가랑비에 옷 젖듯 늘어난 SaaS..."회사 돈이 새고 있다”

"유명 IT스타트업인 A사는 낭비되는 SaaS 비용이 1년에 3천만원 가까이 있는 것을 발견해 이를 줄여드렸습니다. B사는 개발팀에서 HR팀도 모르게 개발용 SaaS를 사용하면서 매월 30만원의 비용이 빠져나가고 있었습니다."

슬랙·구글·어도비·노션·지라·피그마와 같은 서비스형 소프트웨어 이른바 사스(SaaS, Software As A Service)를 구독하는 기업들이 늘고 있다.

반면, 구독형 서비스를 적절히 관리하지 못해 낭비되는 비용도 발생하고 있다. 회사의 인력 규모 등 회사의 이용 환경에 따라 서비스 가격이 달라지는데, 퇴사와 신규입사 변동에 따라 적절한 권한 조정을 해야 하지만 일일이 빠르게 대응하기가 어렵기 때문이다. 또 회사가 승인하지 않은 상태에서 무단으로 서비스를 결제·사용해 회사가 파악하지 못하는 이른바 쉐도우 IT(Shadow IT) 문제도 기업들에게는 큰 골칫덩이다. 정보 유출과 외부 해킹에 노출 될 수 있고 관리 선상에 있지 않기 때문에 비용 또한 지속적으로 지출하게 되는 문제가 생긴다.

IBM의 2022년 연구 결과에 따르면, 기업의 IT 자산은 내부에서 파악한 수보다 평균 30% 더 많이 존재하는 것으로 조사됐다. 예를 들어, 현재 20개의 SaaS를 사용하고 있는 걸로 회사는 파악하고 있지만 실제로는 최소 6개는 더 있을 수 있다는 뜻이다. 그래서 이런 모든 SaaS를 중앙에서 파악하고 통제하는 관리 시스템이 필요한데 이런 서비스를 'SMP'(SaaS Management Platform)라고 한다.

국내 SMP인 심플리가 200개 고객사의 데이터를 분석한 결과, 사용하지 않는 SaaS로 연간 1인당 약 30만원이 낭비되고 있었다. 즉, 연간 최소 수백에서 수천만원 수준의 비용 낭비가 발생하고 있는 것이다. 당연히 기업 규모가 커지고 SaaS 도입 건수가 많아질수록 낭비되는 금액도 커진다.

그래서 회사 내 SaaS 구독 현황을 통합 관리해주고 낭비되는 비용이 없게끔 도와주는 서비스가 필요하다는 게 심플리의 설명이다. 심플리는 기존에 경영지원팀이 엑셀로 하던 SaaS 비용 결제와 계약 연장 등의 관리를 직관적인 대시보드로 구현해 보다 쉽게 한눈에 미리 파악할 수 있게 도와준다. 그만큼 관리가 쉬워졌고 낭비되는 비용도 줄었다. 당연히 쉐도우IT 문제도 해결할 수 있다.

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심플리를 이용하면, SaaS와 같은 소프트웨어 외에도 회사 내 노트북, 모니터를 포함한 IT기기 역시 통합관리할 수 있다. 임직원 수가 20명만 넘어가도 경영지원팀에서 일일이 수기로 전수조사 하는데 상당한 시간과 인력이 요구된다. 계약, 결제 내역 등 이력을 확인하고 업데이트하는 작업뿐 아니라 IT 기기의 재고, 이력도 다시 확인해야 한다. 심플리에서는 기기 유형부터 제품명, 이력, 매각 시기, 구성원별 할당된 장비와 사용 중인 장비를 손쉽게 파악할 수 있다. 구매부터 폐기까지 제품 수명 주기 현황도 자동으로 업데이트해준다. 온보딩 및 오프보딩 서비스를 이용하면, 입사자를 위한 기기 구매 및 지급부터 퇴사자 기기 회수, 포맷까지 모두 심플리에서 쉽게 관리가 가능하다.

심플리 운영사 셀파스의 이지훈 대표는 "심플리는 스타트업부터 중견기업까지 다양한 SaaS와 IT기기를 보유하고 있는 기업의 자산관리를 보다 쉽고 정확하게 할 수 있도록 도와준다"며 "낭비되는 자원없는 최적의 자산관리가 가능하게끔 서비스를 제공하고 있다"고 말했다.