코로나19로 인기끈 협업툴, 데이터 비용 '뇌관'

재택근무 등 코로나19 이후 바뀐 업무 방식으로 급증한 비용이 기업의 발목을 잡을 것이란 우려가 나오고 있다.

베리타스코리아에 따르면 마이크로소프트 셰어포인트와 같은 클라우드 기반 협업 툴 사용량이 코로나19 직후 급격하게 한 것으로 나타났다.

셰어포인트는 오피스 365 및 마이크로소프트 팀즈에 사용되는 데이터 저장 및 공유 플랫폼이다.

(사진=Pixabay)

대부분의 협업 툴 제공업체는 자체적인 데이터 아카이빙 기능을 제공하지 않으므로, 상당 수의 기업이 불어나는 데이터의 양과 그로 인한 초과비용으로 인해 난관을 겪고 있다.

적시에 대응을 하지 않는다면 원래는 아카이빙 대상이었을 현재 사용하지 않는 데이터에 대한 고가의 저장공간 초과비용을 지급해야 하는 상황이 발생할 수 있다.

기업은 팬데믹 이후 증가하는 에너지 비용, 공급망 문제 및 노동력 부족에 더해 클라우드 스토리지 비용 급증에 직면하는 상황은 피해야 한다. 클라우드 서비스 상에서 레거시 데이터를 자동으로 아카이빙하는 써드파티 솔루션을 통해 위와 같은 상황을 방지할 수 있으나, 이를 인지하는 기업은 극소수이다.

이상훈 베리타스코리아 지사장은 “팬데믹 초기에 상당수의 기업은 직원들의 업무 생산성을 클라우드 업무 협업 툴을 통해 확보하며 결과적으로 2020년말에는 셰어포인트 계정 수는 2억개로 급증했다”고 상황을 설명했다.

이어서 “현 시점에서 팬데믹 초창기에 기업의 자체 서버에서 생성된 데이터라면 전부 아카이빙 되었겠지만, 셰어포인트를 포함한 클라우드 업무 협업툴 대부분은 내장된 데이터 아카이빙 기능이 없으므로 다량의 데이터가 고가의 핫 스토리지에 저장되어 있다”며 “일부 기업에서는 전 직원의 모든 2년전 팀즈 채팅 로그가 가장 고가의 저장 공간을 차지하고 있는 상황이다”라고 밝혔다.

핫 스토리지는 즉각적으로 접근이 가능한 데이터 저장매체를 의미하며 일반적으로 고성능 하드웨어에 고도로 최적화된 네트워크 연결이 요구된다.

반대로 ‘콜드 스토리지’란 테이프 방식 등의 저가형 저장매체를 일컫는다. 컴플라이언스 목적의 정보 저장을 위해 사용되며 통상적으로 접근하지 않는 오프라인 상태로 보관된다.

셰어포인트 및 팀즈와 같은 업무 협업 툴은 기업이 코로나19 상황에서 비즈니스를 지속하도록 하는 것은 물론 직원들의 업무 방식마저 바꾸었다.

업무의 주요 요소가 된 협업 툴에 대한 비용 문제를 피해야하는 만큼, 써드파티 아카이빙 프로그램을 통해 사용하지 않는 데이터를 콜드 스토리지로 이전하여 업무 협업 툴 사용비용을 기업이 감당할 수 있는 현실적인 범위 내로 유지하면서 아카이브 검색 및 접근이 가능하도록 하는 노력이 필요하다.

베리타스 넷백업 SaaS 프로텍션과 같은 클라우드 데이터관리 툴은 데이터 프라이버시 및 소유권에 대한 침해 우려 없이 간단하게 아카이빙 대상 데이터를 보다 비용 효율적인 저장공간으로 이전할 수 있다.

대체적으로 핫 스토리지로 사용되는 동일한 클라우드 플랫폼 내에서도 해당 작업이 수행될 수 있다.

이상훈 지사장은 “기업이 소요 비용 절감을 위해 더 낮은 스토리지 티어로의 데이터 아카이빙을 하지 않고 셰어포인트상에서 추가 저장공간 확보를 위해 초과비용을 지급한다고 가정할 경우 최대 22배의 ‘요금폭탄’을 지불하게 될 수 있다”고 밝혔다.