ASP는 죽었다? 아니다! 여전히 인기를 얻고 있는 분야가 있다. 온라인 화상회의 솔루션에 협업 솔루션을 가미한 ASP(Application Service Provider) 모델이 제대로 시장에서 ‘먹히고’ 있기 때문이다. “내가 원하는 이런 솔루션은 왜 없는 걸까?”라고 고민했던 중소기업이라면 도입을 한번 검토해 볼만하다.
인루트는 카티아 PLM(Product Lifecycle Management) 솔루션을 판매하는 국내 중소 기업이다. 비즈니스 특성상 PLM 솔루션을 판매한 이후 발생하는 대상 고객과의 커뮤니케이션이 잦고, 기술 부문의 지원이 많아 직원들이 하루가 멀다하고 발품을 팔아야하는 애로점이 있었다.
인루트가 구체적으로 온라인 화상회의 서비스를 검토하기 시작한 것은 1년 전으로 거슬러 올라간다.
이전에 프랑스 출장에서 웹엑스의 ASP 서비스를 이용해본 경험이 있는 황광수 사장은 자사가 겪고 있는 문제점을 조목조목 서비스 항목에 대입시켜 봤다.
먼저 자사의 비즈니스를 들여다봤다. 문제점 하나, 솔루션 판매 후 기술 지원인력들의 출장이 잦았다. 대부분 서너 시간 차로 이동한 후 고객 사이트에 도착해 10분 정도 간단히 업무를 본 후 다시 동일한 시간을 투여해 사무실로 돌아온다. 매일 반복되는 이런 일과는 한 인력을 운영하는데 큰 장애물로 작용했다. 따라서 업무의 효율성 측면을 따져볼 수밖에 없었다.
문제점 둘, 잦은 출장에 따른 비용 문제도 동반 상승했다. 지방 출장인 경우는 숙박비에, 불필요한 지출까지 더하면 배보다 배꼽이 더 큰 문제를 유발시켰다.
이런 업무 분석에 따라 황 사장은 구체적으로 문제를 해결해줄 방안을 찾았다. 이때 떠오른 것이 프랑스 출장에서 경험했던 웹엑스의 ASP 서비스였다.
화상회의에 협업까지
웹엑스의 ASP 서비스는 화상회의 서비스에 협업 솔루션이 가미된 형태다. 따라서 얼굴보고 회의하고, 부수적으로 서로가 공유해야 하는 문서도 보면서 얘기를 진행할 수 있다. 그러나 실제 문서가 오가는 것은 아니라, 캡처된 형태로 오가기 때문에 보안상의 문제나 동기화에 대한 문제는 유발하지는 않는다.
또한 고객의 환경은 충분히 수용된다. 윈도우, 매킨토시, 솔라리스 등 시스템 환경에 상관없이 사용자가 프리젠테이션, 문서, 다양한 애플리케이션, 음성과 비디오를 웹 브라우저를 통해 공유할 수 있다.
인루트는 여러 솔루션 중 미팅센터 서비스를 이용하기로 했다. 도입 1년을 맞은 인루트는 미팅센터 서비스를 통해 생산성 증대, 협업을 통한 유대감, 영업비 절감, 판매 사이클의 감소와 연속적인 오더 증가, 프로젝트 기획에서 시장 유통까지의 시간 절감 효과, 여행 경비 절감 효과, 원격 교육으로 업무 효율 극대화 등 눈에 띄는 효과를 얻고 있다.
서비스 이용이 간편하다는 것도 효율성 측면에서 중요한 영향을 줬다. 서비스 가입을 마치면, 미팅센터 사이트에서의 설정을 바탕으로 실제 미팅을 진행하기 위한 구동 프로그램인 미팅 매니저만 설치하면 됐다. ASP를 기반으로 미팅 매니저는 자동으로 설치되고, 설치가 끝나면 바로 이용할 수 있었다.
인루트 직원들은 장거리 출장을 가서도 MS 워드, 파워포인트, 한글, PDF 등의 문서 공유는 물론, 멀티미디어 파일인 스트리밍 비디오/오디오, 이미지 등도 공유해 자유롭게 의견을 교환하고 있다.
최근에는 애플리케이션, 원격 제어, 화이트보드, 웹 브라우저, 바탕화면 공유 등도 가능해져 시간과 공간의 제약없이 업무 효율성을 200% 이상 배가시키고 있다는 긍정적인 평가를 내리고 있다. @
우연히 웹엑스(WebEx)의 온라인 화상회의 서비스를 이용해본 황광수 사장은 자사의 비즈니스에 접목했을 경우 업무 효율성은 물론 비용 절감 효과를 얻을 수 있을 것이라는 판단을 내렸다.
ASP 서비스 도입을 검토하게 된 계기가 있나.
자동차·제조 등 100여 개가 넘는 고객을 보유하고 있다. 고객 문의가 오면 보통 2시간씩 운전하고 가서 10분 정도 업무를 보고 다시 돌아온다. 지원은 중요한 문제지만, 파생되는 또다른 문제들이 고민이었다. 초기에는 FTP로 접속해서 썼으나 방화벽 때문에 네트워크 접속이 불가능한 곳이 많았다.
이런 문제를 ASP가 해결해줬다. 정량제로 서비스받은 지 1년 됐다. 일반 화상회의 솔루션과 달리, 다양한 업무와 연계해 쓸 수 있다는 것이 매력적이다.
현재 어떤 업무에 적용하고 있나.
회사 내외부 업무에 모두 적용해 쓰고 있다. 내부에서는 프로젝트 관리, 팀 미팅, 직원 교육, 이벤트, IT 지원 등에, 외부에서는 영업 데모, 마케팅 이벤트, 고객 지원, 브리핑, 채널 관리 등이 접목해 사용하고 있다.
문의가 오면 직접 고객의 업무 환경으로 들어가서 트러블 슈팅할 수 있어, 고객 만족도도 높이고 업무 효율성도 얻었다.
ASP 서비스를 어떤 업체에서 도입하면 혜택이 있을까.
일반적인 CAD/CAM 업체들이라면 모두들 지원 인력 활용에 대한 고민을 할 것이다. 천안, 제주도 등에 출장을 간다면 이동하다가 하루 일과가 끝난다. 전체 고객을 다 이 서비스로 만족시킬 수 있는 것은 아니지만, 급하게 트러블슈팅하고 장애를 해결하는 부분에서는 유용하다.
ERP, SCM, CRM 등 커뮤니케이션면에서 더 중요해지고 있어 필요성은 늘어날 것이다. 제조업들의 인프라 자체가 연구소, 공장 등이 따로따로 가고 있기 때문이다. 기대 이상의 효과를 얻을 수 있을 것으로 본다.
향후 서비스 이용 확대 계획은.
최근에는 3~6개월간 진행되는 PDM 프로젝트에 참여하는 인력들의 업무 보고도 온라인으로 받고 있다. 온라인 마케팅, 원격 마케팅으로 활용하는 것을 점차 확대할 생각이다. 프리젠테이션 자료도 공유해 중요한 결정도 실시간으로 할 수 있도록 할 게획이다.
중소기업에게 서비스 도입 시작에 대한 조언을 한다면.
작은 규모로, 2포트로 시작하는 것이 좋다. 24시간 열려 있는 서비스로, 예약하고 서로 상의해서 이용하는 것도 좋다. 2포트면 월 50만원 정도로 무리없을 것이다. 이용해보고 필요하다면 단계적으로 포트를 늘리는 방법이 낫다.
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