불황의 터널, 남보다 빨리 통과하는 기업이 쓰는 ‘이것’

비즈플레이 심우진 실장, ACC+ 2023 기조연설 발표

경기 불황이 한국 경제를 덮치고 있다. 올해 한국 경제성장률은 1%대로 예상된다. 한국경제연구원은 보고서 ‘KERI 경제동향과 전망(2022~2023년)’에 따르면, 국내 성장 모멘텀의 부재로 1.9%의 저성장을 기록할 것으로 분석했다. 우리 경제를 견인하던 반도체 수출 역시 1.2% 성장에 그칠 것으로 내다봤다. 한국은행은 1.7%, 한국개발연구원은 1.8%로 올해 경제성장률을 관측했다.

외부 시선도 마찬가지다. 국제 신용평가사 피치는 올해 한국 경제성장률을 1.2%로 내다봤다. 국내외 주요 기관 전망치 중 가장 낮은 수준이다. 곳곳에서 관측된 우리 경제는 1%대의 저성장으로 아슬아슬한 불황을 견디고 있다.

경기 불황의 조짐이 드러날 때 기업은 흔히 ‘내실경영’을 내세운다. 긴축 경영, 비용 절감, 비상 경영이라고도 한다. 기업 내실을 다지고 경영 효율성을 높인다는 건 주로 비용 절감과 인력 감축 등 기업의 ‘축소’다. 기업 내 임직원에게 고통을 분담하는 방법이다.

(사진=이미지투데이)

만약 점검 결과 인건비 과다 지출이나 불필요한 비용을 발견한다면 긴축은 불가피하다. 팬데믹 시대를 지나오며 많은 기업은 이미 최대치의 긴축을 시도했고, 보수적 경영을 해왔다. 더 이상의 긴축은 불가능할 수 있다. 무작정의 긴축과 절감은 기업 성장 DNA에 악영향을 끼치고, 경쟁에서 뒤처지게 할 수 있다.

이같은 극약처방마저 통하지 않는 불황기에 기업이 효율적으로 내부 리소스를 관리할 방법은 무엇일까. 답은 업무의 우선순위와 자원의 효율적 재분배다. 조직의 방향성을 재설정해 업무의 우선순위를 정하고, 인적자원이 역량을 발휘할 수 있도록 불필요한 잡무와 비용을 제거하는 것이다.

경영 이슈에 따른 업무의 우선순위 설정은 생산성을 높이고, 불필요한 잡무와 비용을 제거하면 효율성이 높아진다. 이 당연하고도 명확한 해답을 현실에 적용하는 게 어렵다면 B2B 전용 솔루션과 플랫폼을 활용해 스마트하게 접근할 수 있다.

업무 효율성을 극대화하는 솔루션은 수년 전부터 다양하게 등장하고 있다. 재무, 제조, 유통, 인사 등 기업 운영 관리 프로세스를 자동화하는 ERP 시스템과 업무 협업과 재택근무를 위한 그룹웨어 등 여러 영역에 등장한 B2B 솔루션이 고도화됐다. 이제 기업의 능률 향상 요인에 B2B 솔루션이 빠지지 않을 정도로 확실한 효과를 드러내고 있다.

그 중 인적자원의 효율적 재분배를 위해 적극 활용해야 할 솔루션은 기업 비용 관리다. 기업을 운영하면 소액부터 큰 단위의 규모까지 반드시 비용이 발생한다. 보통 사용 금액에 대한 영수증, 세금계산서 등을 발행하고 그것을 증빙 삼아 결의서를 작성한다.

하지만 직원의 외근이 많거나 소소한 지출 빈도가 높은 경우 수많은 영수증을 일일이 관리해야 하고, 영수증을 잃어버리면 그나마도 경비로 인정받기 어렵다. 솔루션을 활용한다고 해도 법적 효력을 위해 일일이 영수증을 첨부해야하는 불편도 있었다. 회계 담당자는 영수증을 하나하나 확인하고 기록해야 한다. 절세를 위한 증빙 업무가 결국 소모적인 잡무로 이어진다.

근래에 주목받은 경비 지출 관리 솔루션 기업으로 손꼽히는 곳은 비즈플레이다. 법인카드를 사용하면 실시간 영수증과 상세내역이 기록되며, 온라인으로 예약한 교통편이나 숙박요금 등도 놓치지 않고 기록된다. AI 자동 용도 추천 기능으로 경비를 사용한 직원이 지출결의서를 올리는 데 1분도 소요되지 않는다. ERP 연동으로 자동 전표를 생성하므로 회계담당자의 단순 반복작업이 사라진다. 임원과 관리자는 법인카드 사용내역을 한 번에 확인하고 모든 지출 데이터를 자동분석한 50여 가지 보고서를 확인할 수 있다. 과다 지출된 항목, 부서별, 프로젝트별 경비 분석 등을 한눈에 확인하고 명확한 자금계획을 세울 수 있다.

증빙 서류 보관의 불편함이 완벽하게 해결된다. 현재 세법으로 인정되는 증빙자료로써 세금계산서, 현금영수증, 신용카드 매출전표는 실물로 5년 동안 보관해야 한다. 비즈플레이는 카드사 EDI 연동으로 데이터를 전송받기 때문에 법적 증빙 효력이 발생한다. 기타 영수증의 경우 사진으로 찍어 첨부하면 원본 진위여부를 검증하고 공인전자문서보관소에 보관하므로 실물 영수증 보관이라는 골칫거리를 단번에 해결할 수 있다.

지출결의서 월 1천 건 이상 처리하는 기업을 기준으로 비즈플레이 솔루션을 사용 시 연간 8억 1천450만 원의 비용을 절약할 수 있으며, 자동화 프로세스로 연간 4천684 시간을 확보할 수 있는 것으로 분석된다. 회계 마감일도 평균 5일에서 1일로 절약된다. 비용 절감과 업무 효율 향상으로 경기 불황에 이상적인 내실경영을 시도할 수 있다.

한국관광공사는 과거 매년 종이 영수증 5만 건, 증빙분을 위해 A4용지 910박스의 공간을 사용했다. 월 평균 500건 이상이 사용자 제출 불분명으로 인해 업무를 지연시켰다. 재무담당자의 야근은 당연시됐고, 관리자는 회계감사 준비에 살펴봐야 할 서류에 짓눌렸다.

한국관광공사는 비즈플레이 도입 후 종이 영수증 수집, 전표의 수기입력으로 인한 인적 오류를 모두 없앴다. 실시간 모니터링으로 경비의 부정 사용 역시 투명하게 관리하게 됐다. 업무 효율 면에서는 경비 1건당 처리시간을 50% 절감했고 종이 사용 비용만 500만 원 이상을 절감했다. 월 4천500건의 전표 출력, 사용내역 검토, 날인과 같은 잔업이 자동화되어 인적자원의 재분배도 가능했다.

비즈플레이 솔루션을 활용해 비용 절감과 업무 효율 향상이라는 목표에 달성한 기업 사례가 축적되면서 솔루션 도입을 문의하는 기업이 꾸준히 늘고 있다. 현재 비즈플레이의 솔루션을 적용해 업무 혁신을 시도하는 대기업과 공공기업은 2,800여 곳, 중소기업은 3만여 곳이다. 이로써 비즈플레이는 기업 내 민감 정보인 지출 관리와 회계정보를 믿고 관리할 솔루션으로 크게 도약했다는 대외적 평가를 받고 있다.

비즈플레이는 오는 27일 잠실 롯데호텔월드에서 개최되는 '제20회 ACC+ 2023'에서 기조연설로 발표한다. ‘팬데믹, 엔데믹 그리고 경제위기를 대처하는 DX for Business’라는 주제로 똑똑하고 실속있는 DX 전략을 소개할 예정이다. ACC+ 2023 사전등록은 공식홈페이지를 통해 신청할 수 있다.