즐겨찾기, 댓글달기 등을 할 수 있는 것으로, '허들'이나 '셰어포인트'같은 협업 플랫폼에 이런 기능들이 포함돼 있다.

켈리는 만일 팀이 더 많은 소셜작업관리를 도입하고 싶어 한다면 '아사나'와 '프로덕티브'같은 툴이 좋은 선택이라고 추천했다. 둘 다 공짜고 다양한 아이폰 애플리케이션(이하 '앱') 지원도 포함돼 있다.

전사적인 협업 계획을 공개하고 이를 실행하는 게 세번째 요령이었다. 언뜻 당연한 얘기처럼 들리지만 이건 그냥 말만 전달하라는 게 아니라 협업 플랫폼에서 지원하는 방식대로 이를 수행하라는 얘기다.

켈리에 따르면 협업 플랫폼이 번창하기 위해 그만한 계획을 갖춰야 한다. 플랫폼이 제대로 활용되려면 당연히 그 플랫폼을 다루는 조직에 속한 구성원들이 직접적으로 상호작용할 수 있는 뭔가가 주어져야 한다.

그 다음, 넷째 지침은 메일중심의 업무흐름을 협업 플랫폼으로 이전하라는 내용이다. 켈리는 새해에 최소한 이메일로 처리하던 업무절차 가운데 하나라도 협업 플랫폼으로 옮겨야 한다고 지적했다.

메일로 하다가 협업 플랫폼으로 옮기는 게 상대적으로 손쉬운 업무 후보는 기술문서 검토를 꼽을 수 있다. 메일로 전달받은 문서는 보통 작성자, 편집자, 검토 담당자 등을 거치는 과정에서 최신판이 뭔지 장담키 어려운 위기를 맞는다.

앞서 언급된 협업 플랫폼 가운데 허들이나 셰어포인트 온라인의 경우 사용자들이 프로그래머의 도움을 받지 않고 간단한 업무절차를 설정할 수 있다. 여기에 둔 문서를 단일 버전으로 여러 사람들이 접근해 읽고 의견을 교환할 수 있다.

켈리의 다섯째 조언은 모임의 커뮤니케이션 도구를 메일에서 협업 플랫폼으로 전환하라는 것이다. 이 방식은 한 장소에서 모든 구성원들이 동일한 정보를 얻을 수 있는 혜택을 누리게 되는 효과를 갖는다.

흔히 사무실 내선번호 목록을 공유한다든지, 새로운 사원복지 혜택을 알린다든지, 중요한 프로젝트 시작 문서를 배포할 때 보통 직원들에게 메일을 날렸을 텐데, 이젠 이런 종류의 사내 커뮤니케이션을 할 때 협업 플랫폼 메인페이지나 소셜스트림(타임라인)에 게재하라는 설명이다.

여섯째 협업 요령은 플랫폼에 기업용 소셜네트워크서비스(SNS)와의 통합을 강화하거나, 이미 지원하는 관련기능을 적극 활용하는 것으로 요약된다. 사용자들이 SNS기술을 협업 플랫폼에 가져오면 메일 수신함과 거리를 벌릴 수 있다.

지난해 마이크로소프트(MS)가 기업용 트위터로 알려진 야머를 인수한 뒤 그걸 오피스365같은 제품에 통합하기 시작한 것이나 허들이 티버(tibbr)라는 서비스와 통합된 형태로 출시된 것도 협업 플랫폼과 SNS의 연계 사례다.

켈리가 기업의 협업 난항을 해결하기 위한 방안으로 제시한 일곱째 전략은 다소 엉뚱하게 들리지만 플랫폼을 MS오피스와 통합하라는 것이다.

그는 일부 협업플랫폼 기능가운데 좀처럼 쓰이지 않는 기능 하나가 MS오피스 사용자들에게 플랫폼상의 문서를 확인하고 곧바로 저장하게 하는 것이라고 지적했다. 사용자들에게 이 기능을 가르쳐 주면 팀내 문서 업무의 생산성과 보안성을 높이는 데 도움이 된다고 강조했다.

일례로 맥용 MS오피스2011 파일 메뉴에서 공유 설정을 통해 애플리케이션이 곧장 셰어포인트 환경에 문서를 저장하게 만들 수 있다. 이 동작을 윈도용 오피스2010과 오피스2013에서도 동일하게 적용 가능하다. 맥용과 윈도용 허들 부가프로그램 역시 사용자가 허들 플랫폼에서 문서를 바로 열고 편집할 수 있게 해준다.

마지막 여덟째로 제시된 팀 협업 요령은 '협업플랫폼을 바꾸라'는 것이다. 이건 이미 사용자들이 협업플랫폼을 써 온 조직인데 정작 활성화에는 소극적이거나 그간 성과가 신통찮을 경우 고려해봄직한 최후의 수단이다.

켈리는 만일 당신의 플랫폼이 잠재력을 발휘하지 못한다든지 예산 삭감으로 설치형 셰어포인트 서버 인프라를 위협당하고 있다면 새해엔 협업플랫폼을 바꿔 오피스365, 허들, 글립, 롸이크, 팀박스 등 무료 체험기간으로 조직 요구에 알맞은지 테스트 가능한 서비스로 전환을 고려해 보라고 제안했다.