이 목표들은 예산 책정 시기 때마다 갑작스레 부상하기 마련이다. 이와 동시에 기업의 실질적인 현 자본 능력으로는 버거울 정도로 많은 프로젝트들이 거론되곤 하는 것도 바로 이 시기다. 설사 자본 능력이 충분하다 할지라도 인력이 부족한 기업도 있을 것이다.결국 어떤 기업이든지간에 신년 초에 으레 해야 하는, 프로젝트를 선별하고 우선순위를 결정짓는데 적용하기 위해 나름대로의 절차를 확보하고 있다. 기업들은 일반적으로 가장 높은 우선순위가 매겨진 프로젝트에는 자본이 바닥나기 직전까지 투자를 멈추지 않는다. 반면 낮은 우선순위에 있는 프로젝트들은 취소되거나 연기된다.이와 같은 선별 과정이나 우선순위 매기기, 그리고 인증 과정들은 기업의 포트폴리오 관리 과정이나 전사적인 연간 단위 업무 계획의 일부에 포함되기도 한다. 만약 이런 일련의 선별 과정이 매우 안정적이며 매년 큰 차이 없이 비슷하게 진행된다면 그 기업의 경영진들은 축복받은 사람들이다.그간 필자는 업무 계획 수립과 예산 책정 과정을 매년 다시 만드는 기업들을 위해 일해봤다. 결국 이런 기업들이 소위 ‘리뉴얼’ 과정에 애초 요구 시간보다 2배 이상을 소모하는 것을 몸소 경험해왔다.특히나 대기업들은 프로젝트 승인 과정에 관한 시스템을 확실하게 수립할 필요가 있다.대부분 비교적 작은 회사와 단체들은 업무 계획 과정이 좀더 자유롭고 비형식적이다. 그러나 규모가 커지면서 체계도 확립되고 좀더 엄격해진다. 예를 들어 중소기업들이 프로젝트를 나열할 때는 모든 책임자들이 모여 화이트보드에 적는 방식으로 진행된다.그러나 직원 수천명을 보유하고 있고 수백개 프로젝트를 진행하고 있는 대기업이나 단체에서는 이런 식으로 진행할 수는 없다. 이들은 프로젝트의 목적과 가치를 설명하는 데 공통된 탬플릿을 이용해야 할 것이다.필자는 각 프로젝트의 내용을 설명하고 높은 수준의 목표와 결과, 예상 비용과 노력에 대해 자세히 설명한 문서를 사업 계획서라고 부르겠다. 아마 몇몇 회사에서는 비슷한 문서를 다른 이름으로 부를지도 모른다.이것은 프로젝트 설명서와는 다른 것이다. 사업 계획서는 보통 기획 과정에서 완성된다. 프로젝트 설명서는 훨씬 더 상세하며 시작할 준비가 되기 바로 전에 완성되는 문건을 말한다.특히나 사업 계획서에 어떤 비교 사례를 담을 것인지 심사숙고해야 한다. 회사의 모든 책임자들은 각 프로젝트에 대해 사업 계획서를 어떤 식으로 마무리해야하는지 잘 알고 있다. 따라서 읽어보는 사람이 프로젝트의 사업적인 가치를 잘 이해할 수 있도록 해야 하며 다른 프로젝트와도 정확하게 비교할 수 있도록 작성해야 한다.사업 계획서에는 다음과 같은 정보들이 포함돼야 한다.
- 프로젝트의 이름과 설명 - 어떤 것들이 제안되고 있는지 간단하게 설명할 것. 최대 2문단 정도로 압축하되 일의 성격을 잘 이해할 수 있도록 충분한 정보를 제공해야 한다.
- 카테고리 도해 - 어쩌면 기업이 정한 중요도에 따라 카테고리를 분류해야 할지도 모른다. 예를 들면 프로젝트가 기업 내부에 초점을 맞추고 있는지 아니면 외부에 초점이 맞춰져 있는지, 혹은 리스크가 높은지 낮은지, 그리고 현재 진행중인 사업에 관한 프로젝트인지 아니면 신규 사업을 성장하도록 하는 것인지 상세히 서술해야 한다.
- 가정 - 프로젝트가 성공적으로 실행되기 위해 반드시 필요한 상황이나 행사, 사건 등 조건을 기술할 것.
- 위험 요소 - 프로젝트를 완수하는데 방해가 될 가능성이 높은 외부 상황이나 사건을 열거해둘 것. 위험 요소란 일어날 확률이 있긴 하지만 반드시 일어난다는 보장은 없는 것들을 지칭한다. 이 프로젝트를 위협하는 주요 요인을 적고 이런 일에 대처할 수 있는 좋은 아이디어들도 적어둘 것.
- 예상 수익 - 사업으로 인해 발생할 수익은 매우 정확하게 설명해야 한다. 업무 처리 과정이 개선되고 새로운 제품이나 시장 생성, 그리고 수익의 증가와 비용 절감, 고객 만족도의 상승이라는 측면에서 볼 때 사업적 이익에 관해 구체적으로 어떠하고 눈에 쉽게 띄지 않는 부분은 어떤 것이 있는지 구별해야 한다. 어떤 경우에서든지 사업상 혜택에 대해서는 자세히 설명하라.
- 추정 비용 - 비용도 마찬가지로 자세하고 정확히 계산해야 한다. 기업이나 기관에서는 얼마나 정확한지에 잣대를 들이대는 경우도 있다. 일례로 항상 ±10% 내로 예측할 수 있는 것은 아니고 필요한 상세 자료가 완벽하게 구비되지도 않으며 프로젝트 시작까지 여러달이 남아있는 경우도 있다. 그럼에도 불구하고 -10%에서 +35% 정도 수준에서는 정확하게 산정해 내도록 해야 할 것이다.
- 재정 모델 - 기업에서는 ROI, EVA 등 프로젝트들을 비교해 볼 수 있는 표준 재정 모델을 하나 이상은 사용하고 있을 것이다. 이런 보편적인 재정 모델들은 모든 프로젝트에 모두 적용할 수 있어 프로젝트간의 비교가 가능하다는 장점이 있다. 재정 모델을 두개 이상 갖고 있다 하더라도 사업 계획서에 대해 항상 일률적인 방법을 사용해야만 할 것이다.
- 일관성 - 현재 이 일이 어떻게 도움이 될지 회사의 목표, 목적과 전략에는 어떻게 들어맞는지 자세히 설명함으로써 일관성을 검토하도록 하라. 이 작업은 매우 중요하다. 따라서 일관성 검토가 어떻게 프로젝트의 목표에 부합하는지 설명할 때는 될 수 있는 한 자세하게 기술하라. 기업에서는 아마 다른 프로젝트와 비교하기 위해 일관성 검토 작업에 대해 공통적으로 등급을 산정할 수도 있을 것이다.
- 필요성 - 이 일이 필수불가결하다는 점을 자세히 설명하라. 예를 들면 어떤 일들은 다른 업무와 일관성도 없고 사업상 이득도 없을지라도 법적이나 규정상의 이유로 반드시 필요할 수도 있기 때문이다.
- 긴급성 - 이것은 금년에 이 프로젝트를 실시하지 않을 때 일어나게 될 문제점에 관한 것이다. 이 일을 실행하지 않을 때 있을 수 있는 결과를 설명하라. 대다수 프로젝트에 있어 이 문제는 사업상의 이점이나 일관성과 버금갈 정도로 중요할 때가 있다.어떤 일은 회사로서는 매우 중요한 부분이지만 다급하지 않은 경우가 있을 수 있다. 우선순위나 재정사정에 따라 시급한 일이 아니라면 아무리 이득이 크고 전사적으로 일관성 있는 사업이라 해도 내년으로 미뤄야 할 때도 있기 마련이다.
