과기정통부, 회의서 종이 없앤다

불필요한 일 제거하고 생산적인 일에 집중

과학기술정보통신부가 중앙부처 최초로 회의에 보고용 종이 문서를 없앤다. 또한 모바일 인트라넷을 구축하는 등 스마트한 업무 추진 방식을 도입한다.

과기정통부는 조직문화와 일하는 방식 개선을 위한 13개 과제로 이루어진 SMART(스마트) 3·3·7을 본격적으로 추진한다고 26일 밝혔다.

유영민 과기정통부 장관은 지난 7월 11일 취임 이후, 과학기술 혁신 및 4차산업혁명 대응 등 미래를 준비하는 부처에 걸맞는 환골탈태를 통해 불필요한 일은 과감히 줄이고 생산적인 일에 집중할 것을 지속적으로 강조해왔다.

유영민 장관

이에 사이다TF(불필요한 일은 버리고(捨), 보고서·의전은 간결하게(易), 음료(茶)를 나누며 소통하자 취지의 일하는 방식 개선 연구·실행 조직)를 구성해 자료작성·행사·의전 간소화, 현장소통 활성화 등 조직문화 및 일하는 방식 개선과 관련하여 다양한 활동을 전개해왔으며, 주니어보드 및 직원 의견수렴 과정을 거쳐 SMART 3·3·7을 마련했다.

SMART 3·3·7은 '새롭게 시도합시다' 3개 과제, '조금 더 노력합시다' 3개 과제, '다같이 줄입시다' 7개 과제 등 총 13개 과제로 이루어져 있다.

먼저 과기정통부는 ICT 주무부처답게 국장급 이상에게 태블릿PC를 지급, 지난 20일 공유회의(구 간부회의)부터 Paperless(페이퍼리스)회의를 시범운영해 많은 호응을 얻었으며, 앞으로 각종 회의·보고에도 활용을 확대해 나갈 예정이다.

과기정통부는 전자화를 통해 회의자료의 온라인 사전배포·검토를 통한 회의 효율성 제고 및 간부공유회의(매주 월요일 아침)에서만 연간 A4용지 약 5만장 절약 가능하다고 내다봤다.

또한, 내년 1월부터는 과장급 간부에게도 태블릿PC를 지급함으로써 Paperless 업무환경 및 효율적 회의진행을 적극 구현해나갈 계획이다.

과기정통부는 업무포털 인트라넷(현재 안드로이드 6.01까지 설치 가능하며(iOS는 불가), 향후 계속 확대 예정)을 스마트폰과 태블릿PC에서도 활용할 수 있도록 핵심메뉴 위주로 간결하고 사용하기 쉬운 모바일 앱을 구축했다.

이를 통해 앞으로 언제 어디서나 문서결재 등이 가능해짐으로써 보다 신속하고 유연한 업무처리가 가능해지고, 불필요한 사무실 대기 및 야근을 줄일 수 있을 것으로 기대된다.

아울러 과기정통부는 유영민 장관 취임 직후부터 보고서 간소화 노력을 진행한 결과 자료작성 부담이 줄어들고 신규정책 구상 및 현장소통 활동이 늘어났다는 긍정적인 변화가 있었다며, 앞으로도 3.1운동을 지속적으로 내실있게 추진할 예정이라고 밝혔다.

이외에도, 과기정통부는 파일 및 폴더 저장·관리 표준화, 실무자 현장소통 내실화, 불필요한 일 다이어트, 일과시간 이후 전화·카톡 자제, 상대방에 대한 하대 및 폭언 금지 등 다양한 과제를 함께 추진해 나갈 예정이다.

과기정통부 관계자는 "앞으로 ICT 신기술을 행정에 선도 적용하는 얼리어댑터 부처로서 역할을 할 것"이라며 "스마트 3·3·7이 조기에 정착될 수 있도록 전직원이 공유하는 기회를 갖고, 주기적인 정량·정성평가 및 직원 의견수렴 과정을 통해 진행상황을 점검하고 문제점을 보완하는 한편, 우수사례를 발굴·포상할 계획"이라고 설명했다.