기업 프린터 보안, 제대로 관리하려면...

기업 내 프린팅 환경이 달라지고 있다. 특히 기업 내 정보 유출 피해가 날이 갈수록 심각해지면서 기업 출력 프로세스를 개선 관리도 강조되고 있는 추세다. 문서 한 장에도 보안 기술을 적용하는 프린터 보안 시대가 열린 것이다.

26일 관련업계에 따르면, 최근 기업들이 개별 책상 앞에 놓아두던 프린터를 중앙 집중화하기 시작했다. 네트워크를 통해 다수 개인PC에 연결해 사용할 수 있도록 하고 있다. 때문에 기업 내부 정보와 문서흐름을 효율적으로 관리하기 위한 다양한 서비스와 제품이 출시되고 있다.

기업들이 프린터 보안성을 높이기 위해 가장 대표적으로 도입할 수 있는 것은 통합 출력 관리 프로세스 도입이다. 이를 통해 내부 정보와 문서의 흐름을 관리할 수 있다. 기업 내에서 여러 사람이 함께 프린터를 사용하면서 발생할 수 있는 문서 유출이나 분실 방지에도 효율적이다.

이 시스템을 도입하면 아예 등록된 IP주소 PC에서만 프린터 접근을 허용해줘 무선 환경에서 인증 코드입력을 해야만 인쇄를 할 수 있도록 한다. 이 외에도 프린터 정비 및 관리를 할 수 있도록 해줘 출력 농도 조절, 출력 제어 등 자원 효율성을 높여주는 것이 특징이다.

기업 내 공공 프린터 사용 환경 때문에 프린팅 명령을 내려놓고도 다른 업무를 먼저 처리하는 경우가 늘고 있는 추세다. 이럴 때 다른 직원들의 출력물과 섞이거나 분실되는 문서가 증가해 출력물에 기재된 정보가 유출되는 일도 잦아졌다.

기업들은 보안 인쇄 기능이 적용된 프린터를 도입하면 보안성을 높일 수 있다. 해당 비밀번호를 입력하지 않으면 프린터에서 인쇄 작업을 보류해주는 기능을 한다. 비밀번호를 알고 있는 사용자가 아니라면 아예 출력이 불가능한 것이다. 이 뿐 아니라 출력 후 찾아가지 않는 문서량도 줄일 수 있어 인쇄비용 절감에도 효율적이다.

현재 HP, 후지제록스, 엡손 등이 보안 인쇄 기능을 적용한 제품을 출시하고 있다. HP는 핀 프린팅 솔루션을 비롯해 서비스와 제품들을 통해 사용자가 PC에서 인쇄 작업 명령을 내릴 때 비밀번호를 입력해두고 프린트에서도 이 번호가 일치해야 인쇄를 할 수 있도록 하고 있다.

후지제록스는 사용자가 출력할 때마다 프린터에 미리 설정한 비밀번호를 입력해야 인쇄가 가능한 기능을 지원한다. 엡손은 비밀번호를 보안 출력 기능과 더불어 도난 방지를 위해 본체와 옵션에 보안 슬롯을 장착한 기능을 선보이고 있다.

민경삼 HP 프린팅 퍼스널 시스템 그룹 엔터프라이즈 프린팅 솔루션 사업부 상무는 “기업 환경에 있어 보안이 화두가 되면서 문서관리 및 출력 안정성에 대한 기업 수요가 늘고 있다”면서 “HP 핀 프린팅은 사용자 인증을 통해 문서 보안을 강화하는 것은 물론 출력 비용을 절감해 기업 환경에 최적화된 문서 관리 및 출력 시스템을 지원한다”고 밝혔다.