실제 프로젝트는 독특하고도 복잡한 여러 요소들이 미묘하게 연계되고 통합되어 있으며 이론적 연구 대상이 아니라 경험적이고 실질적인 업무이다. 즉 우리는 지금 프로젝트를 성공적으로 수행해야 하는 임무를 부여받았으며 어떻게든 그것을 문제없이 수행해야 한다. 만일 독자들이 프로젝트의 핵심 용어와 지식 영역들을 이해하고 있으며, 여러분이 떠맡게 된 프로젝트의 특성과 유형을 파악하였다면 그 다음에 해야 할 일은 무엇일까?
프로젝트 진행 과정의 대부분은 의사소통과 문서 작업으로 이루어진다. 프로젝트 매니저는 기술자가 아니며 조정자이자 촉진자라고 할 수 있다. 기술적인 내용을 파악할 수 있는 능력은 프로젝트 관리에 도움이 될 수 있지만 필수적인 요소는 아니며, 중요한 것은 프로젝트 관리의 모든 요소들을 관리할 수 있는 능력이다. 기술 전문가는 프로젝트 매니저의 판단과 권한에 의해 다른 부서에서 착출되거나, 또는 외부로부터 구인하여 프로젝트 팀에 배정될 수 있다. IT 프로젝트의 관점에서 기술은 중요한 성공 요인이지만 그것만으로 프로젝트가 성공하지는 않는다는 사실을 기억해야 한다.
문서는 곧 성공을 위한 가이드
프로젝트 관리 결과는 대부분 문서로 나타난다. 지금 이 시점에서 ‘문서’라는 말에 상당한 거부감을 갖는 독자들도 있을 것이다. 무의미하고도 불필요한, 그리고 업무 완료 후 형식적인 문서 작업에 지친 사람들로서는 그렇게 생각하는 것도 무리는 아니다. 하지만 필자가 얘기하는 ‘문서’는 그런 것이 아니다.
그것은 마치 숲 속에 버려진 사람이 안락한 집을 찾아갈 수 있도록 도와주는 나침반 및 지도와 같은 것이다.
무의미하고 형식적인 문서가 아니라 처음 가보는 낯선 지역에서 사람들이 길을 잃고 헤매지 않도록 도와주는 역할을 하는 소중한 가이드이다. 또한 100층 짜리 건물을 성공적으로 완료하기 위해 반드시 필요한 청사진(blueprint)이라고도 할 수 있다. 문서는 프로젝트의 근거가 되고 프로젝트 완료 후에는 교훈으로 남게 된다.
“사람은 자신이 보고 싶은 것만 보고, 듣고 싶은 것만 듣고, 말하고 싶은 것만 말한다”는 옛 성현의 말씀은 오늘날의 하이테크 시대에도 그대로 통용된다.
프로젝트 매니저의 멋진 검정색 가방에 담겨 있는 첫 번째 도구와 두 번째 도구는 바로 의사소통과 문서임을 명심하기 바란다. 이번 연재를 통하여 프로젝트 관리의 전체 과정에서 사용되는 중요한 몇 가지 문서들을 살펴볼 것이다.
여기에서 살펴보게 될 문서들은 PMBOK(Project Management Body of Knowledge) 가이드에서 규정하고 있는 것이며, 또한 선진 업체에서 실제로 적용하고 있는 문서이기도 하다. 프로젝트 관련 문서에는 수 십여 가지 이상의 문서들이 존재하지만 이번 연재에서는 프로젝트 헌장, 프로젝트 계획서, 변경 요청서 및 완료 보고서 등의 핵심 문서들을 위주로 살펴보고자 한다. 프로젝트 관리란 바로 이러한 문서들을 만드는 것이라고 할 수 있을 정도로 이 문서들은 프로젝트 관리에 있어 중요한 위치를 점유하고 있다.
프로젝트 관리의 로드맵
핵심 프로젝트 문서들이 프로젝트의 어느 지점에서 필요한지를 이해하기 위해 프로젝트 관리 업무의 전체 흐름을 살펴보자. 프로젝트 시작부터 종료까지, 우리는 다음과 같은 과정을 거치게 된다.
② 팀 구축 : 팀원을 확정하고 팀으로서 작동할 수 있도록 한다.
③ 프로젝트 계획 개발 : 프로젝트 범위의 상세 내용을 정의하고 일정, 예산, 자원을 산정한다. 위험 요소와 그 대응책을 정의한다.
④ 프로젝트 수행 : 프로젝트의 진도를 감시하고 변경 사항을 관리한다.
⑤ 프로젝트 종료 : 고객 만족도를 평가하고 프로젝트 관련 자료들을 정리 보관한다.
<그림 1>은 프로젝트 관리 업무의 전체 흐름을 다이어그램으로 표시한 것이다.
(그림 1) 프로젝트 관리 업무 흐름도
프로젝트 헌장의 중요성
프로젝트 헌장(project charter)은 PMBOK 가이드 한글판에 따르면 ‘프로젝트 설립인가서’라고 되어 있지만 여기에서는 프로젝트 헌장이라는 용어를 사용하기로 한다. 이 문서는 사용하는 업체 또는 조직에 따라 다른 이름으로 불리어 질 수 있으므로 영문 용어를 기억해 놓는 것이 좋을 것이다. 프로젝트 헌장은 프로젝트 전체 내용에 대한 큰 그림을 그린 것이라고 할 수 있는데, 이 문서를 통하여 프로젝트를 공식적으로 착수하고 또한 프로젝트 팀원 및 이해관계자가 프로젝트의 전체 내용에 대해 서로 같은 수준으로 이해할 수 있게 된다.
프로젝트 헌장의 가장 큰 존재 가치는 그것이 바로 프로젝트의 목적과 요구사항을 명확히 설명하고 있으며, 또한 프로젝트 매니저를 배정하고 프로젝트 매니저의 권한과 책임을 명시하고 있다는 것이다. 즉 프로젝트가 왜, 누구에 의해, 무엇을 하는 것인지를 기록한 것이다. 이 문서는 조직에 따라서 다른 이름으로 불리어 질 수 있지만 어떤 이름으로 불리든 앞에서 언급한 내용을 담고 있고 그러한 의도로 사용된다면 그것은 프로젝트 헌장이라고 할 수 있다. 인도물은 프로젝트의 결과물로써 프로젝트가 산출해야 하는 제품 또는 서비스이며 해당 내용이 프로젝트 헌장에 명시되어야 한다.
PMBOK 가이드에 따르면 프로젝트 헌장을 작성하는 사람은 프로젝트 스폰서이다. 원칙적으로 프로젝트 헌장을 작성하는 시점에서는 프로젝트 매니저와 프로젝트 팀이 존재하지 않는다. 프로젝트 헌장을 통해 프로젝트 매니저가 배정되면서 권한과 책임을 부여받고, 그에 따라 본격적인 프로젝트가 착수되는 과정으로 진행된다. 하지만 실무에서는 프로젝트 헌장의 작성 시점에 프로젝트 매니저가 이미 배정되어 프로젝트의 준비를 하는 경우가 종종 있으며, 어떤 경우에는 프로젝트 매니저가 프로젝트 헌장을 작성하여 프로젝트 스폰서에게 승인을 받기도 한다.
모든 프로젝트는 프로젝트 헌장의 작성을 필요로 한다. 만일 이것이 생략된다면 프로젝트 목적과 최종 인도물, 프로젝트 매니저의 권한과 책임에 대해 프로젝트 팀원 및 이해관계자들(스폰서 및 고객 포함)의 프로젝트에 대한 잘못된 해석을 가져올 수 있으며, 그것은 프로젝트에 커다란 재앙이 될 수 있다. 만일 누군가 이러한 종류의 문서없이 지속적으로 프로젝트를 성공시킨 경험을 갖고 있다면, 아마도 그 사람은 제대로 된 엔터프라이즈 프로젝트를 경험해 본 적이 없거나 또는 무척 운이 좋은 사람일 것이다.
프로젝트 헌장에는 프로젝트의 목적, 인도물, 고객, 요구사항, 프로젝트 매니저의 권한과 책임이 기재되어야 한다. 그러한 내용을 프로젝트 팀원들이 명백하게 이해하고 있다면 그들은 고객을 더 만족시킬 수 있을 것이다. 프로젝트 헌장은 형식적인 문서가 아니라 프로젝트의 방향성을 명백하게 정의하기 위해 필요한 중요 문서이다.
프로젝트 헌장 작성
프로젝트 헌장의 작성에 있어 명백한 하나의 형식만이 존재하는 것은 아니다. 프로젝트명, 프로젝트 목적, 프로젝트 매니저의 권한과 책임 등과 같이 일반적으로 꼭 포함되는 항목이 있는 반면 반드시 필요하지 않은 항목들도 있다. 그것은 프로젝트 성격에 따라 다를 수 있으며 여기에서는 일반적으로 포함되는 항목들을 나열해 보겠다. 다음의 내용을 프로젝트 헌장의 작성 순서로 생각해도 좋다.
프로젝트의 목적과 최종 인도물을 나타낼 수 있는 이름이 좋다.
(2) 프로젝트 목적을 기술한다
문장 3개를 넘지 않는 선에서 간략하고 명확하게 핵심 내용만 언급한다.
(3) 프로젝트 고객을 기술한다
프로젝트의 최종 인도물을 사용하는 사람이 바로 고객이다.
(4) 고객의 요구사항을 기술한다
최종 인도물을 사용함으로써 고객이 해결하고자 하는 문제점을 기술한다. 고객이 최종 인도물로부터 원하는 특정 명세를 포함한다.
(5) 프로젝트의 인도물을 기술한다
인도물은 제품 또는 서비스일 수 있으며, 고객의 욕구와 요구사항을 만족시켜야 한다. 일반적으로 모든 프로젝트는 하나 또는 두 가지 정도의 주요한 인도물을 갖는다.
(6) 최종 인도물을 승인하는 고객의 기준을 기술한다
최종 인도물의 승인을 결정하는 고객의 기준을 팀에게 알려줌으로써 프로젝트 팀이 고객의 기대를 충족시킬 수 있는 최종 인도물을 만들 수 있도록 한다.
(7) 최종 인도물을 얻기 위해 조직이 수용할 수 있는 위험의 최대 한도를 기술한다
이것은 팀으로 하여금 조직이 수용할 수 있는 위험의 한도를 고려하여 최종 인도물을 산출할 수 있도록 한다.
(8) 프로젝트 매니저의 이름, 권한, 책임을 기술한다
리더십, 의사소통 능력, 프로젝트 관리 지식을 갖고 있는 적절한 사람을 프로젝트에 배정하여야 한다. 그 사람은 프로젝트의 핵심 이해관계자 중 한 사람이 된다. 프로젝트 매니저의 권한과 책임을 명확히 기재함으로써 조직의 자원을 활용할 수 있도록 한다.
(9) 프로젝트 팀의 멤버를 기술한다
프로젝트의 중요한 기술, 지식, 전문성을 고려하여 프로젝트 팀원을 기술하는데, 프로젝트 헌장 작성시 프로젝트 팀원이 선정되어 있지 않은 경우가 많으므로 전체 프로젝트 팀원을 기재하기보다는 필요한 전문 인력의 조건을 기술하든지, 또는 프로젝트 착수시 조직 내에서 선점해야 하는 인적 자원이 있을 경우 해당되는 인적 자원을 명시하도록 한다. 또한 특정 인적 자원이 프로젝트에 투입될 수 있는 시간 제약이 있을 경우 해당되는 제약 사항을 기록할 수도 있다.
(10) 최종 인도물을 고객에게 인도해야 하는 일자를 기술한다
이것은 프로젝트 팀의 데드라인이 되며 프로젝트 팀이 데드라인을 고려하여 전체 프로젝트 일정을 구성할 수 있도록 한다.
(11) 프로젝트 동안 소비될 수 있는 비용의 한도를 기술한다
비용은 내부 또는 외부 비용으로 구성될 수 있으며 비용의 한도를 기재하도록 한다.
(12) 프로젝트의 진도를 검토하기 위해 필요한 보고서 목록을 기술한다
이것은 필수 사항은 아니지만 주요 이해관계자의 입장에서 프로젝트의 진행 사항을 감시하고 통제하는 것이 중요할 경우 보고서 목록을 포함시킬 수 있다. 보고서의 유형, 보고서를 필요로 하는 이해관계자, 요구되는 일자 및 빈도, 보고서 내용 등이 기재될 수 있다.
(13) 조직이 프로젝트에 강요하는 제약 사항을 기술한다
예를 들면 최종 인도물의 특정 부분이 아웃소싱으로 처리되어야 한다든지 또는 더 이상의 인적 자원을 고용할 수 없다는 등의 제약이 명백히 기재될 수 있다.
(14) 프로젝트를 위한 우선 순위를 기술한다
프로젝트의 3대 제약인 비용, 시간, 범위를 기억할 것이다. 더 낮은 비용, 더 많은 기능, 더 빠른 인도일자 중 어떤 것에 가장 우선 순위가 있는지를 명확히 기재함으로써 프로젝트 팀에게 해당 사항을 명백히 인식시킬 수 있다.
⑮ 각각의 항목들을 통합하여 프로젝트 헌장 문서를 작성한다
프로젝트 헌장은 고객과 조직의 기대를 기술한 것으로서 프로젝트에 대한 요구사항과 한계를 설정하며 프로젝트 계획서를 작성하는 기초가 된다.
⑯ 프로젝트 헌장을 승인받는다
고객 또는 프로젝트 선정 위원회의 승인을 받아야 하는 경우가 있을 수 있다.
⑰ 프로젝트 헌장을 발행한다
만들어지고 승인된 프로젝트 헌장은 프로젝트 스폰서, 모든 프로젝트 팀원, 프로젝트에 의해 영향을 받는 기능 관리자, 고객, 프로젝트 선정 위원회 또는 프로젝트 관리 오피스(PMO), 기타 프로젝트 이해관계자들에게 배포된다.
프로젝트 헌장의 사례
다음은 모 할인점의 기존 POS(Point Of Sale) 시스템을 신형 시스템으로 업그레이드하는 프로젝트를 예다. 다음은 프로젝트 헌장이 실제로 응용된 사례로 링크를 클릭하면 전문을 볼 수 있다.
● 프로젝트 헌장
프로젝트 헌장은 필수 문서다
프로젝트 헌장은 프로젝트 착수를 공식적으로 인정하는 문서로써 프로젝트를 위한 중요한 사항들을 기록한 것이며 그것을 모든 이해관계자에게 배포한다는 점에서 아주 중요한 문서라 할 수 있다. 이것을 반드시 필요한 문서라고 생각하지 않는 조직 또는 프로젝트 매니저들이 많기 때문에 실무에서는 생략되는 경우가 많지만 그것은 바람직하지 않다고 생각된다.
프로젝트의 궁극적인 목적과 방향성에 대해 프로젝트 팀원과 이해관계자들이 명확하게 인식하고 있는 것은 무엇보다도 중요하다. 또한 조직에서 상당한 힘을 갖고 있는 경영진이 프로젝트 매니저에게 공식적인 권한과 책임을 부여한다는 점에서도 커다란 의미를 지닌다고 할 수 있다. 그리고 프로젝트 포탈 사이트를 운영할 경우 프로젝트 헌장을 프로젝트 초기 화면으로 사용함으로써 모든 이해관계자들에게 항상 프로젝트의 목적을 상기시킬 수도 있을 것이다.
프로젝트 헌장은 프로젝트 계획서의 기초 자료가 되는데 다음 시간에는 프로젝트 관리 업무에 있어 가장 중요한 문서라고 할 수 있는 프로젝트 계획서에 대해 살펴보도록 하겠다. 이러한 문서 작업을 지루하고도 귀찮게 느끼는 사람들이 많이 있겠지만 프로젝트 매니저의 가장 중요한 도구가 의사소통과 문서화라는 것을 다시 한번 상기할 필요가 있다. 제대로 된 문서가 존재한다면 우리는 ‘프로젝트’라는 위험한 바다에서 더 이상 표류하지 않아도 되기 때문이다. 문서가 모든 것을 해결해주지는 않지만 그것이 없을 경우 프로젝트의 위험이 상승될 것이라는 점은 자명하다.@
