[Case Study]「내 몸에 딱 맞는」그룹웨어에 EDMS까지 수용

아이비클럽은 서울 본사와 5개 지점, 지방의 200여 대리점까지 하나의 시스템으로 엮기 위해 핸디 그룹웨어와 핸디 EDMS를 도입했다. 짧은 시간 안에 추진했음에도 아이비클럽은 철저한 검토와 사전 작업을 통해 자사의 환경에 딱 맞는 맞춤형 그룹웨어를 구축할 수 있었다.

'다리가 기∼일어 보이는 학생복'에는 숨은 비결이 있다. 허리선과 상의 깃 위치를 높이고, 단추 간격을 좁혀 시선을 집중시켰기 때문이다.

여학생복도 프린세스 라인을 몸의 중심으로 옮기고 특수 공법인 형태안정가공 기법을 사용해 치마 주름의 퍼짐을 방지해 더욱 맵시있고 고급스러워졌다.

국내 최대 규모의 유니폼 전문 기업인 아이비클럽(www.ivyclub.com)이 매년 브랜드 인지도 1위, 우수 디자인 업체 선정이라는 영예를 안을 수 있었던 것은, 이처럼 학생들이 원하는 바를 정확히 짚어내 제품에 반영했기 때문이다.

1995년 제일모직 아이비클럽 학생복 사업팀으로 출범, 2001년 제일모직으로부터 사업을 독립한 아이비클럽은 정보시스템 측면에서도 현업의 요구 사항을 제대로 반영함으로써 크진 않지만 알찬 시스템을 갖춰가고 있다.

본·지점, 200여 대리점까지 묶는 시스템 필요

아이비클럽은 서울에 위치한 본사와 전국 5개의 지점과 200여 대리점이 연결되는 유통 구조로 구성돼 있다.

본사와 지점 간에는 기존 MIS (Management Information Systems : 경영정보시스템)를 활용한 '학생복시스템'을 운영하고 있었으나 200여 개나 되는 대리점은 시스템으로 묶지 못하고 웹상의 게시판으로 의사소통을 하고 있었을 뿐이었다.

당연히 중요한 문서를 전달하려면 팩스를 이용해야 했고, 이렇게 쌓인 종이문서는 보관하기도 어렵고 새로운 자원으로 활용하려면 많은 수고로움이 필요했다.

더군다나 아이비클럽의 중요 DB인 학생 고객에 대한 정보는 각 대리점에서 올라오는 것이 대부분이었기에 대리점과의 시스템 연결은 중요한 사안이었다.

이에 아이비클럽은 일반 업무는 물론, 각 대리점까지 시스템으로 연결하기 위해 전반적인 시스템 검토를 시작했다. 특히 각 지방 대리점들은 소멸이나 이동의 요인이 잦아 이를 수용할 수 있는 시스템이 필요했다.

가변적 환경에 맞는 '패키지 그룹웨어' 도입 결정

처음에는 ERP와 그룹웨어를 놓고 고민했다. 고심 끝에 아이비클럽 정도 규모의 기업이라면 ERP보다는 그룹웨어가 효과적이라는 결론을 내렸다.

아이비클럽 전산팀의 이철호 대리는 본사와 지점까지의 연결이라면 ERP 시스템이 효율적이지만, 각 지방 대리점의 판매 데이터까지 ERP로 엮는 것은 무리다. 대리점뿐 아니라 백화점이나 유통점 등 여러 유통 경로에서 발생하는 데이터를 ERP로 수용하기에는 한계가 있었다고 설명했다.

그룹웨어로 결정을 내리고 나서는 패키지 제품으로 할 것인지, SI 성격의 개발을 할 것인지를 결정해야 했다.

개발이 포함된 SI 프로젝트로 진행하기에는 비용이나 위험 부담이 컸다. 그래서 패키지 제품을 도입하기로 결정한 아이비클럽은 제품 검토에 들어갔다.

다각적인 시장조사를 한 후 대상 업체를 모아 프레젠테이션을 실시했다.

외산 제품과 국산 제품도 두루 검토한 아이비클럽이 선택한 제품은 핸디소프트의 '핸디 그룹웨어'와 '핸디 EDMS'였다. 핸디소프트는 대기업이나 굵직한 중소기업들에 성공적으로 공급한 사례가 적잖았고 엔진을 비교했을 때도 다른 제품들보다 유리하다고 판단했다.

그러나 여기서 문제가 끝난 것은 아니었다.

이철호 대리는 패키지 제품이지만, 업무 변화에 따라 유동성을 보장할 수 있어야 한다는 점이 구축 시 관건이었다고 전했다.

패키지 제품인 만큼 기본 엔진은 유지한 상태에서 아이비클럽의 상황에 따라 예외가 되는 부분만 수정해야 했는데, 이 작업이 만만치 않았다.

아이비클럽의 현업 요구에 부응하는 시스템을 만들기 위해서는 싱싱한 아이디어가 필요했다. 게다가 업종 특성상 제철인 신학기 이전에 모든 시스템 구축을 마쳐야 했다. 신학기 시기인 1월부터 3월까지는 전 직원이 제품 공급에 힘을 다해도 일손이 모자라기 때문이다.

다행히 핸디소프트는 젊고 유능한 인력을 우선 배치해 아이비클럽의 요구에 부응하는 아이디어를 끊임없이 내놓았고 단 3달만에 구축을 마쳐 2004년 1월에는 시스템을 본격 가동할 수 있도록 했다.

문서량 현저히 감소, 대리점 정보화 수준 향상

핸디 그룹웨어 도입 후 가장 눈에 띄는 변화는 문서량이 현격히 줄었다는 점이다. 수치상으로 집계하지는 않았으나 경영진이 보기에는 한눈에 알 수 있을 만큼 문서의 양이 줄어들었다. 이에 따라 현업의 업무가 좀더 간편하고 효율성을 띠게 됐음은 물론이다.

각종 내부 결재 서류는 이제 그룹웨어 안에서 EDMS를 연동해 사용하고 있기 때문이다.

이철호 대리는 또 대리점까지 IT 시스템을 연결할 수 있는 환경이 조성됐다는 점이 가장 큰 효과라고 꼽았다. 각 대리점의 PC를 시스템 환경에 맞도록 업그레이드하고 인터넷 사용 환경을 조성할 수 있는 계기가 된 것이다.

이제 활용을 시작한 EDMS가 그룹웨어와 함께 자리를 잡는다면 업무 환경의 변화 속도는 더욱 빨라질 것으로 기대하고 있다.

'제 몸에 맞는' 시스템 도입 중요

아이비클럽은 하루에도 수만 건의 데이터가 오간다.

신학기 판매 때나 마케팅 프로모션, 이벤트를 실시할 때면 '쏟아져 들어온다.' 이 같은 데이터의 기업의 중요 자산이 되지만 현재 이 데이터들은 여러 시스템에 흩어져 있으며 중복되는 데이터도 상당수 있다. 이를 정리하는 작업도 이들이 풀어야 할 숙제 중 하나다.

물론 학생복이라는 특징 때문에 길어야 6년간 효용되는 DB이지만, 이를 이용해 다른 관련 업체와 협력을 모색하거나 새로운 사업을 구상할 수도 있다. 이를 위해 체계적으로 관리된 고객 DB는 무엇보다 중요한 자산이 된다.

향후 아이비클럽은 MIS로 구성된 회계, 인사 관련 시스템도 그룹웨어 안으로 수용할 계획이며, 각 대리점에서 발생하는 고급 정보를 취합할 수 있는 KMS, 이와 연동된 BPM도 도입해 업무 효율을 높인다는 계획이다.

또 각 매장이나 창고에서 아직 수작업으로 재고나 판매 상황을 파악하고 있는데, 이의 비효율성을 개선하기 위해 RFID의 동향도 예의주시하고 있다.

이철호 대리는 필요할 때마다 주먹구구식으로 도입해 난립 시스템들이 많은 중소기업의 한계를 극복하고 체계적인 시스템 도입을 시작했다는 점에 방점을 찍으며, 앞으로도 철저한 준비로 제 몸에 맞는 시스템을 구축해 나가겠다는 의지를 분명히 했다. @

시스템 구축 시 가장 중요시했던 점은.

중소기업은 시스템을 도입하기로 결정해도, 거기에 집중할 인력을 차출할 수 없는 형편이다. 아이비클럽은 구축 기간도 그리 오래 내줄 수 없었다. 신학기 전에 구축을 마쳐야 했기 때문이다.

다행히 핸디소프트 측에서 우수한 인재를 배치해 현업의 요구를 적극 수용한 아이디어를 발굴하고 우리의 상황에 적합한 시스템을 구축할 수 있도록 도와줬다.

또한 중소기업의 정보화에는 무엇보다 경영진의 의지가 절대적으로 중요한데, 그런 면에서 아이비클럽의 경영진은 누구보다 정보화에 대한 관심이 높아 효율적인 시스템 구축에 큰 힘이 됐다.

새로운 시스템을 도입하는데 따르는 현업의 불만은 없었는가.

오히려 그 반대다. 현업 내에서 이미 필요성이 제기돼 왔던 시스템을 구축하는 것이라 오히려 현업의 호응이 더 높았다.

데이터를 뽑아놓고도 사람의 손을 많이 타야 하는 기존 MIS와는 달리 그룹웨어는 각종 통계 정보와 관리 업무를 효율적으로 처리할 수 있어 현업의 만족도가 높았다.

또 언제, 어디서 손실이 발생하는지 파악할 수 있게 됐고 생산-판매 단계의 정보 공유가 원활해져 생산성도 높아짐으로써 경영진도 흡족해하고 있다.

중소기업이 정보시스템을 도입할 때 고려해야 할 점은 무엇인가.

전산 담당자가 시장조사를 철저히 해야 한다. 중소기업은 정보시스템에 신경을 많이 못쓰는 경우가 많다. 현업에서의 요구가 있어야 움직이기 시작한다. 이 때를 대비해 ROI를 고려한 적합한 솔루션을 미리 알아보고 자료를 취합해 놓아야 한다.

중소기업들에게 ROI는 매우 중요하다. 자사에 적당한 솔루션을 찾아 업무 특성에 맞춰 도입해야 실질적인 효과를 얻을 수 있다. 제대로 된 시스템을 구축하지 못하면 시작하지 않은 것만 못할 정도로 비용과 시간, 노력을 낭비한 결과를 초래하기 때문이다.

또 하나 패키지로 할지, 개발을 가미해 SI로 할 것인지 판단을 잘 해야 한다는 점이다. 패키지 제품은 저렴하고 설치가 쉽지만, 해당 기업의 특성을 제대로 수용하지 못하는 경우도 많으니 잘 판단해야 한다.

비싸게 들여놓은 시스템을 사장시키지 않으려면 가변적인 요소가 많은 중소기업의 특성을 살릴 수 있는 방안을 신중히 선택해야 한다.